3.2.3. Современные требования к оформлению деловых бумаг

3.2.3.1. Общие правила оформления

В современной практике сложились общие требования, ко­торые применимы к текстам большинства документов, деловых бумаг. Традиционно деловые тексты состоят из двух смысловых блоков:

• вводного, содержащего основания или мотивы составления документа;

• основного, в котором излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Это устоявшийся порядок составления документа, Вместе с тем возможна другая последовательность изложения текста: внача­ле освещается существо вопроса: предложения, просьбы и т.п., а за­тем указывается, что явилось основанием составления документа.

При подготовке текста должны соблюдаться следующие основные принципы, достоверность и объективность содержания, логические, а не эмоционально-экспрессивные средства оценки си­туаций и фактов, полнота информации и вместе с тем отсутствие рассуждений.

Тон изложения должен быть нейтральным, деловым и при этом корректным, т.е, уважительным и доброжелательным.

Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому необходимо смысловые части разделять абзацами.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов. К наиболее часто употребляемым в современной практике реквизи­там документов относятся:

• эмблема организации,

• наименование организации,

• юридический адрес организации,

• название вида документа,

• дата,

• индекс документа,

• адресат,

• заголовок к тексту,

• текст,

• отметка о наличии приложений,

• подпись,

• печать.

В соответствии с правилами оформления документа его содер­жание можно разделить на три основные части.

• заголовочную часть (реквизиты, расположенные до текста);

• основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

• оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже тек­ста и приложения).

Рассмотрим каждый из означенных реквизитов.Реквизит «эмблема организации»

Эмблема предприятия - условные (символические) графиче­ские изображения, зарегистрированные в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован рису­нок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изо­бражение, товарный знак и т.п.

Эмблема располагается в левом верхнем углу либо в середине верхней части листа (в зависимости от расположения других рек­визитов).

Реквизит «наименование организации»

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в установленном порядке.

В наименовании используются закрепленные сокращения, на­пример: КурскГТУ (Курский государственный технический уни­верситет), ОАО (Открытое акционерное общество), ЗАО (Закры­тое акционерное общество), ТОО (Товарищество с ограниченной ответственностью) и т.п.

Реквизит «наименование организации» располагается под рек­визитом «эмблема организации».

Реквизит «юридический адрес организации»

Юридическим адресом организации является совокупность сле­дующих данных: индекс предприятия связи, почтовый адрес, теле­фон, факс; ИНН, номер расчетного счета в банке, БИК, ОКОНХ, ОКПО.

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под рек­визитом «наименование организации» или на нижнем поле доку­мента (если наименование организации размещается в середине верхней части листа).

Реквизит «название вида документа»

Название вида документа располагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юри­дического адреса. Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов, если они носят полуофициальный характер (письмо-приглашение, письмо- благодарность и т.п.).

Название вида документа дает общее представление о его на­значении, определяет состав реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Реквизит «дата»

Дата - один из основных реквизитов документа, обеспечива­ющих его юридическую силу.

Все даты в документе — в заголовочной части, в тексте — оформляются цифровым способом в следующей последователь­ности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например- 06.04.03.

В текстах документов, содержащих сведения финансового ха­рактера, а также после текста допускается применять словесно-ци­фровой способ оформления дат, например: 6 апреля 2003 г. Подоб­ный способ оформления даты рекомендуется использовать и при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Дата, указывающая на время составления документа, помеща­ется в верхней заголовочной части слева ниже реквизита «название вида документа» или ставится слева под текстом ниже подписи.

Реквизит «индекс (№) документа»

Индексом является условное обозначение документа, присваи­ваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).

Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входя­щих и внутренних документах учреждения рядом с реквизитом «дата».

Порядковые номера с начала года в возрастающей последо­вательности проставляются на таких документах, как протоколы, справки, контракты и т.п., например: № 1, № 2, № 3... Номера кон­трактов, заключенных между двумя организациями, имеют двой­ную нумерацию, например № 17/12, где 17 - порядковый номер документа в одной фирме, а 12 - порядковый номер этого докумен­та в фирме-контрагенте.