3.3 Оптимизация системы управления запасами

Формирование на предприятии оптимального запаса для поддержания непрерывности производственного процесса и незамедлительного удовлетворения продукцией потребителей по всей цепи поставок на сегодняшний день является одной из трудно решаемых логистических задач управления.

Мотивация – создание у сотрудников организации стимула к действиям для достижения целей организации в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразно с общим планом предприятия.

Понятно, что без грамотно выстроенной системы мотивации совершенно работающей системы управления запасами выстроить нереально. Нами рекомендуется создание системы мотивации сотрудников отдела закупок с целью достижения безошибочного формирования в ООО «Спутник» оптимального запаса для поддержания непрерывности производственного процесса

При разработке системы мотивации сотрудников отдела закупок необходимо помнить следующие аксиомы:

1) У любой мотивационной схемы должна быть цель. Мотивационная схема ради самой себя таковой не является. Если у вас нет цели, то вы не сможете и понять, достигли ли вы её или нет, благодаря нововведению, а значит, увеличения эффективности вы не получите.

2) В мотивационной схеме сотрудник должен отвечать только за те результаты, на которые непосредственно влияет он и только он (другие влияющие факторы должны либо зависеть от этого сотрудника, либо быть значительно меньше влияния, оказываемого этим сотрудником).

3) По итогам работы до расчёта и выплаты премий пересматривать формулы мотивационной схемы не рекомендуется.

Сотрудники должны знать и понимать мотивационную схему – иначе она становится просто премиальной.

 В дипломной работе мы разработали систему мотивации для сотрудников отдела закупок ООО «Спутник».

Цели системы мотивации. Внедрение в направление закупок системы мотивации имеет следующие основные цели:

• предоставление отдельным закупщикам дополнительного стимула к организации более эффективных закупок;

• стимулирование развития отдела закупок в целом и его выхода на качественно новый уровень обеспечения предприятия сырьем и материалами;

• повышение прозрачности закупок.

Содержание системы мотивации. Предлагаемая система мотивации основана на дополнительном поощрении сотрудников, занятых в процессе закупок. Система включает в себя следующие способы поощрений, окончательный выбор которых производится по усмотрению генерального директора:

• ежемесячная премия (рассчитывается суммировано по результатам анализа процента выполнения закупщиком требований, обусловливающего получение премии);

• разовая премиальная выплата (выплачивается в качестве поощрения за совершение определенных действий, не предусмотренных ежедневным списком обязанностей и должностной инструкцией);

• участие в прибыли компании (предусмотрено для отдела закупок в целом на основании суммированного количества показателей, отразившихся на увеличении прибыли компании);

• нематериальное поощрение (предусмотрено для особо отличившихся перспективных закупщиков по итогам их профессиональной деятельности за определенный период времени, например квартал или полугодие).

В Приложение Г предлагается следующая балльная система оценки деятельности закупщика по итогам месяца с целью его дополнительного поощрения.

После анализа работы закупщика баллы суммируются и «переводятся» в процент премии согласно таблице 18.

Таблица 18 - Перевод баллов в процент премии

Количество баллов	Процент премии
0–4 баллов	Нет премии
5–10 баллов	10 % премии
10–20 баллов	20 % премии
20–25 баллов	30 % премии
25–30 баллов	40 % премии
30–35 баллов	50 % премии
35–40 баллов	60 % премии
40–45 баллов	70 % премии
45–50 баллов	80 % премии
50 и больше баллов	90 % и более (т. е. премия может быть равной или превышать месячный оклад)

Примечание – Источник - [12, с. 38]

Разовая премиальная выплата. Премиальная выплата в размере одного или нескольких месячных окладов может быть выдана сотруднику отдела закупок за следующие достижения:

• заключение договора поставки напрямую с производителем необходимого компании товара с соответствующим снижением закупочной цены;

• заключение долгосрочного договора поставки с поставщиком сырья из «стратегической» группы товаров со значительным улучшением условий для покупателя (например, доставка до склада грузополучателя вместо самовывоза, отсрочка вместо предоплаты, предоставление накопительной скидки с цены товара, предоставление дополнительного бесплатного сервиса и т. д.);

• заключение прямого импортного контракта на поставку товара;

экстренная закупка, предотвратившая остановку производства из-за нехватки сырья, в случае, если она была следствием форс-мажора или халатности сотрудников других подразделений компании (не закупщика).

