6. Работа с составными документами

Система PSS имеет возможность работы с составными документами/комплектами документов. В качестве составного документа может выступать как комплект документов, так и документ, расположенный на нескольких страницах (например, книга, состоящая из томов, которые в свою очередь состоят из глав). Головным документом (титульным) может выступать первая страница многостраничного документа или, если есть, титульный лист.

Существует два способа изменения состава документа:

• Для присоединения документа к составному (титульному) в контекстном меню составного документа выберите пункт Создать → Связанный документ… или воспользуйтесь кнопкой на панели инструментов и создайте документ стандартным образом.

• Вставить документ в другой составной документ можно также путем операции D&D либо, используя буфер обмена, с помощью команд контекстного меню документа Копировать и Вставить.

Для отображения связанных документов в основном дереве в контекстном меню документа выберите пункт Показать → Связанные документы или нажмите на кнопку панели инструментов.

Остальная работа с составными документами аналогична работе с обычными документами.

Работа с документами, находящимися в папках

В модуле PDM существует набор функций для следующей обработки группы документов:

• Добавление файлов документов в БД с диска компьютера с возможностью воспроизведения структуры папок в БД, аналогичной на диске. При этом автоматически контролируется уникальность обозначения добавляемого документа.

• Копирование документов из папки БД на диск с возможностью обработки вложенных папок и воспроизведения их на диске со связанными документами.

• Взятие на редактирование и завершение редактирования документов, находящихся в папке, с возможностью обработки вложенных папок и связанных документов.

• Сравнение документов с файлами на диске компьютера с возможностью устранения различий.

• Быстрая печать документов, находящихся в папке, с возможностью обработки вложенных папок и связанных документов.

• Назначение доступа на документы, входящие в папку.

Работа с документами, находящимися в папке(ах) ведется посредством подменю Работа с документами контекстного меню папки (Рис. 6).

Рисунок 6

Добавление файла документа с диска компьютера в БД

Добавление файла документа с диска компьютера в БД возможно двумя способами:

• Добавление в БД файлов с диска.

• Добавление в БД папки и файлов, входящих в нее, с диска.

При добавлении файлов с диска в БД формируются документы (учетные карточки документов), у которых обозначением является имя файла без расширения; наименованием – имя файла с расширением. Вид документа автоматически не устанавливается, поэтому необходимо задать его вручную. Для этого в контекстном меню документа выберите команду Свойства. После этого появится диалоговое окно Документ (Рис. 7).

Рисунок 7

Введите параметры документа на всех вкладках диалогового окна Документ.

Если в процессе добавления очередного файла документа его обозначение не будет уникальным в БД, то отобразится следующее диалоговое окно (Рис. 8).

Рисунок 8

Возможны три варианта обработки документа с неуникальным обозначением (Рис. 8):

• Пропустить документ – пропуск файла, документ в БД не создается.

• Создать новую версию документа – создание новой версии существующего в БД документа. Такой вариант возможен, если существующий документ в БД взят на редактирование, причем текущим пользователем (сотрудником). Для того, чтобы данная версия стала активной, нужно установить флаг Сделать версию активной.

• Создать новый – создание нового документа в БД. При этом после нажатия на кнопку Ок необходимо задать обозначение новому документу стандартным образом. Для изменения обозначения существующего в БД документа нажмите на кнопку справа от поля Документ в базе данных (Рис. 8). После этого появится диалоговое окно свойств документа, в котором необходимо указать новое обозначение.