1. Краткие теоретические сведения

База данных (БД, database) поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области. Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных средств для создания баз данных, хранения и поиска в них необходимой информации. Будем использовать СУБД MS Access, входящую в интегрированный пакет Microsoft Office. Прежде чем переходить к работе по созданию базы данных на компьютере, необходимо перейти от информационной модели данных к модели, ориентированной на компьютерную реализацию.

База данных может быть основана на какой-либо модели данных. Модель данных – это набор принципов, определяющих организацию логической структуры хранения данных в компьютере, т. е. это правила взаимосвязи типов структур данных и операции над ними.

Существует три основных модели данных: реляционная, иерархическая и сетевая.

Реляционная модель построена на взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив (таблицу), а при создании сложных информационных моделей составляет совокупность взаимосвязанных таблиц. Каждая строка такой таблицы называется записью, а каждый столбец – полем. Все столбцы являются однородными, т.е. имеют один тип (числа, текст, дата и т. д.). Одинаковые строки в таблице отсутствуют.

Над этой моделью данных удобно производить следующие действия:

1) сортировку данных; 2) выборку данных по группам; 3) поиск записей. Иерархическая модель представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево (граф). Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня. Сетевая модель базы данных похожа на иерархическую. Но в ней принята свободная связь между элементами разных уровней. Для начинающих проще создавать реляционную модель базы данных.

При работе с базой данных Access допустимы следующие типы данных:

1) текстовый – одна строка текста (до 2555 символов);

2) поле МЕМО – текст, состоящий из нескольких строк;

3) числовой – число любого типа;

4) дата/время – поле, содержащее дату или время;

5) денежный – поле, выраженное в денежных единицах (рублях, долларах);

6) счетчик – поле, вводимое автоматически с вводом каждой записи;

7) логический – содержит логическое значение (TRUE или FALSE).

8) поле объекта OLE – содержит рисунки, таблицы Excel и т. д.

Таблица базы данных (table) – регулярная структура, состоящая из однотипных строк, которые называются записями (records), разбитых на поля (fields). Каждое поле записи обязательно имеет имя, тип и формат (или ширину). Для связей между таблицами используются ключи (физическая реализация ключей – индексы). Первичный ключ (primary key) – главный ключевой элемент, однозначно идентифицирующий запись в таблице. В системе MS Access под термином Ключевое поле подразумевается первичный ключ, для других ключей (уникальных или внешних) используется атрибут Индексированное поле (Совпадения не допускаются) или Индексированное поле (Совпадения допускаются).

Главный принцип проектирования – совокупность связанных таблиц создается таким образом, чтобы суммарный объем хранимой информации был минимален, и любую информацию можно было быстро найти. Обычно в состав базы данных входят таблицы для хранения главной информации, которые могут постоянно пополняться данными, и справочные таблицы, редко изменяющиеся. Связи между таблицами в системе MS Access задаются с использованием режима Схема данных. Для связей следует задать условия соблюдения ссылочной целостности. Ссылочная целостность данных (referential integrity) – набор правил, обеспечивающих соответствие ключевых значений в связанных таблицах. В состав информационной системы кроме информации базы данных входят также компоненты пользовательского интерфейса, важнейшие из которых – формы и печатные отчеты. Особенность системы MS Access – эти компоненты могут храниться в одном файле с таблицами или в разных файлах. Все имена в БД (таблиц, полей, форм, отчетов, запросов и пр.) конечно же, лучше писать с использованием латинских букв и английских слов (если система разрабатывается для международных корпораций), но в учебном примере для простоты будем пользоваться русскими названиями.