12.3. Создание проектной команды

Повышение сложности проектов, использование новых технологий требуют создания комплексных команд. Они состоят из разных специалистов, которые работают рядом друг с другом.

Команда проекта — это определенная численность людей, которые работают вместе для достижения общей цели. Они непосредственно работают над осуществлением проекта и подчиненных руководителю (менеджеру) проекта. Команда проекта создается на период реализации проекта и после его завершения распускается.

Планировщик

Инженер

Секретарь

Учетчик

Менеджер

проекта

Поставщик

Экспедитор

Конструктор

Чертёжник

Рис. 12.2. Образец структуры команды небольшого проекта

Работа в команде может объединить людей таким образом, что они повысят производительность своего труда, не теряя своей индивидуальности (например, оркестр). Командная работа имеет синергический эффект, когда прорабатываются различные предложения, предоставляется конструктивная помощь другим членам команды со стороны других, что способствует достижению более высоких результатов.

Преимущества групповой работы:

1. Командная работа — это инструмент, который обеспечивает поддержку и успех управление.

2. Команда может обновляться и восстанавливаться самостоятельно через отбор людей по мере выбытия отдельных членов.

3. Команда создает «банк» коллективного опыта, информации, правил, которые можно передавать новым членам.

4. Много людей достигают большего успеха, работая в команде, чем в одиночку.

5. Синергизм команды генерирует больший выход, чем сумма индивидуальных взносов.

Что дает работа в команде каждому индивидууму:

1. Удовлетворяет социальную потребность принадлежать чему-то или быть частью группы.

2. Способствует формированию самооценки в процессе анализа своих отношений в группе.

3. Дает возможность получить поддержку для достижения своей определенной цели (с помощью обмена идеями, конструктивной критики, альтернативных предложений).

4. Распределяет риск между членами команды.

5. Создает «психологический дом».

Сложность и комплексность задач по управлению реализацией проектов требует высокой технической компетентности, владение большими объемами экономических, правовых, управленческих знаний, поэтому создание профессиональной проектной команды — это необходимое условие селективной работы над проектом. Для команды проекта необходимо наличие у ее членов комбинации взаимодополняющих навыков трех категорий:

- технические и функциональные, т. е. профессиональные, навыки;

- навыки решения проблем и принятия решений;

- навыки межличностного общения.

Цели создания проектной команды:

1. Совершенствование распределения работ. Совместить навыки, умения, способности и соответственно времени распределить между членами их задачи.

2. Управление и контроль за работой. Работа каждого из группы организуется и контролируется другими членами.

3. Решения проблем и принятия решений. Это всегда легче сделать, сочетая умение, способности, осведомленность группы людей.

4. Проверка и утверждение решений. Проверить реальность решение, которое воспринималось извне, или утвердить такое решение.

5. Связь и информирование с целью передачи решений или необходимой информации тем, кто должен это знать.

6. Накопление идей, информации, советов.

7. Координация и связь между функциональными подразделениями.

8. Повышение ответственности и вовлеченности членов команды, создание среды, которая способствует участию в планировании и деятельности компании.

9. Переговоры и разрешение конфликтов на разных уровнях управления.

10. Анализ результатов выполнения проектов с целью улучшения информационной базы для их оценки.

Основные организационные задачи построения проектной команды:

- создание профессионально-стимулирующего окружения;

- осуществление грамотного руководства;

- обеспечение квалифицированным техническим персоналом;

- обеспечение поддержки руководства и стабильно благоприятной окружающей среды.

Члены команды должны рассматривать себя как часть команды проекта и развивать общие ценности и нормы перед тем, как они смогут работать вместе как одна команда. Процесс формирования чувства команды и общих ценностей требует определенного времени. Команда проекта обычно проходит пять стадий создания.

Этапы создания команды:

1. Формирование.

На этапе формирования команды основные трудности возникают из-за:

- собственных ощущений членов команды (или они чувствуют себя как полноправные члены команды, как к ним относятся);

- взаимоотношения в команде (кто с кем взаимодействует и кто какой имеет влияние);

- определение места команды внутри фирмы.

Сначала члены команды собираются с чувством принужденности и взаимного непонимания, их мотивация высока, ведь они были выбраны для выполнения проекта, но эффективность работы на первой стадии является невысокой, поскольку члены команды не уверены друг в друге.