Участие в прибыли компании. Данный вид поощрения предусмотрен в качестве групповой мотивации — для всего отдела закупок. Заключается он в том, что по результатам анализа деятельности группы, предоставленного ее руководителем, генеральный директор принимает решение о распределении между закупщиками в качестве премии определенного процента от прибыли компании, полученной за данный период (наиболее удобный период — квартал).

Помимо того, что это метод группового поощрения, он отличается от ежемесячной премии еще по двум характеристикам:

• берутся в расчет не все показатели, принятые для оценки деятельности закупщика; а только самые важные для деятельности компании;

• сумма поощрения не привязана к должностным окладам сотрудников, поскольку рассчитывается от суммы прибыли компании.

Для оценки деятельности группы закупок, претендующей на участие в прибыли компании, из списка стандартных показателей выбираются наиболее важные.

Для того чтобы быть включенным в список претендентов на получение процента от прибыли, необходимо соответствовать минимальным требованиям, которые указаны в нижеприведенной в Приложении Д.

Нематериальное поощрение. Нематериальное поощрение используется для закупщиков, которые по максимуму проявляют свой профессионализм, отлично справляются с большинством дополнительных требований и демонстрируют наибольшую перспективность с точки зрения профессионального роста.

В первую очередь в таком виде поощрения должно быть заинтересовано высшее руководство компании: оно имеет целью не только повышение мотивации закупщиков, но и повышение квалификации имеющихся в компании кадров, и, как следствие, общего уровня осуществления закупок.

Данная разновидность системы мотивации может включать в себя такие меры поощрения, как:

• стажировка в партнерской компании (в том числе за границей);

• обучение (повышение квалификации) в престижном учебном заведении, прохождение любого тренинга по выбору — за счет работодателя;

• поездка на зарубежную профильную выставку, семинар, конференцию и т. д.

Для этого вида поощрения подойдет участие закупщика в любом профессиональном мероприятии, которое является престижным для отрасли и либо поможет ему получить новые знания и навыки, повысить свой профессиональный уровень.

Таким образом, применяя по отдельности или в комплексе различные способы поощрения менеджеров отдела закупок, можно добиться не только сокращения расходов на закупку, транспортировку и хранение товаров, но и нацелить коллектив в целом на увеличение оборотов компании.

Подводя итоги по данной главе, мы считаем необходимым сделать выводы:

1) ООО «Спутник» является достаточно платежеспособной и имеет ликвидную структуру баланса, а так же финансово независима от заемных источников и находится в устойчивом финансовом положении . Чтобы развить и укрепить эффективность деятельности и ее финансовое положение, мы решили найти пути совершенствования управления оборотными активами.

2) Коридор ликвидности, являющийся оптимальным для ООО «Спутник» от (при значения коэффициент текущей ликвидности 1 до 2 ) возможен со структурой активов: 10 % ≤ ДС ≤13 %, 25 % ≤ ДЗ ≤34 %, 52 % ≤ З ≤ 64 %.

3) Для улучшения финансового положения ООО «Спутник» необходимо постоянно контролировать соотношение дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченным долгам. Нами была разработана система управления дебиторской задолженностью. Использование рекомендуемой системы управления дебиторской задолженностью позволит ООО «Спутник» значительно повысить деловую активность и, как следствие, увеличить доходы и прибыль.

4) Рекомендуется создание системы мотивации сотрудников отдела закупок с целью достижения безошибочного формирования в ООО «Спутник» оптимального запаса для поддержания непрерывности производственного процесса. Использование различные способы поощрения менеджеров отдела закупок, позволит добиться не только сокращения расходов на закупку, транспортировку и хранение товаров, но и нацелить коллектив в целом на увеличение оборотов организации.