5. Консолидация данных

На четырех листах расположены таблицы, содержащие данные по районам (имена листов – Увельский, Каслинский, Сосновский, Красноармейский) о стоимости ежемесячного потребления (столбцы Январь, Февраль, Март) газа различными категориями потребителей (Промышленность, Жилой фонд, Бюджетные организации, Торговля, Сельское хозяйство – записать в строки).

Используя консолидацию с одним страничным полем, получить отчет об общей стоимости потребленного газа.

Скопировать полученную сводную таблицу и выполнить дополнительное вычисление («отличие» от января).

При выполнении ряда работ у пользователя Microsoft Excel может быть создано несколько однотипных таблиц в одном файле или в нескольких книгах.

Данные необходимо свести воедино. Собрать в один отчет, чтобы получить общее представление. С такой задачей справляется инструмент «Консолидация».

Последовательность действий:

Для подведения итогов и обобщения результатов по данным на отдельных листах можно консолидировать их на главном листе. Объединяемые листы могут находиться в той же книге, что и главный, или в других книгах. Консолидированные данные легче обновлять и обобщать.

Подготовим данные на каждом листе, который мы хотим консолидировать: Необходимо, чтобы все диапазоны данных были представлены в формате списка: первая строка каждого столбца содержит подпись, остальные строки — однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.

• Разместим каждый диапазон на отдельном листе. Нельзя вводить ничего на главный лист, на котором должна выполняться консолидация.

• Убедимся, что макеты всех диапазонов совпадают.

• На основном листе щелкнем левый верхний угол области, в которой требуется разместить консолидированные данные.

• На вкладке Данные в группе Работа с данными нажимаем кнопку «Консолидация».

• Выбираем в раскрывающемся списке «Функция» функцию, которую мы хотим использовать для консолидации данных (Сумма).

• Переходим к заполнению следующего поля – «Ссылка». Ставим в поле курсор. Открываем лист «Сосновский». Выделяем таблицу вместе с шапкой. В поле «Ссылка» появится первый диапазон для консолидации. Нажимаем кнопку «Добавить». Те же действия производим со всеми районами, которые нам необходимо сгруппировать. Таблицы для консолидации отображаются в поле «Список диапазонов».

• Чтобы автоматически сделать заголовки для столбцов консолидированной таблицы, ставим галочку напротив «подписи верхней строки». Чтобы команда суммировала все значения по каждой уникальной записи крайнего левого столбца – напротив «значения левого столбца». Для автоматического обновления объединенного отчета при внесении новых данных в исходные таблицы – напротив «создавать связи с исходными данными».

• Для выхода из меню «Консолидации» и создания сводной таблицы нажимаем ОК. Консолидированный отчет представляет собой структурированную таблицу. Нажмем «плюсик» в левом поле – появятся значения, на основе которых сформированы итоговые суммы по количеству и выручке.

Нам необходимо слегка изменить внешний вид полученной таблицы, чтобы она отображала нужные данные более наглядно, а не просто выводила кучу чисел на экран.

Если щелкнуть правой кнопкой мыши по расчетному полю в области данных и выбрать из контекстного меню команду «Параметры полей значений», то откроется окно, используя которое можно задать множество интересных настроек:

Если в выпадающем списке «Дополнительные вычисления» выбрать вариант «Отличие», а в нижних окнах «Поле» и «Элемент» выбрать Январь и «Назад», то получим сводную таблицу, в которой показаны отличия суммы каждого следующего месяца от Января.