Тема 1.2 Стандартизация и унификация управленческих документов

1. Назначение стандартизации

Производственные ситуации на предприятиях, в учреждениях, с одной стороны, разнообразны, с другой – повторяются и требуют конкретных решений, оформленных документально. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения.

К нормативным документам по стандартизации относятся:

• межгосударственные (региональные) стандарты (ГОСТ);

• государственные стандарты РФ (ГОСТ Р);

• стандарты отраслей (ОСТ);

• стандарты предприятий (СТП);

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации.

2. Унифицированные системы документации

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации.

Унификация – это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению.

Цели унификации

1. Сокращение количества применяемых в деятельности предприятий, учреждений, организаций документов.

2. Приведение их к единообразию форм.

3. Снижение трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку, обработку учет и хранение.

4. Достижение информационной совместимости автоматизированных баз данных.

5. Повышение уровня управления предприятием, организацией.

В этих же целях создаются унифицированные системы документации.

Унифицированные системы документации (УСД) – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, применяемых в определенной области деятельности, а также совокупность средств ведения этих документов и нормативно методических материалов по их разработке и применению.

При создании УСД используется метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

В настоящее время действует восемь УСД:

1. УС организационно-распорядительной документации.

2. УС банковской документации.

3. УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

4. УС отчетно-статистической документации.

5. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

6. УС документации по труду.

7. УС документации Пенсионного фонда РФ.

8. УС внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами.

Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации, а также способствуют выработке прогрессивны методов работы с документами.