5.3. Двунаправленная структуризация и кодирование проекта

Создание рабочей структуры проекта позволяет определить весь перечень работ, которые необходимо выполнить, однако не отвечает на вопрос, кто будет выполнять эти работы и каким образом. Поэтому все чаще в проектах используется двунаправленная структуризация которая объединяет рабочую и организационную структуры и предусматривает:

- рабочую структуру проекта (WBS);

- организационную структуру проекта (ОВЅ);

- учет затрат;

- описание рабочих пакетов (деятельности);

- систему кодирования;

- словарь использования WBS (каталог СТR. “Затраты — время –ресурсы”).

Организационная структура проекта (ОВЅ)

Эта структура касается только внутренней организационной структуры проекта. Строится ОВЅ аналогично рабочей структуре, а именно:

- на первом уровне отображается организационная структура как единый элемент;

- на втором и более низких уровнях продолжается разделение структуры на основные организационные элементы.

Этот процесс повторяется до самого низкого уровня — базовых рабочих групп (смешанных целевых или функциональных), а при реализации малых проектов — до отдельных исполнителей.

Объем работ для этих самых низких организационных уровней представляет собой низкие элементы WBS, каждый из которых можно планировать и контролировать как отдельные единицы. Такое же правило действует для создания ОВЅ. Количество уровней зависит от размера проекта (табл. 5.2).

Таблица 5.2

Виды структурних еденицы, проекта в зависимости от его размеров

Уровень	Малая организация	Средняя организация	Большая организация	Комплексная организация
1	Общая организация	Общая организация	Общая организация	Комплексная организация
2	Отделы	Дивизионы	Компании	Организация индивидуальных проектов
3	Группы	Отделы	Дивизионы	Компании
4	—	Группы	Отделы	Дивизионы
5	—	—	Группы	Отделы
6	—	—	—	Группы

На рисунке 5.2 приведена организационная структура проектной команды для создания компьютерного центра, где первый уровень— это вся команда во главе с менеджером проекта, второй уровень — основные подразделения для выполнения работы. Для малого проекта, возможно, этого будет достаточно, для крупного - необходима дальнейшая структуризация.

Рис.5.2. Организационная структура проекта создания компьютерного центра

Сочетание рабочей и организационной структур позволяет интегрировать, планировать и контролировать работу и сравнивать ее выполнения по подразделениям и организации в целом. Каждый менеджер в этой иерархии имеет свой набор планов и отчетов по своим сферам ответственности.

Как уже отмечалось, распределение WВS осуществляется до рабочего пакета, который выкапывается отдельной группой. ОВЅ , в свою очередь, разбивается до уровня групп, которые выполняют самый низкий уровень работ в WВS. Таким образом, работы самого низкого уровня WВS присущи как WВS, так и ОВЅ, то есть это — фундаментальные блоки обеих структур.

Если изобразить WВS по горизонтальной оси, а ОВЅ — по вертикальной, то на пересечении получим элементы двунаправленной структуры (рис. 5.3), то есть определенные работы, которые выполняются соответствующими подразделениями проектной команды. Каждый из них имеет свои ресурсы и свой бюджет, что создает систему учета затрат. За это отвечает менеджер-учетчик, который входит в состав административной группы

WВS, ОВЅ и учет затрат устанавливают каркас системы управления проектом. Здесь сочетаются объем работ, организационная структура и персональная ответственность на каждом уровне с субсистемами планирования, контроля изменений, ресурсов, затрат, качества, материалов, информации, анализа и отчетов. Учет затрат — это естественный и логичный управленческий центр, в котором интегрируются эти факторы.

Учет расходов каждой работы заключается в ее определении, планировании ресурсов и бюджета; эти наборы планов являются фундаментальными блоками, или низким уровнем в иерархической системе двунаправленной системы планирования и контроля.

Учет затрат строится па следующих принципах:

1. Одно лицо отвечает за них.

2. Производится тщательное определение работ, которые выполняются и оцениваются.

3. По каждому рабочему пакету существуют планы, как-то: календарный график; ресурсы; бюджет затрат.

4. Выполняется анализ и составляются отчеты.

Организационная Рабочая структура

Структура проекта (OBS) проекта (WBS)

Организационная структура Рабочая

Структура проекта (OBS) проекта (WBS) проекту

Объем работ, ресурсы и расходы, необходимые для выполнения всего проекта или его составляющих, определяются снизу вверх — добавлением величины показателей по вертикальной оси, то есть от самого низкого до высшего уровня WВS. Аналогично по функциональным группам организационной структуры это определяется по горизонтали: для каждого высшего уровня расходы определяются добавлением по низших уровнях.

Система кодирования. Ключом к интеграции отдельных элементов проекта является систематизированная система кодирования, которая помогает структурировать проект, определить элементы учета затрат, WВS и ОВЅ и установить их взаимоотношения. Она используется, чтобы отделить и одновременно совместить все: работы, их планирование и контроль, ресурсы и средства, учет, оценку и тому подобное.

