3.1.1 Обоснование целесообразности создания аис

Прежде чем начать разработку автоматизированной информационной системы, необходимо определить какая цель при этом должна быть достигнута. Определяется перечень процессов, которые необходимо реализовать в рамках АИС, обосновывается целесообразность автоматизации этих процессов.

Под целью автоматизации подразумеваются некоторые характеристики, говорящие о достижении определенного экономического эффекта в сфере управления предприятием. Это могут быть: снижение стоимостных и трудовых затрат на осуществление производственного процесса, повышение оперативности его регулирования, повышение оперативности принятия решений и т.п.

Необходимо также сделать предварительный обзор и анализ аналогов подобных программных систем, существующих на огромном рынке современных программных продуктов и предназначенных для автоматизации подобных функций. Анализ должен дать положительный или отрицательный вывод о необходимости новой разработки.

3.1.2 Структура предприятия. Информационные потоки

Одна из важных задач при обследовании автоматизируемого предприятия – увидеть его организационно—кадровую структуру, информационные потоки, существующие между структурными единицами предприятия, выделить те, которые будут подлежать автоматизации. Пример структуры предприятия и информационных потоков, выявленных в ходе анализа предметной области в рамках подсистемы «Управление персоналом», представлен на рисунке 4.

1 – штатное расписание подразделения; 2 – заявление о приеме/увольнении; 3 – трудовой договор; 4 – приказ о приеме/увольнении; 5 – отчет о количественном составе контингента сотрудников; 6 – внешний отчет; 7 – отчет об исполнении штатного расписания

Рисунок 4 — Организационная структура предприятия. Информационные потоки

Кроме внутренних в рамках решаемой задачи выявляются и внешние для предприятия информационные потоки. Это, как правило, нормативно − правовая информация, создаваемая государственными учреждениями в части законодательств, поток информации о конъюнктуре рынка, нормативные документы вышестоящих организаций и т.п. Поступающая на предприятие информация может влиять на обработку данных в АИС. Например, может быть выявлено, что в проектируемой БД должны быть отражены отраслевые стандарты, которые периодически обновляются и на основе которых формируется ряд внутренних распорядительных документов. На каждом предприятии существуют также информационные потоки, направленные от предприятия в различные внешние организации (вышестоящие организации, налоговые, пенсионные органы и т.п.).

3.1.3 Описание входных и выходных документов

Анализ информационных потоков позволяет определить состав входных и выходных документов, обрабатываемых и получаемых в рамках проектируемой АИС.

Описание входной и выходной информации состоит из перечня формируемых системой сообщений; структурных единиц информации; описания периодичности возникновения и сроков получения информации; наименований и структур каждого документа; перечней наименований и форматов качественных реквизитов и количественных показателей по каждой форме документа.

С форм входных документов осуществляется ввод информации в БД, формы выходных документов формируются на основе БД. При этом ввод информации может осуществляться механическим способом (ввод с клавиатуры), полуавтоматическим или автоматическим способом (с магнитных носителей, из оперативной памяти).

Например, для задачи «Приказы по перемещению сотрудников» подсистемы «Управление персоналом» входными являются документы: заявление сотрудника, трудовой договор, штатное расписание подразделения — данные с них вводятся в базу данных. Выходными — кадровый приказ, отчет по исполнению штатного расписания.