Введение

Первоначально термин «делопроизводство» появился предположительно в 17 веке и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата решения вопроса или достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, т. к. устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято.

Документ – это источник информации, доказательство исполнения и средство закрепления фактов, явлений событий.

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника , и как его результат.

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации, предприятия и составляет основу любого бизнеса. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Следовательно, правильно организованное делопроизводство способствует более эффективному управлению предприятием, фирмой, организацией.

Делопроизводство – это сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «ДОУ» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Процесс создания и оформления документа называется документированием. Для создания документов используют следующие способы письма:

• рукописный;

• машинописный;

• типографский;

• компьютерный;

а так же используют:

• графику;

• рисунок;

• фотографию;

• звуко- и видеозапись и др.

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

Документоведение – это дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем ДОУ.

Древнейшей техникой документоведения было текстовое рукописное письмо. В конце 19 в. изобрели пишущую машинку. В течение 20 в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов.

Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Правила, а точнее нормативно-методические документы в области делопроизводства утверждают Государственный комитет РФ по стандартизации и Федеральная архивная служба России. Эти документы регламентируют три составные части системы ДОУ:

• подготовка управленческих документов;

• технология работы с ними;

• систематизация документов в течение календарного года и организация архивного хранения.

Нормативно-методическая база – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы ДОУ.

В каждой организации должны быть следующие общегосударственные нормативно-методические документы:

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

2. Типовая инструкция по делопроизводству;

3. ГОСТ Р 6.30-2003 УСОРД. Требования к оформлению документов;

4. Перечни документов с указанием сроков хранения;

5. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и др.