2. Период сработанности участников.

Основные проблемы, возникающие на этом этапе, — это:

- трудности в работе команды (нет продвижения, перекладывание ответственности);

- проявление характеров (властолюбец, неформал, лирик, «мыльные пузыри», лентяи);

- обсуждение проблем (споры или абсолютное согласие);

- ошибочные методы отчета (занижение результата, приписывание, некачественная информация);

- ошибки руководства (резкие колебания, изменение настроения, не достаточно четкое планирование, слабый контроль);

- взаимоотношения (вражда, отсутствие поддержки и доверия, конфликты).

Когда члены команды начинают совместную работу, они понимают, что имеют разные представления о наилучших путях достижения целей проекта. Они также выясняют, что имеют разные подходы к работе по проекту. Эти различия могут вызывать споры и даже конфликты, что становится причиной снижения эффективности работы команды.

3. Период нормального функционирования (у каждого своя роль и свое место).

Члены команды начинают достигать согласия по различным вопросам с помощью переговоров и компромиссов. Как результат этих приспособлений, в них начинает вырабатываться чувство команды и определенные общие нормы и ценности. Это формирует основу, на которой члены команды могут совместно работать. Эффективность и мотивация начинают расти до определенного уровня.

4. Реорганизация (через изменение объемов и видов работ, привлечение временных экспертов).

Менеджер проекта должен поддерживать достигнутый высокий уровень производительности труда, даже если в команде проекта происходят вынужденные изменения.

5. Расформирование (после завершения работ).

С приближением к завершению работы эффективность работы или возрастает, если члены команды сконцентрировали усилия на выполнении задания, или уменьшается, если члены команды жалеют об окончании работ и разрыв взаимоотношений, которые сформировались. Последнее имеет место тогда, когда будущее команды не определено.

Для эффективной деятельности команды менеджер проекта должен:

- определить организационную структуру команды;

- распределить функциональные обязанности;

- назначить руководителей и ответственных по отдельным направлениям;

- обеспечить своевременное планирование и распределение работы;

- четко объяснить цели и задачи;

- преодолевать препятствия, избегать конфликтов;

- заинтересовывать, помогать;

- команде создавать привлекательный имидж, поддержку руководства. Для построения и развития команды используют следующие пути:

- ролевой анализ и отбор членов команды с точки зрения психологической совместимости;

- проведение семинаров, организация курсов, ситуационный анализ. Существуют различные подходы к определению возможных ролей в команде. Согласно одному из них все роли делятся на две группы:

- роли, которые способствуют выполнению задач;

- роли, которые создают необходимый микроклимата команде.

Широкоизвестный Белбин-тест помогает определить роль каждого исполнителя в команде.

Количественный состав команды определяется такими факторами:

1) численностью людей, нужных для выполнения проекта;

2) особенностями технических экспертиз, которые требует проект;

3) количеством, оптимальной с точки зрения конфликтности.

Эксперты считают оптимальной численность от 5 до 10 человек.

Сформировав команду, менеджер проекта должен поддерживать эффективность ее работы на заданном уровне. Оценка эффективности деятельности команды осуществляется по следующим показателям:

- четкое понимание цели и направленность на конечный результат;

- четкое распределение функций и ответственности;

- наличие плана развития команды;

- командная солидарность;

- взаимопонимание и бесконфликтность;

- посещаемость рабочих собраний и активность участия в решении проблем.

Команда достигает успеха, если:

1) ее лидер имеет адекватный стиль управления с точки зрения эффективности реализации проекта, а также с точки зрения членов команды;

2) хотя бы один из членов команды генерирует инновационные идеи как путь решения проблем;

3) в состав команды входят люди с большими умственными способностями;

4) команду создают разные индивидуальности, что дает ей возможность выдерживать баланс.

Другими словами, команда должна быть творческой и гибкой. Причины неудач команд:

1) несоответствующие умственные способности (поэтому, как правило, компании выбирают людей с высшим образованием);

2) не отработана система отбора кадров (если фирма хочет повысить эффективность своей деятельности, подбирает новых людей, но при этом не увеличивает им зарплату, — результата не будет).