Контрольные вопросы

1. От чего зависит степень централизации и децентрализации управления?

2. В чем преимущества и недостатки централизации управления проектом?

3. Какие факторы влияют на уровень децентрализации управления?

4. Назовите типы структур управления проектом?

5. Укажите позитивные и негативные моменты линейной структуры?

6. Что лежит в основе функциональной структуры управления?

7. Что характерно для структуры проектного управления?

8. Укажите преимущества и недостатки матричной структуры управления?

9. Что означают венчурные организации?

Содержательный модуль 2. Функции управления проектами

Тема 4 Общие подходы к планированию и контролю проектов

4.1. Цель, назначение и виды планирования проектов

Как уже отмечалось, одной из основных функций управления проектом является планирование.

Под планированием проекта понимается весь комплекс работ, начиная с разработки концепции, выбора стратегических решений выполнения проекта, заключения контрактов, выполнения работ и его окончания. Определяется продолжительность (в целом, отдельных этапов и работ), потребность в ресурсах, сроки и объемы привлечения проектных, строительных и других организаций.

Основная цель планирования – интеграция всех участников проекта для выполнения комплекса работ, обеспечивающих достижение конечных результатов проекта.

Традиционно сложилась следующая система планов:

1) на доинвестиционной стадии в составе концепции проекта, бизнес-плана, предварительного ТЭО — предварительный план реализации проекта с учетом потребностей в основных видах ресурсов и обоснованием инвестиций;

2) на стадии разработки проектно-технологической документации в составе проекта организации реализации проекта:

- уточненный план проекта в целом;

- календарный план сферы материализации проекта;

- календарный план подготовительного периода;

- укрупненный сетевой график (для сложных проектов);

- строительный генеральный план (для проектов, связанных со строительством);

- организационно-технологические схемы материализации проекта;

- ведомость основных работ;

- потребностей в материально-технических ресурсах;

- потребностей в машинах, механизмах и оборудовании для реализации проекта;

3) на стадии материализации в составе проекта производства работ (ППР) и организационно-технологических мероприятий:

- календарный план выполнения работ;

- комплексный сернистый график;

- строительный генеральный плац объекта (для проектов, связанных со строительством);

- графика поступления материалов и комплектующих изделий;

- график потребности в кадрах;

- технологические карты с почасовыми графиками;

- мероприятия по выполнению различных видов работ;

- предложения по оперативно-диспетчерскому управлению.

Во время разработки программы работ организации исполнители проекта корректируют календарные планы выполнения работ, графики поступления ресурсов и другие документы ПВР с учетом реальных производственных ситуаций и имеющихся трудовых и материально-технических ресурсов, готовности фронта работ.

В методологии управления проектами сформированы три фундаментальных уровня управления: концептуальный, стратегический и тактический. Для каждого из них должен быть разработан соответствующий план.

На концептуальном уровне управления определяют цели и задачи проекта; рассматривают альтернативные варианты действий по достижению намеченных результатов с оценкой негативных и позитивных аспектов каждого варианта; определяют концептуальные направления реализации проекта, включая описание предметной области, укрупненной структуры работ и логики их выполнения; предварительно оценивают продолжительность и стоимость проекта, а также погреба в ресурсах.

На стратегическом уровне управления определяют целевые этапы и основные направления работы, которые характеризуются сроками материализации объектов и производственных мощностей, объемами выпуска продукции; этапы проекта, характеризующиеся сроками завершения комплексов работ, поставки продукции (оборудования), подготовки фронта работ; планируют кооперацию организаций-исполнителей; выявляют потребности в материальных, технических и финансовых ресурсах с распределением по годам и кварталам.

Основное назначение стратегического плана — показать, насколько промежуточные этапы реализации отвечают конечным целям проекта. Стратегический план устанавливает стабильное внешнее и внутреннее среда и фиксированные цели для проектной команды и обеспечивает общее видение проекта. На этом уровне, фокусируют внимание на промежуточных этапах плана, что дает возможность распределить работу между подразделениями проектной команды с целью обеспечения дальнейшего выполнения проекта.

На тактическом уровне управления разрабатываются текущие и оперативные планы;

- текущий план — определяет сроки выполнения комплексов работ, потребность в ресурсах, очерчивает определенные участки работ, за качество и своевременность выполнение которых отвечают различные организации-исполнители (в разрезе года, квартала, месяца);

- оперативный план — детализирует задания участникам на месяц, неделю, день за комплексами работ.

Планы могут быть также детализированы по функциям управления — функциональные планы на каждый комплекс работ или на комплекс работ, которые выполняются одной организацией.

Различают также планы по степени охвата работ проекта:

- главный, комплексный, сводный (на все работы проекта);

- детальный (по организациям-участникам);

Основные шаги в планировании проектов

1. Установить:

а) даты начала и конца, бюджеты, технические результаты. Это способствует целеустремленности руководства и мотивирует исполнителей;

б) внутренние цели — контрольные точки (milestones), т. е. значительные промежуточные результаты-события, своевременное выполнение которых позволит достичь общей цели проекта;

в) ответственных лиц или отделы, участие которых является залогом успешного выполнения проекта.

2. Разработать план, в котором определить:

а) все работы по проекту (то есть каждый вид деятельности и его содержание);

б) рабочую структуру проекта (WBS);

в) логическую последовательность работ, в том числе предыдущие и последующие, а также параллельные работы.

3. Построить плановую диаграмма (сетевой график).

4. Определить продолжительность работ (календарный план, диаграмма Гантта).

5. Определить затраты и ресурсы (трудовые) по каждому виду работ.

Эти этапы, дополнены элементами структуризации проекта, отражены на рис.4.1.

Рис.4.1. Этапы планирования и разбивки проекта

Эффективное планирование каждого из проектов — одна из важнейших составляющих успеха. Но в ходе реализации проекта почти всегда неизбежно возникают неожиданности, отклонения от плана, выявляются ошибки и вносится много изменений в первоначальный проект. План выполнения проекта нужен не только для логического и эффективного распределения ресурсов и работ, а также чтобы предоставить возможность проектному менеджеру принимать корректирующие решения, перераспределять при необходимости ресурсы на протяжении жизненного цикла проекта.