2.5. Основные принципы и технология управленческих информационных систем. Арм руководителя

Мировая практика создания и функционирования управленческих информационных систем имеет определенную эволюцию и на данный момент претерпевает серьезные изменения, однако, основные принципы их построения остаются неизменными. Они зависят от целевого назначения таких систем (контроль исполнения управленческих решений или качества выпускаемой продукции, финансовых ресурсов и другие).

Широкое распространение получают системы информационного обеспечения руководителей различного уровня управления (СИОР).

Анализ отечественного и зарубежного опыта в области таких систем показывает, что используют лишь те из них, которые основываются на тщательном выявлении информационных потребностей (ИП), отражающих, по своей сути, цели и задачи органа управления или отдельного субъекта – руководителя определенной организационной структуры.

Формирование системы информационного обеспечения на базе информационных потребностей, выпускающих в качестве релевантного запроса на информацию, обеспечивает реальное их функционирование и развитие.

Основные принципы СИОР включают в себя:

• установление общей целевой функции, охватывающей все направления деятельности объекта управления;

• системный анализ целей (подцелей), задач, функций, процессов, операций и процедур, документов, решений и формирование их в формализованный блок «Информационных потребностей» в форме «Поискового образа запроса» на информацию;

• соблюдение информационной независимости уровневых подсистем (первого, второго, третьего уровня руководителей) при информационном равноправии всех уровней управления; создание сервисных возможностей пользователям информационной системы, в том числе, наглядности, информации, ее фактографичное (интегральные таблицы, графики, сопоставительные матрицы);

• адаптация системы к уровню, стилю, методам управления конкретного менеджера и в этой связи дифференциация по задачам, функциям и индивидуальным информационным потребностям;

• аналитико-синтетическая обработка и предоставление прогнозной информации для решения стратегических задач управления и обеспечение при том режима предотвращения сбойных ситуаций в процессе решения тактических и оперативных задач путем подготовки информации по отклонениям от заданных показателей в прогнозах, программах, планах;

• достижение совместимости различных потоков информации в системе, в том числе внутренней от объекта управления и внешней, по уровням управления и решаемым задачам;

  2. обеспечение обратной связи в системе.

Технологию формирования ИП целесообразно представить в виде методов (приемов) сканирования деятельности организационной структуры, которую можно отразить в форме «блоков».

Блок 1. Анализ целей, задач управления. Для исследования целей управления, как правило, используется моделирование системы цепей (дерева цепей) с глобальной (обобщенной) целью, подцелями и конечной целью.

Блок 2. Исследование функций управления, должностных обязанностей работников аппарата управления. Нормативная информационная потребность управления определяет основные направления формирования информационных потоков.

Наука об управлении рекомендует использовать для этих целей функциональный и поэлементный анализ функций управления.

Функциональный анализ как метод научного познания процессов управления позволяет исследовать количественный и качественный состав функций управления, процесс их формирования и реализации; установить закономерности управления (принцип построения аппарата управления, группировку функций, их влияние на качество подготовки управленческих решений и их реализацию).

Поэлементный (структурный) анализ состоит в исследовании структуры самой функции, ее составных элементов и связей, таких как предмет деятельности, характер и направленность действий.

Функции как нормативная основа относительно стабильны (постоянны), в то время как процесс их реализации сопровождается всевозможными ситуациями и отклонениями.

Блок 3. Исследование и анализ процессов управления. Для исследования технологии реализации функций как процессов управленческого труда используются такие известные методы, как хронометраж, самофотография, наблюдение, измерения, анкетирование, графическое изображение структуры выполнения работ, изучение документов, получаемых в результате деятельности.

Процесс труда управленческих работников всех категорий неразрывно связан с движением потоков информации, документов, отражающих содержание деятельности аппарата управления.

Подблок 3.1. Документально-информационный анализ. Изучение и анализ всех видов документов, функционирующих в процессе управления, дает почти полное представление о деятельности органе управления.

Для анализа документов следует использовать методы их классификации и ранжирования по функциям. Это позволяет определить значение каждой документа, его содержание и реализацию в определенных управленческих процессах и соответствующих решениях.

Наиболее удобной формой такого анализа документов являются сопоставительные таблицы матричного типа, в которых можно обозримо представить все структурные элементы управления в виде единого блока «задачи - функции управления - должностные функции - процессы документы – решения» или в виде отдельных блоков «документы – документы» и т.д. Матрицы удобны для анализа классификационных связей, группировки различных документов и их взаимосвязей с задачами, функциями, решениями. Такой метод анализа дает возможность не только аналитикам, но и самим сотрудникам (руководителям) аппарата управления гораздо лучше представить содержание своей работы (технологии труда). Кроме того, процедура совмещения и последовательного анализа директивных документов, задач, функций управления, должностных функций, процессов позволяет получить формализованную технологию подготовки и принятия управленческого решения, которую можно представить как алгоритм для условий автоматизированной системы информационного обеспечения руководителей (АСИОР) – стандартной модели принятия решения.

В документально-информационном анализе целесообразно также использовать графоаналитические модели, с помощью которых можно выявить число разновидностей исходной, промежуточной и результативной информации, частоту использования данных (показателей).

