8.2. Управление изменениями проекта

Одним из важных процессов в управлении проектами является управление изменениями, которые вносятся при реализации проекта. Под изменением понимают замещение одного решения другим вследствие воздействия внешних и внутренних факторов при реализации проекта. Инициировать изменения могут заказчик, инвестор, проектировщик или подрядчик. Заказчик, как правило, вносит изменения, улучшающие конечные технико - экономические характеристики проекта. Проектировщик изменяет начальную технологическую и проектно-сметную документацию, спецификации. Подрядчик, как правило, вносит изменения в календарный план, методы и последовательность выполнения работ. Изменения в проект вносятся постоянно. Они влияют как на конечные результаты, ценность и эффективность проекта, так и на продолжительность и сроки завершения проекта, его стоимость и бюджет, потребность в ресурсах и качество работ.

Причинами внесения изменений, как правило, является невозможность предусмотреть на стадии разработки проекта новые технические решения, более эффективные технологии, материалы и конструкции и тому подобное, а также отставание в ходе реализации проекта от запланированных сроков, объемов вследствие влияния дестабилизирующих факторов. Первоначальный план может оказаться неэффективным в силу различных факторов, в том числе корректировка проектных решений, сроков, стоимости, технических условий проекта. Этими факторами можно и необходимо управлять на основе организации эффективных обратных связей, что дают информацию для разработки своевременных корректирующих действий. Под управлением изменениями понимают регистрацию всех изменений в содержании проекта (технологии, оборудовании, стоимостных показателей, графика выполнения работ и тому подобное) с целью детального изучения и оценки последствий изменений. организации координации исполнителей, реализующих изменения в проекте, а также прогнозирования и планирования будущих изменений. Управлять изменениями необходимо на всех этапах жизненного цикла проекта.

Виды изменений проекта. Изменения, которые вносятся в проект по просьбе заказчика или по предложению подрядчиков, могут иметь технические, временные и финансовые причины. Они часто являются результатом уточнения и получения новых знаний в процессе реализации проекта. Источник изменений — внутреннее или внешнее окружение проекта.

К внешним источникам изменений проекта относятся практически все внепроектные риски: политические, законодательные, экономические, социальные, технологические, экологические, международные, географические, метеорологические и др. Проектная команда имеет очень ограниченные возможности влияния на внешние риски (а соответственно и на источники этих изменений), но должна однозначно учитывать их в процессе реализации проекта.

Внутренние источники изменений проекта формируются в среде участников проекта в процессе их взаимоотношений при реализации проекта. Каждый из участников проекта может в определенной степени влиять на запланированный процесс реализации проекта, внося изменения в календарные сроки, графики поставок материалов и оборудования, финансирования проекта. Масштабность изменений, обусловленных внутренними источниками, зависит также от размеров проекта.

Как отмечалось, причиной внесения изменений может быть отставание при реализации проекта от запланированных сроков и объемов выполнения работ в результате воздействия дестабилизирующих факторов. Даже в пределах одной организации смена приоритете ч среди выполняемых проектов может вызвать конкуренцию между проектами за ресурсы, а перестановки внутри проектной команды и осложнения в отношениях и членов могут привести к необходимости внесения изменений в проект. На проект может повлиять также внедрение в организации новых производственных процессов и технологий в период осуществления проекта. Таким образом, изменения проекта при его реализации неизбежны. Поэтому руководитель проекта должен следить за любыми изменениями проекта, уметь оценить последствия их влияния на конечные результаты, сравнивая потери и результаты.

Прогнозирование изменений. Как отмечалось, изменения постоянно влияют на проект, почему их необходимо прогнозировать для смягчения этих воздействий. Информация о внешняя и внутренняя среда проекта должна быть идентифицирована, проверена, оценена и распределена среди участников проекта. Это дает возможность избегать неожиданностей и контролировать факторы влияния на проект.

На этапе разработки проекта, прогнозируя его возможные изменения, необходимо создавать резервы для непредвиденных изменений (физических и ценовых показателей). Учета таких изменений позволяет повысить точность смет расходов. В высокоразвитых странах эти сметы обычно состоят из двух частей: основного и дополнительного сметы на непредвиденные расходы, обусловленные физическими и ценовыми изменениями. Основная смета не учитывает количественных и ценовых изменений, которые могут произойти после его составления. Дополнительный смета учитывает изменения, которые ожидаются в период после составления основной сметы и до завершения реализации проекта. Если суммарные необходимые затраты на непредвиденные изменения физических показателей превышают 15-20 %, рекомендуется усовершенствовать проект для того, чтобы снизить уровень неопределенности еще до момента приглашения претендентов на контракт. По отдельным видам работ может быть оправдан даже 50%-й резерв. Непредвиденные расходы вычисляют отдельно для затрат в местной и иностранной валюте для того, чтобы учесть возможные изменения обменного курса. Непредвиденные ценовые изменения учитывают во "ас анализа потребностей проекта в финансировании, но не в процессе экономического или финансового анализа целесообразности проекта, что обычно базируются на стабильных ценовых оценках.

Результатом изменений проекта в большинстве случаев является увеличение контрактной суммы. Это может привести к конфликтной ситуации между сторонами, заинтересованными в успешности реализации проекта. Для эффективного управления изменениями важно учитывать их в соответствующих статьях контракта. Поэтому нужна такая форма контракта, которая обеспечила бы его гибкость, способность учитывать изменения объема работ в процессе реализации проекта.

Оценка последствий изменений проекта предполагает их комплексный анализ. Для этого сначала собирают и согласовывают информацию, необходимую для оценки последствий изменений. В процессе оценки определенного изменения необходимо проанализировать, как она повлияет на стоимость, запланированные показатели работ и графики выполнения проекта, а также на результат проекта (например, увеличится период эксплуатации объекта за счет внесения изменений в конструктивные решения). Все эти проблемы следует анализировать одновременно. В процессе оценки и анализа последствий влияния изменений на проект применяют различные методики, например функционально - стоимостной анализ, анализ альтернатив, техника сетевого планирования.

Изменения рассматривает проектная команда или специально созданная для этого комиссия по контролю и управлению изменениями, состоящая из главных специалистов организации. Из-за того что изменения могут повлечь необходимость в дополнительном финансировании, пересмотр сроков сдачи объекта заказчику, к оцениванию и обсуждению предложенных изменений следует привлекать инвестора, заказчика, поставщиков и других участников проекта. В процессе оценки влияния изменений на конечные результаты и согласования изменений и всеми участниками проекта создаются условия для их эффективного и экономичного внедрения. Результаты оценки изменений после их утверждения обязательно документируют.