(Подпись)

При подписании документа несколькими должностными ли­пами составные части реквизита «подпись» располагают последо­вательно друг за другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор И.Г. Орлов

(Подпись)

Главный бухгалтер _Н.Н. Зотов

(Подпись)

При подписании документа несколькими равными по должно­сти лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

.Директор ОАО «Диз» Директор ЗАО «Гэз»

Р.К. Лан В. Розов

(подпись) (подпись)

В документах, подготовленных комиссией, собранием (напри­мер в протоколах) указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (пред­седатель, члены комиссии, секретарь).

При наличии в документе сведений финансового характера он подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение».

Реквизит «печать»

На документах, удостоверяющих права учреждения или должностных лиц, а также фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, подпись соответствующего лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

2.3.2. Виды деловой документации

Разнообразие жанров официально-делового стиля порождает и многообразие видов деловой документации, которые условно можно разделить на три группы: деловые бумаги личного характера, служебная документация и деловая переписка. К числу наиболее востребованных в повседневной жизни относятся следующие:

1. Деловые бумаги личного характера:

• заявление,

• объяснительная записка,

• расписка,

• доверенность (личная),

• автобиография,

• характеристика,

• резюме.

2. Служебная документация:

• докладная записка,

• протокол (полный и краткий), выписка из протокола,

• объявление,

• справка,

• договор (контракт).

3. Деловая переписка:

• извещение,

• напоминание,

• подтверждение,

• предложение,

• просьба,

• запрос, ответ на запрос,заказ,

• отказ,

• приглашение,

• ответ на приглашение,

• благодарность,

• поздравление,

• извинение,

• сожаление.

3.2.3.3. Составление личных документов

Текст документов личного характера может быть произвольным м составляться самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны присутствовать обязательно.

1. Заявление - документ, содержащий просьбу или предло­жение лица (лиц), адресованный должностному лицу или органи­зации. Заявление должно иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, адресата (кому), текст, подпись.

Традиционно заявление оформляется в соответствии с образ­цами 1, 2 (Приложение 3), однако в последнее время практикуется иная форма (образец 3, Приложение 3).

2. Объяснительная записка - документ, излагающий долж­ностному лицу причины нарушения трудовой (учебной) дисципли­ны, каких-либо социально-общественных правил (например, обще­жития, поведения), невыполнения задания и т.п. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: название вида докумен­та, дату, адресата (кому), текст, отметку о наличии приложений (если необходимо подтвердить факт, указанный в тексте), подпись.

В деловом письме принята форма объяснительной записки, указанная в образцах 4, 6 (Приложение 3). Возможен и другой ва­риант расположения реквизитов (образец 5, Приложение 3).

3. Расписка - документ, подтверждающий получение каких- либо материальных ценностей.

Расписка имеет следующие реквизиты: название вида докумен­та, дату, текст, подпись лица, давшего расписку.

Текст расписки включает:

° фамилию, имя, отчество (иногда паспортные данные, долж­ность, место жительства) лица, получившего что-либо (т.е. дающего расписку);

° фамилию, имя, отчество (иногда паспортные данные, долж­ность, место жительства) лица, выдавшего что-либо, или наименование учреждения, от которого получено что-либо;

° наименование (перечень) полученного с указанием количе­ства и стоимости (сумма пишется цифрами и в скобках про­писью с большой буквы).

В практике делового общения распространены формы распи­ски, данные в образцах 7-9 (Приложение 3).

4. Личная доверенность - документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение опре­деленных действий или получение денежных или товарно-мате­риальных ценностей от лица доверителя (гражданина). В дове­ренности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность).

Доверенность предполагает следующие реквизиты: название вида документа, дату выдачи доверенности и дату удостоверения подписи доверителя, текст, подпись доверителя и подпись долж­ностного лица, заверяющего доверенность (т.е. удостоверяющего подпись доверителя), печать.

Текст доверенности содержит:

° фамилию, имя, отчество (иногда должность) доверителя;

° фамилию, имя, отчество (иногда должность) доверенного лица;

° содержание доверенности: что конкретно доверяется (сумма пишется цифрами и в скобках прописью с большой буквы).

При доверении ценных предметов и денежных средств указы­ваются адрес и паспортные данные.

Общепринятые формы личной доверенности показаны в образ­цах 10-12 (Приложение 3).

4. Автобиография - документ, в котором в произвольной форме точным, лаконичным, официальным языком дается крат­кое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и учебно-трудовой деятельности.

Автобиография (см. образцы 13-15,Приложение 3) включает следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, под­пись.

В тексте автобиографии указываются:

° фамилия, имя, отчество;

° время (число, месяц и год) и место рождения;

° сведения: об образовании (где и когда учился); о прохожде­нии службы в Вооруженных Силах страны (для военнообя­занных); о трудовой деятельности (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время);

° дополнительная информация (знание иностранных языков, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, ра­бота в общественных организациях и т.д.);

° сведения о составе семьи (год рождения, где и кем работает или где учится каждый член семьи).

VI. Характеристика - документ, в котором говорится о про­фессиональных и личных качествах человека, раскрывается его деловое и общественное лицо.

Характеристика имеет следующие реквизиты: название вида документа, заголовок, дату, текст, подпись.

Содержание заголовка характеристики, в отличие от принято- I о в этом реквизите, имеет несколько иное наполнение, включаю­щее необходимые анкетные данные того, на кого она составляется:

° фамилию, имя, отчество;

° год рождения;

° сведения о месте учебы (работы): наименование учебного заведения (учреждения), факультет, курс (структурное под­разделение, должность).

Текст характеристики содержит:

° информацию о времени учебы (работы) в данном вузе (учреждении) и оценку профессионально-деловых качеств в целом;

° характеристику отношения к учебе (работе) и обществен­ной жизни: достигнутые результаты, круг обязанностей и интересов;

° характеристику личных качеств.