Качество документально-информационного анализа во многом зависит от правильного определения и систематизации основных технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы.

В аппарате управления следует также использовать методы опроса управленческих работников, в процессе которых необходимо выяснить, каких сведений недостает, какая часть информации практически не используется, и провести сопоставление состава имеющейся информации с потребностями в ней. Беседы, уточнения, дополнения позволяют объективизировать содержание документов и в целом деятельность аппарата управления.

В связи с тем, что формируемая информационная система ориентирована на высшее звено управления, следует провести специальное обследование документов и информационных материалов, поступающих на рассмотрение первым руководителям, а также исследовать в целом процессы их труда с учетом выявления индивидуальных информационных потребностей, имеющих важное значение для рационального функционирования информационной системы верхнего уровня управления.

Подблок 3.2. Исследование и анализ процессов труда руководителей высшего звена управления. Труд руководителя высшего звена управления существенно отличается от труда других категорий (уровней) управленческих работников. Специфика труда руководителей отражается в многоаспектном функциональном разнообразии решаемых задач. В труде руководителя превалируют творческие, логические операции, связанные с поиском альтернатив решения и выбора из них наиболее оптимальных. Работа руководителя осуществляется в условиях большой умственной и социально-­психологической нагрузки; руководители имеют более широкие взгляды на решение управленческих проблем. Первые руководители преследуют преимущественно стратегические цели развития управляемого объекта, согласованные с целями развития систем более высокого уровня. На верхнем уровне управления, как правило, решаются перспективные задачи управления.

Специфика труда и информационных потребностей руководителя высшего управления определяет необходимость создания для них специальных информационных подсистем в составе существующих управленческих информационных систем.

Наиболее приемлемым методом исследования труда руководителя является метод визуального наблюдения, при котором следует исключить непосредственный (личный) контакт с первым руководителем в связи с его высоким рангом и отсутствием времени на какие бы то ни было отвлечения от основной деятельности. Личный контакт следует осуществлять с референтом (секретарем) руководителя, который, как правило, знает, какой вид работы в то или иное время выполняет руководитель, документы какого объема и содержания поступают ему на рассмотрение, по какому вопросу ведется прием посетителей и т.д.

Сущность визуального метода исследования в наблюдении и фиксации процессов труда руководителя по заранее разработанной программе с использованием специальной формы «карты труда руководителя». Для ее составления необходимо изучить режим рабочего дня, планы работы руководителя, записи в настольных календарях, селекторное руководство, а также принять участие в подготовке совещаний и других видов управленческих работ. Для выполнения и уточнения некоторых вопросов целесообразно провести личную беседу с руководителем по заранее разработанной анкете или перечню вопросов, квалифицированно и тщательно составленных.

Особого внимания при изучении деятельности руководителя заслуживает документально-информационный анализ, предусматривающий тщательное исследование документов (информации), поступающих ему на рассмотрение, и, особенно, для принятия решения.

Информация представляет собой материальную основу действий руководителя, которые состоят в принятии управленческого решения, реализующего задачи и функции управления, его должностные обязанности.

Вышеизложенная технология формирования информационных потребностей позволяет внести в память вычислительной техники формализованный массив в виде поискового образа запроса на информацию по уровням управления, по целям и типам задач, а также по функциям первых руководителей, отдельных подразделений аппарата управления и процессам управления.

Организация построения АУИС включает в себя:

• формирование рабочей группы для создания АУИС из наиболее компетентных специалистов;

• разработку постановки задачи;

• выбор и приобретение аппаратного обеспечения для АУИС;

• монтаж и пуск технических средств;

• одновременное ведение работ по приобретению существующего программного обеспечения или создание при необходимости нового, формирование комплекта документов организационно-поискового обеспечения системы;

• экспериментальный и промышленный режимы пуска системы с отработкой всех ее составляющих: обучение персонала по эксплуатации, выявление оценки системы потребителями и корректировка.

Основными составляющими АУИС, как и любой другой АИС, являются информационное, лингвистическое, программное, техническое, методическое, кадровое обеспечение.

Они известны по своему содержанию.

Принципиальное отличие состоит в том, что информационное обеспечение осуществляется дифференцированно в соответствии конкретными информационными потребностями, по целевым задачам управления, по уровням потребителей информации и их функциям, по стратегическим, тактическим, оперативным решениям. АСИОР состоит, как минимум, из 2-х подсистем, одна из которых представляет собой массив информационных потребностей – поисковый образ запросов с учетом вышеперечисленных элементов (задач управления, уровней и функций потребителей информации, управленческих решений), а вторая – массивы «ответной» внутренней и внешней информации, формируемой в соответствии с ИП и с учетом распределения ее по соответствующим конкретным потребителям.

Дифференцированное информационное обеспечение руководителей сопровождается обязательной обратной связью.

Современные информационные технологии позволяют совершенствовать данные системы. В наиболее развитых странах (США, Японии) менеджмент переводится на творческие (созидающие) информационные технологии интеллекта. Такие информационные технологии охватывают полный информационный цикл – выработку информации (новых знаний), их переработку и передачу, использование для преобразования объекта. При этом человек с его творческими возможностями органически включается в машинизированную систему переработки и использования информации. Информационные технологии соединяют силу человеческого ума и мощь электронной техники.