2.1 Структура нотаріальних органів та організаційні форми нотаріальної діяльності

Відповідно до ст. 1 Закону вчинення нотаріальних дій в Україні покладається на нотаріусів, які працюють у державних нотаріальних конторах (державні нотаріуси) або займаються приватною нотаріаль­ною діяльністю (приватні нотаріуси). Документи, оформлені держав­ними і приватними нотаріусами, мають однакову юридичну силу.

У населених пунктах, де немає нотаріусів, нотаріальні дії вчиня­ють уповноважені на це посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів.

Вчинення нотаріальних дій за кордоном покладається на кон­сульські установи, а у випадках, передбачених законом, – на дипло­матичні представництва України.

Крім того, посвідчення заповітів і доручень, що прирівнюються до нотаріально посвідчених, можуть здійснювати посадові особи, зазна­чені у ст. 40 Закону (головні лікарі лікарень, інших лікувальних уста­нов, санаторіїв тощо, капітани морських суден, начальники експе­дицій та ін.)

Покладаючи на нотаріальні органі та посадових осіб функції вчинен­ня нотаріальних дій, держава наділяє їх відповідними повноваженнями.

Органами, які здійснюють більшість нотаріальних дій, є державні нотаріальні контори, що утворюються в містах і великих населених пунктах.

Державні нотаріальні контори відкриває і ліквідує Міністерство юстиції України. Штати державних нотаріальних контор затверджу­ють управління юстиції в межах, встановлених для державних нота­ріальних контор щодо штатної чисельності й фонду заробітної плати. У п. 5 Указу Президента України "Про врегулювання діяльності нота­ріату в Україні" [9] встановлено, що державні нотаріуси в частині оплати праці та пенсійного забезпечення прирівнюються до державних службовців відповідної категорії.

Державна нотаріальна контора є юридичною особою. Очолює кон­тору завідуючий. Державних нотаріусів і завідуючих призначають на посаду і звільняють з неї відповідні управління юстиції.

За вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють дер­жавне мито в розмірах, встановлених чинним законодавством. За на­дання додаткових послуг правового характеру, що не пов'язані із вчи­нюваними нотаріальними діями, а також послуг технічного характеру справляється окрема платня в розмірах, які встановлюють управління юстиції згідно з Примірним положенням.

Державний нотаріус має печатку із зображенням Державного герба України, найменуванням державної нотаріальної контори і відповідним номером. Шкода, заподіяна внаслідок незаконних або недбалих дій державного нотаріуса, відшкодовується в порядку, пе­редбаченому законодавством України. Якщо шкоду заподіяно особі внаслідок злочинних дій державного нотаріуса, то проти нього пору­шується кримінальна справа і він несе особисту кримінальну та цивіль­ну відповідальність [26; 189].

Державні нотаріальні контори утримуються за рахунок державно­го бюджету.

Діяльність державних нотаріальних архівів регулюється Положен­ням про державний нотаріальний архів. Згідно із ст. 23 Закону державні нотаріальні архіви створюються в обласних центрах, містах Києві, Севастополі та Сімферополі для тимчасового (до 75 років) цен­тралізованого зберігання нотаріальних документів, передавання їх у відповідний державний архів, подання методичної та практичної допо­моги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.

Державний нотаріальний архів є юридичною особою, що має пе­чатку із зображенням Державного герба України і своїм найменуван­ням. Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, якого призна­чає на посаду і звільняє з неї управління юстиції. Державні нотаріаль­ні архіви є складовою Національного архівного фонду України.

Основні завдання державного нотаріального архіву:

• комплектування документами, склад яких передбачений Поло­женням;

• забезпечення збереження та використання документів, що знахо­дяться на зберіганні;

• підготовка та своєчасне передавання документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.

Державний нотаріальний архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

• складає графіки приймання документів від фондоутворювачів;

• згідно з цими графіками приймає документи не пізніше двох років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворювачів;

• забезпечує збереження документів;

• здійснює експертизу цінності документів, що розміщуються в архіві;

• здійснює контроль за збереженням документів у фондоутворю-вачів, подає їм методичну та практичну допомогу щодо впорядку­вання документів і підготовки їх до здачі в архів;

• видає дублікати і засвідчує вірність копій і виписок з документів, які зберігаються в архіві, з додержанням вимог ст. 8 Закону;

• веде облік документів, переданих за запитами органів, згідно із Законом;

• реєструє заповіти, що прирівнюються до нотаріально посвідче­них, веде алфавітні книги їх обліку [3; 89].

Державний нотаріальний архів з метою виконання покладених на нього завдань має право:

• вимагати від завідуючих державними нотаріальними конторами, приватних нотаріусів та посадових осіб виконавчих комітетів відповідних рад народних депутатів додержуватись правил робо­ти з архівними документами, здійснювати контроль за їх збере­женням та використанням;

• давати нотаріусам рекомендації з питань, що входять до компе­тенції архіву;

• перевіряти стан зберігання нотаріальних документів;

• у разі потреби залучати до перевірки документів працівників органів нотаріату як експертів і консультантів;

• інформувати Міністерство юстиції України про стан архівної ро­боти та вносити пропозиції щодо її вдосконалення [3; 91].

Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, при­ватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів відповідних місцевих рад і посадові особи, які посвідчують заповіти та доручення, що прирівнюються до нотаріально посвідчених.