1 Методики и показатели оценки информационного обеспечения управлением ооо "БелКомплектДеталь"

1.1 Место и задачи информационной системы в управлении предприятием

Информационная система (ИС) является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Количество информации, возникающее при управлении предприятием, увеличивается, вместе с ростом организации. Даже на самых маленьких предприятиях приходится перерабатывать намного больший объем информации, чем кажется на первый взгляд¹.

Формирование критериев эффективности - одна из наиболее сложных проблем теории и практики менеджмента, связанная с преобразованием целей и идеального видения лица принимающего решения в измеримые величины².

Сферы практического использования критериев эффективности³:

а) Для оценки прошлого (фактически свершившихся событий), например, для измерения уровня эффективности деятельности предприятия и его структурных подразделений до/после внедрения системы.

б) В процессе принятия решений для оценки будущих исходов, как правило, выбора предпочтительного варианта решения из ряда альтернативных.

При этом характеристика использования критерия эффективности в обоих случаях имеет как отличительные особенности, так и общую часть. Общая часть связана с назначением критериев эффективности как индикатором свойств и отношений в системе, а также с требованиями в процессе измерения ориентироваться на конечные бизнес цели организации⁴. Исследование проблемы наиболее эффективно проводить комплексно с четырех взаимосвязанных позиций:

а) общенаучной;

б) экономической;

в) социально психологической;

г) управленческой.

По статистике процент успешно внедренных систем в финансовых, административных и торговых организациях выше, чем в промышленности. Однако это не означает, что увеличение эффективности деятельности компаний производственного кластера через внедрение системы планирования ресурсов предприятия невозможно.

С помощью информационных систем организационного (административного) управления осуществляется руководство большими коллективами людей, выполняющими огромную работу по учету, планированию, анализу и контролю деятельности на всех уровнях управления экономикой: межотраслевом, отраслевом, территориальном и на уровне предприятий, организаций, фирм.

Примерами таких информационных систем являются:

а) банковские ИС;

б) ИС фондового рынка;

в) финансовые ИС;

г) страховые ИС;

д) ИС налоговых органов;

е) ИС таможенной службы;

ж) государственные статистические ИС;

ИС управления предприятий и организаций; особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские, справочно-правовые, кадровые информационные системы, а также системы делопроизводства, информационно-аналитические системы;

Информационные системы управления организационно-технологическими процессами являются сложными интегрированными системами и сочетают выполнение функций управления технологическими процессами с функциями управления объектом в целом⁵.

В автоматических системах все операции управления выполняются с помощью компьютера автоматически. Роль человека в этих системах сводится лишь к наблюдению за работой машин и выполнению функций контроля. Автоматические системы применяются для управления техническими объектами и технологическими процессами и работают обычно в реальном масштабе времени.

В автоматизированных системах управления операции по преобразованию информации выполняются с помощью технических средств, но при участии человека. Человек здесь выбирает и корректирует цели и критерии эффективности управления, вносит творческий элемент в поиск наилучших путей достижения поставленных целей, осуществляет окончательный отбор решений и придает им юридическую силу.

На текущий момент практически во всех предприятиях, как в коммерческих, так и государственных имеется ряд информационных систем, которые поддерживают основные процессы деятельности организации. Из-за высоких темпов технического прогресса происходила быстрая автоматизация предприятий, скорость изменения ИТ-инфраструктуры была высокой. В результате этого руководство ИТ большинства предприятий столкнулось с проблемой неподъемной и неоптимальной инфраструктуры, которая со временем продолжает терять свою эффективность⁶.

Части информационных систем коснулась проблема лоскутной автоматизации, другие оказались неподъемно большими и трудными для управления, а части и вовсе перестали отвечать требованиям бизнеса. В результате этого возникла необходимость изменения инфраструктуры, для которой требуется четкая и налаженная организация ИТ-отделов. К сожалению, большинство ИТ-отделов на предприятиях не имеют достаточного влияния в управлении и выполняют только поддерживающую роль.

Структура таких департаментов построена на функциональном принципе. Функционирование ИТ-отделов не налажено, процессы, проходящие в ИТ не регламентированы и не задокументированы. Большинство экспертов ИТ-отрасли сходятся во мнении, что наиболее подходящей из существующих методик реорганизации и устройства ИТ-департаментов на предприятиях является методика ITSM в редакции библиотеки лучших мировых практик ITIL. Подход, который предлагает данная методика, построен на совмещении процессного и сервисного подходов.

Главная проблема производственных предприятий сегодня заключается в большой степени автоматизации и информатизации административно-финансовых бизнес-процессов и недостаточный уровень автоматизации задач по управлению ресурсами производственных процессов⁷. Необходимо установить причинно-следственную связь ключевых технологических параметров с показателями материально-хозяйственной и административно финансовой деятельности. На производственном уровне в настоящее время отсутствует единая информационная среда, которая могла бы выступить в роли основы системы оперативного учета и управления ресурсами производства, как на локальном участке бизнес-процесса, так и в рамках всего предприятия. Хотя именно на этом уровне определяется эффективность и рентабельность предприятия: создается «прибавочная стоимость», производятся переменные расходы, поддерживается конкурентоспособное качество продукции и соответственно скрываются возможные источники экономии. Например, напрямую на себестоимость продукции влияют: затраты электроэнергии и других ресурсов, расход сырья и простои оборудования помогают определить норматив использования ресурсов и оптимизировать их оптимальное распределение; соблюдение технологии и выявление нарушений в процессах позволяет избежать дополнительных затрат на исправление брака.

По отношению к производству основная задача АСУП - оперативно обеспечить поставки сырья и комплектующих, установить производственный план, оптимизировать склад и отдел сбыта к отгрузке⁸.

Высокая эффективность управления производством основывается на: обеспечении соответствующего уровня выбранных средств измерения и управления; на качестве производственной информации и как следствие на качестве управленческих решений. Показателями качества производственной информации являются её оперативность (своевременность) и объективность:

Оперативность позволяет: своевременно определять узкие места производства и дает возможность оперативно влиять на процесс; контролировать техническое состояние и загрузку производственного оборудования; управлять ключевыми показателями не по нормативным параметрам, а по реальному состоянию системы.

Достоверность (объективность) обеспечивает объективный анализ производственных процессов и их последующую оптимизацию; соблюдение заданных производственных показателей (себестоимость, качество, производительность); снижение человеческого фактора при сопровождении учетных процессов.

Проблема снижения транзакционных издержек на обмене информацией всегда беспокоила предпринимателей, именно поэтому появлялись биржи, специализированные торговые союзы, ассоциации, комитеты, активно развивались тематические печатные издания, средства массовой рекламы.

Сеть Интернет в данный момент представляет наиболее глобальный, наиболее открытый и наиболее технически обеспеченный способ представления, получения и обмена информацией в мире.

Возможность предоставления огромного количества информации, легкий доступ к данной информации, относительная дешевизна дают основание предположить дальнейшее распространение Интернета в различных целях, в том числе в бизнесе

Перенять западные модели ведения бизнеса через интернет оказалось недостаточным, потребовалась их серьезная трансформация, а также разработка собственных методов и инструментов работы. В стремлении к достижению уровня развитых стран, Россия скопировала множество элементов их экономической, политической и общественной жизни без учета необходимости их адаптации к историческим условиям развития. Соответственно вместе с интернетом в российский бизнес были внесены хорошо себя зарекомендовавшие инструменты электронной коммерции.