Кодирование — это жизненно необходимый компонент информационной системы управления проектами. В кодировании используются многоцифровые номера или комбинации цифр и букв, каждая из которых имеет свой смысл, свое значение.

Каждый кодовый умер соответствует определенным затратам, WВS или ОВЅ уровню и элемента, а также указывает на взаимоотношения в структурах WВS и ОВЅ. Каждый уровень структуры представлено частью кода. Одна часть представляет структуру WВS, вторая — ОВЅ. Связывая их, мы получаем затраты, присущие этим структурам и их отдельным элементам. Построение системы кодирования на примере проекта создания компьютерного центра приведены на рис. 5.4.

Рис. 5.3. Двунаправленная структура проекта создания компьютерного центра

Кодирование WВS

1. Код первого уровня

Проект, как правило, кодируется одно - или двузначным числом. В нашем примере проект имеет код 8, поэтому все данные, закодированные с начальной цифрой «8», относящихся к этому проекту.

2. Код второго уровня

Следующие одна или две цифры WВS - кода представляют элементы WВS второго уровня. Если используем цифровую нумерацию — можно нумеровать девять элементов, литерную — согласно буквы алфавита.

В нашем примере достаточным является цифровая система, элементы которой имеют следующие коды:

Код

Отбор и подготовка кадров — 81

Поставка и монтаж оборудования — 82

Программное обеспечение — 83

Управление проектом — 84

84

Рис. 5.4. Система кодирования проекта создания компьютерного центра

Все планы, бюджеты, затраты, отчеты, оценки, материалы и т. д. для этих элементов WВS даются под этим кодом, например, под кодом 82 можно будет найти любые характеристики работ по поставкам и монтажу оборудования:

3. Код третьего уровня

Для следующего уровня добавляется еще одна цифра. Например, для поставок и монтажа оборудования:

Код

Подготовка помещения — 821

Размещения заказа — 822

Доставка и монтаж оборудования — 823

Кодирование OBS

Эта система кодируется аналогично WВS.

1. Код первого уровня

Данный уровень может иметь код, а может и не иметь его. В нашем примере — это цифра «4». Она представляет общую структуру проекта «8».

2. Код второго уровня

Вторая цифра (или две для большого проекта) представляет элементы второго уровня. В нашем примере :

Код

Специалист по подбору персонала — 41

Группа преподавателей-тренеров— 42

Ремонтная бригада — 43

Группа снабжения — 44

Группа технического обеспечения — 45

Группа программного обеспечения — 46

Административная группа— 47

2. Код третьего уровня

Следующая цифра ОВЅ - кода представляет элементы третьего уровня. Для условий осуществления нашего небольшого проекта это нецелесообразно, однако для большого проекта ремонтная бригада с кодом 43 могла бы иметь последующую структуру с такими кодами:

Код

Группа штукатуров-маляров — 431

Группа электриков — 432

Группа сантехников— 433

Таким образом, при кодировании организационной структуры первая цифра представляет организацию в целом; вторая — отделы; третья — группы.

Учет затрат

Когда комбинируются два кода, определяются затраты относительно WВS и ОВЅ. Например, код затрат 82-43 предоставляет такую информацию:

1. Указывает на затраты, необходимые для подготовки помещения, чтобы осуществить поставку и монтаж оборудования.

2. Первые две цифры определяют затраты, необходимые для завершения части работы, которая относится к элементу 82 WВS, то есть поставки и монтажа оборудования. Остальные затрат с этими двумя цифрами в коде также принадлежат к этому субпроекта.

3. Код 43 ОВЅ определяет эти затраты как работу и ответственность элемента 43 ОВЅ, а именно — ремонтной бригады.

WВS - словарь или СТR - каталог

В связи с созданием WВS/ОВЅ - структур и кодированием их нужно создать словарь, который бы определял элементы и учет затрат (табл. 5.3). Это гарантирует понимание каждым привлеченным к проекту значения и содержания каждого из элементов WВS или ОВЅ. Словарь может быть расширен определением объема работ, затрат, ресурсов и ограничений по времени. Это может быть представлено в виде каталога «Затраты — время — ресурсы» (Cost — Time — Resources, или CTR).

Таблица 5.3.

СТR - словарь

Номер	Код роботы	Содержание работы	Затраты, руб	Продолжительность, дни	Необходимые ресурсы
3.	813-42	Обучение системных аналитиков	4000	5	Тренеры — 2 лица Аудитория — 5 дней

Работу по систематизации и сочетание работ нужно обязательно выполнить на определенной стадии планирования проекта. Для каждого вида деятельности нужно определить время, ресурсы и затраты, чтобы в дальнейшем формировать систему планов и осуществлять их контроль, причем сумма затрат и ресурсов по видам деятельности должна соответствовать затратам и ресурсам, выделенным для этого подразделения, и наоборот.