12.2. Управление заинтересованными сторонами

Задачи управления проектом может быть определено как достижение в определенный срок технических, экономических и других целей проекта в определенной среде с помощью человеческих ресурсов. До сих пор в управлении проектами доминировали технические, временные, организационные и экономические аспекты. Среда проекта, включая и заинтересованность занятых в нем сторон, часто считалось фактором риска, что может привести к задержкам, дополнительных работ и затрат. В то же время опыт свидетельствует, что при соответствующей взаимодействия с заинтересованными сторонами последние могут подать проекта значительную помощь.

Заинтересованные стороны. Чтобы управлять заинтересованными сторонами, прежде всего их нужно знать. Можно начать с перечисления всех сторон, что могут быть привлечены к проекту. Их разделяют на внутренние и внешние.

Внутренние: собственники компании, высшее руководство, линейные службы (маркетинг, производство, поддержка и др.), службы обеспечения качества, группы внутреннего персонала, работники, представители профсоюзов, группы консультантов, другие проекты.

Внешние: руководители различных специализированных организаций, такие как строительные, экспортно – импортные, страховые, по вопросам техники безопасности, трудоустройства, внешней среды и др.; финансовые источники (банки, акционеры общественных фондов т. д); пресса, политика, профсоюз, церковь, конкуренты, поставщики, смежники, семьи персонала.

Приведенные перечни могут изменяться в зависимости от особенностей проекта, страны его осуществления, ее культуры.

Признав возможные заинтересованные стороны, можно исключить наименее важные из них, но следует делать это с осторожностью, чтобы избежать недооценки. При этом стороны необходимо оценить: одни заинтересованы в оказании помощи, другие способны сопротивляться делу.

Цели и ценности проекта. Так же, как па переговорах, правильную стратегию легче определить при наличии наибольшего объема информации о внешнее окружение проекта. Поэтому необходимо собирать разноаспектную информацию о важнейшие заинтересованные стороны. Одна из задач — выявить их цели (общие и связанные с отдельными аспектами проекта). Например, в случае модернизации завода владельцы и высшее руководство имеют па цель снизить стоимость продукции. При этом они надеются, что станет легче управлять производством.

Ответственные за качество желают повысить качество продукции, рабочие — улучшить условия труда и, возможно, получать более высокую заработную плату. Основной целью профсоюза является занятость людей. Некоторые из этих целей могут противоречить друг другу.

После определения целей проекта необходимо выяснить ценности заинтересованных сторон (рис. 12.1). Цели и ценности взаимосвязаны. В то же время многие ценности не являются такими явными; они имеют более личный характер, связанный с жизнью внутри семьи, окружением, интеллектуальным уровнем человека. Если заинтересованная сторона с группой людей, она имеет ценности двух уровней — общие и индивидуальные. Часто заинтересованная сторона — это лицо, которое имеет собственное мнение и в определенной степени является лидером группы. Выявить таких людей важно для того, чтобы учитывать их цели и ценности.

Компания

Рис.12.1. Цели и ценности проекта

Информация о цели и ценности проекта е основной для эффективного управления заинтересованными сторонами; она дает возможность предвидеть, как эти стороны будут реагировать па проект и его. результаты. Если интересы этих сторон и проекта совпадают, то вполне возможно, что они будут поддерживать проект. В противном случае могу и ь возникнуть трудности (если заинтересованные стороны могут влиять на осуществление проекта). В такой способ можно определить вероятных "друзей" и "противников" проекта.

SWOТ – анализ для выбора стратегии управления проводят анализ на выявление слабых и сильных особенностей сторон, возможностей опасности с их стороны. Это SWOТ – анализ. Он состоит в определении силы и слабостей наиболее важных заинтересованных сторон, а также возможностей и опасности от проекта для заинтересованных сторон. Чаще всего для каждой стороны существуют и возможности, и опасности. Определив эти факторы, их необходимо оценить с учетом того, как они могут повлиять на проект, и сконцентрировать на них внимание.

Стратегия управления заинтересованными сторонами. На основе данных SWOP – анализа можно составить перечень преимуществ и уязвимых мест каждой заинтересованной стороны, а также их возможностей и опасностей для проекта.

Разрабатывая стратегию управления, целесообразно сконцентрироваться на важнейших для эффективной реализации проекта возможностях и опасностях. Степень их важности зависит от важности заинтересованной стороны и ее влиятельности в сфере, где есть указанные возможности или опасности.

План управления. Сложной задачей является разработка плана действий, плана управления взаимоотношениями и заинтересованными сторонами. Для этого необходимо решить вопросы:

- как использовать возможности заинтересованной стороны?

- как предотвратить опасности, вызываемые заинтересованной стороной?

- как учесть возможности проекта для заинтересованной стороны?

- как учесть опасности проекта для заинтересованной стороны?

План действий, как и другие проектные планы, содержит разнообразную информацию относительно проекта. Очень важно знать, как эти действия выполняются. От того, как поступает информация, зависит реакция заинтересованной стороны по достижению целей проекта. Каждую встречу, в ходе которой сообщается информация, следует тщательно спланировать, начиная от определения целей группы. Затем идет описание общих целей, ценностей, прогнозов, отдельных его частей.

Основываясь на ранее определенных данных и проектной ситуации, определяют цели встречи и содержании информации, планируют способ сообщения информации. Это фазы подготовительной работы, которой стоит уделить достаточно внимания. Прежде всего необходимо, чтобы информация подавалась языке, используемой группой, которой предусмотрено встречу. Во-вторых, следует учитывать цели и ценности группы. Если удастся обнаружить их и доказать, что проект не противоречит интересам группы, то обеспечивается гарантированная поддержка группы. средства информирования особенно важны в случае, если со стороны группы существует значительная опасность относительно проекта.

Следовательно, управление заинтересованными сторонами — это возможность регулирования и контроля взаимодействия проекта и заинтересованных сторон с целью содействия достижению целей проекта. Взаимодействие должно быть спланированной. Для этого необходимо знать возможности заинтересованных сторон и потенциальные опасности от них, а также спрогнозировать их влияние на реализацию проекта. Эффективность проекта в основном зависит от способов взаимодействия. Уделяя больше внимания заинтересованным сторонам, можно обнаружить возможности содействия эффективной; реализации проекта.