4.2. Сущность контроля проекта. Составляющие модели планирования и контроля проекта

Менеджер проекта должен быстро и с минимальными усилиями определить, как выполняются все части проекта, как работают все исполнители и организации, привлеченные к проекту. Он должен освещать проблемы, отклонения от плана и бюджета, принимать решение и действовать так, чтобы задачи, которые поставлены, выполнялись; надлежащим образом. Это достигается благодаря сбору и анализу информации, сравнению фактических данных с плановыми. На основе этого готовятся отчеты о выполнении, принимаются решения и выполняются действия по устранению проблем. Иначе говоря, менеджер проекта контролирует проект.

Не менее важным, чем планирование, является процесс контроля. Планирование «запускает» проект, однако оно является доминантой только для примерно 20 % продолжительности жизненного цикла. С «запуском» проекта к выполнению начинает доминировать контроль, без него менеджер оказывает очень слабое влияние на проект, расходуется больше средств и времени. Поэтому контрольная функция так же важна, как и планирование, и требует даже больших усилий и больше зависит от эффективности информационных систем.

Планирование и контроль — это взаимозависимые и взаимосвязанные функции. Поэтому сейчас наблюдается тенденция называть их «управления затратами, ресурсами и временем», или — проще — «проектный контроль». Он распространяется далеко за пределы календарного планирования, как это было в начале применения управления проектами. Все организационные единицы проекта и их деятельность находятся под «зонтиком» проектного контроля. Он включает управление затратами, материальными ресурсами, качеством, временем, изменениями в проекте, контроль человеческих отношений и тому подобное.

Планирование и контроль проекта предусматривают решение таких задач:

1. Установление последовательности работ по реализации проекта, которая бы обеспечивала логичность и эффективность их выполнения.

2. Определение и распределение необходимых ресурсов, бюджета, сочетание их с календарным планом работ.

3. Разработка информационной базы для контроля за выполнением И проекта.

4. Принятие решения по перераспределению ресурсов в случае необходимости в течение жизненного цикла проекта.

5. Развитие рабочих взаимоотношений и групповой работы.

6. Мотивация людей до высших результатов через мониторинг выполнения, так и через определение целей.

7. Улучшение качества выполнения проекта и обеспечение достижения установленных задач в определенных пределах времени, расходов и .объемов.

8. Представления информации для итогового анализа выполнения проекта в целом и его организационными единицами, а также при возникновении судебных или арбитражных споров.

Процессы планирования и контроля сопровождаются более или менее серьезными трудностями, которые вызываются рядом причин. Это, в частности, следующие причины:

1. Уникальность: поскольку каждый проект является уникальным, то планирование и контроль его реализации также уникальные, это не стандартная система, как, например, планирование объемов производства. Уникальность также обусловлена разнообразием и неповторимостью исполнителей и компаний, привлеченных к проекту.

2. Неопределенность и изменения: в начале проекта просто не существует достаточно информации, чтобы полностью спланировать всю работу по проекту и осуществить контроль. Нужная для планирования дальнейших стадий проекта информация появляется только после завершения предыдущих этапов. Нужно создать интегрированную и гибкую систему планирования всех стадий проекта. Ни один план проекта не является статичным не только из-за нехватки информации, но и благодаря изменениям, которые сопровождают его в течение жизненного цикла. Поэтому в первоначальный план надо закладывать динамизм, который сохраняет основу для сравнения с фактической ситуацией, несмотря на изменения.

3. Сложность и масштабность проекта определяются такими факторами, как большое количество видов деятельности, их нужно планировать и контролировать, большая численность отдельных исполнителей, групп и компаний, работа которых должна быть взаимосвязана, спланированная и контролируемая. Значение планирования и контроля повышается за этих условий, поскольку в больших проектах используются значительные ресурсы и средства.

4. Человеческий фактор: планирования и контроля являются сложными функциями для отдельных людей, поскольку требуют систематического анализа; способностей предвидеть ход событий; понимание всех видов деятельности, связанных с выполнением проекта, и их взаимосвязей; знаний и способностей использовать современные методы и системы планирования, которые базируются на осведомленности в компьютерной технике; творческих способностях и способности почти интуитивно чувствовать незаметные, неявные вещи, тенденции.

Планирование — это определенная философия, которая требует постоянного заглядывания вперед, в будущее, адаптации в определенных обстоятельствах, а часто и отказа от традиционных, общепринятых, рутинных подходов и изучения новых методов. Менеджеры и исполнители должны осознавать, что планирование и контроль — составляющая их работы независимо от того, чем они занимаются, и делать это в рамках своих обязанностей.

5. Методологические основы: в планировании и контроле используются специфические и сложные технические приемы, методы и системы, поэтому менеджеры для своей успешной деятельности должны обладать ими.