3.3. Інформаційно-комунікаційні технології у діяльності Пенсійного фонду

Управління інформацією є сукупністю єдиної системи класифікації та кодування інформації, уніфікованих систем документації, схем інформаційних потоків, що циркулюють в організації та методології баз даних. Якісна інформаційна підтримка необхідна для багатьох бюджетних організацій, в тому числі до Пенсійного фонду України [27].

Відповідно до постанови правління Пенсійного фонду України від 30.07.2015 №13-1, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 18.08.2015 за №991/27436, визначений порядок надання органами Фонду послуг в електронній формі через веб-портал електронних послуг (www.portai.pfu.gov.ua).

Зазначені послуги включають:

• реєстрацію користувачів електронних послуг на веб-порталі;

• доступ до розміщеної на веб-порталі інфор­мації;

• доступ для користувача електронної послуги до інформації про стан відомостей про застра­ховану особу, пенсійних виплат, стан відомос­тей реєстру застрахованих осіб Державного ре­єстру, стан взаєморозрахунків за зобов'язання­ми платника (за умови підтвердження ідентифі­кації особи, ш,о одержує доступ, шляхом реєст­рації особи в базі даних веб-порталу);

• взаємодію користувача електронної "послуги з органами Фонду з питань:

1. заповнення бланків заяви, скарги, пропози­ції, запиту в електронній формі;

2. стану розгляду заяв, скарг, пропозицій, запи­тів, поданих в електронній формі;

3. подання запитів для підготовки в паперовій формі довідок, інших документів, які заявник одержує під час особистого звернення до органів Фонду;

4. попереднього запису на прийом в органі Фонду;

5. одержання іншої необхідної довідкової ін­формації (місцезнаходження, телефони органів Фонду, новини тощо).

Реєстрація користувачів електронних послуг на веб-портал заснований на звітності (затвердженої форми), які подаються до органу Фонду за місцем реєстрації (проживання, перебування на рахунку) особисто або через уповноваженого представника. Зареєструватися як користувач може фізична особа або юридична.

Під час реєстрації, ідентифікація користувача може бути виконана з використанням електронно-цифрового підпису.

Бланки заяв розміщуються на веб-порталі та веб-сайті Фонду:

• у форматі, придатному для роздрукування або відображення даних, які він містить, елек­тронними засобами для подальшого заповнення вручну або на комп'ютері користувача елек­тронної послуги та подачі цих документів осо­бисто до органів Фонду або поштою;

• у форматі, який передбачає можливість за­повнення бланка документа в електронній фор­мі (на веб-порталі Фонду) для подальшого над­силання цього документа безпосередньо за до­помогою засобів веб-порталу.

Разом із бланками документів розміщується зразок для заповнення (формат .rtf) та пояснен­ня щодо його заповнення.

Скарги і прохання громадян, претензій та інших звернень про регулювання відносин між органами Фонду та страхувальників, у тому числі приватним особам, підприємствам і особами, що самозайняті представлені через веб-портал з заповнення відповідної електронній формі. На момент надходження скарги веб-порталу автоматично присвоюється реєстраційний номер і направляється в орган Фонду зазначеного заявника як веб-порталу формує заявника і відправляє повідомлення з зазначенням дати отримання скарги і присвоєно реєстраційний номер.

У разі необхідності надання заявником додат­кової інформації або документів з метою все­бічного та об'єктивного розгляду звернення за допомогою веб-порталу надсилається повідом­лення із зазначенням переліку необхідних доку­ментів та/або відомостей, а також інформація стосовно доцільності (за необхідності) особис­того звернення заявника (його уповноваженого представника) до відповідного органу Фонду.

Контроль заявником стану розгляду його звернень, поданих через веб-портал, здійс­нюється шляхом звернення до відповідних розділів веб-порталу у яких фіксується ін­формація про стан їх проходження.

Зазначена послуга реалізується виключно через веб-портал за реєстраційним номером заяви або за допомогою введення прізвища, імені, по батькові «заявника та дати надсилання заяви, скарги, запиту тощо.

При поданні користувача послуги по електронній пошті через веб-портал попередніх запитів для підготовки звітів, заяв та інших dokumen¬tiv які заявник хоче в паперовій формі з подальшим особистим зверненням до Фонду є обов'язковим вказівки органом Фонду, в якому заявник хоче отримати потрібно тип документа та документа, який він хоче. Веб-портал формує та надсилає заявнику пові­домлення, у якому міститься підтвердження одержання запиту відповідним органом Фонду, із зазначенням дати його одержання і присвоє­ного реєстраційного номера [30].

Протягом не більше ніж трьох робочих днів за­явнику надсилається повідомлення, у якому за­значаються строк підготовки відповідного документа, місцезнаходження органу Фонду, до якого треба звернутись, зручні дата і час для звернення [24].

Попередній запис для відвідування органу Фонду через веб-портал з зазначенням органу Фонду, який заявник бажає відвідати і описати проблеми, з якими особа має намір звернутися до Фонду. За допомогою засобів веб-порталу формується та надсилається заявнику повідомлення із за­значенням дати одержання звернення про при­йом і присвоєння реєстраційного номера звер­нення.

В термін не більше трьох днів надсилається заявнику із зазначенням імені, прізвище, посаду і номер телефону людини, який буде сприяти дату і час.

Використання персональних даних та надан­ня інформації, що містить персональні дані, на запити і звернення здійсняється відпо­відно до вимог Законів України “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”, “Про захист персональних даних” та “Про електронні документи та електронний документообіг” [30].

Незалежно від реєстрації особи на веб-порталі надається доступ до інформації про:

• порядок реєстрації користувача електронної послуги у базі даних веб-порталу;

• права, обов'язки та відповідальність одержу­вачів пенсійних та інших виплат, що здійсню­ються Фондом;

• порядок одержання та використання пенсій­ного посвідчення;

• умови, порядок призначення, перерахунку та виплати пенсій тощо;

• зразки, скарги, пропозиції, прохання про надання інформації та інших документів, необхідних для призначення та перерахунку пенсій, передача від одного виду пенсії на інший, змінюючи спосіб пенсії, допомога оплати для поховання і т.д., в тому числі можливість друку або заповнення їх документи в електронному вигляді форми;

• права, обов'язки та відповідальність застра­хованих осіб;

• порядок одержання та використання посвід­чення застрахованої особи;

• порядок організації прийому громадян в ор­ганах Пенсійного фонду;

• облік страхувальників в органі Фонду, їх права та обов'язки;

• порядок уведення персоніфікованого обліку, сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування та інших обо­в'язкових платежів;

• порядок ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру;

• порядок проведення органами Фонду переві­рок, а також досудового оскарження рішень ор­ганів Фонду;

• регулювання правових і фінансових відносин між органами Фонду, страхувальниками, у тому числі фізичними особами - підприємцями та особами, які забезпечують себе роботою само­стійно;

• систему органів Фонду, місцезнаходження, номери телефонів органів Фонду, новини.

Надання електронних послуг, що надаються цим розділом здійснюється службами Фонду користувачам безкоштовно.

Так що не варто недооцінювати роль інформаційних і комунікаційних технологій, особливо в підвищенні якості та ефективності робочих процесів в області надання послуг. Це повинно стимулювати розвиток технології відправки звітів в електронному вигляді, розширити мережу інформаційних кіосків, вдосконалення системи особових рахунків, а також майбутнє пенсійної системи - ідеальне рішення для нових технологій.