18

Обследование объекта автоматизации (практика №1)

Обследование – организованный сбор данных, отражающих характерные свойства исследуемой системы.

Исходные данные обследования:

1. Организационная информация:

   1. организационная структура предприятия;

   2. штатное расписание;

   3. перечень профессий, занятых на предприятии;

   4. перечень видов оплаты труда.

2. Документация:

   1. планы;

   2. отчеты.

3. Описание внешних и внутренних взаимодействий:

   1. перечень потребителей и поставщиков (внешних объектов, связанных с данной системой);

   2. схемы существующих каналов связи и их характеристики;

   3. схемы технологических потоков.

4. Степень автоматизации ИС:

   1. состав имеющейся оргтехники;

   2. наличие квалифицированных технических специалистов;

   3. перечень задач, решаемых на вычислительной технике;

   4. перечень контролируемых технико-экономических параметров .и ситуаций;

   5. схема существующего документооборота.

Отчет об обследовании

Отчет об обследовании системы составляется по результатам обследования и содержит три основные части:

• описательную,

• графическую,

• расчетную.

Описательная часть

Описательная часть отчета должна в письменной форме давать ответ по основным задачам обследования:

• назначение и деятельность предприятия по положению и фактически;

• структура подразделений, численность их аппарата и должностные оклады;

• перечень входящих, исходящих, директивных, справочных и хранимых документов для каждого подразделения;

• перечень работ по планированию и управлению производством;

• описание процессов формирования различных показателей;

• особенности деятельности подразделений;

• факторы нематериального стимулирования.

Графическая часть

Графическая часть отчета составляется для удобства проведения анализа и представляет собой различные иллюстративные материалы, в первую очередь, информационные схемы.

Информационные схемы позволяют визуально воспринять объект обследования и дают наглядное представление о структуре и процессах управления.

При построении информационных схем должны обеспечиваться:

1. обозримость выбранных размеров и масштабов;

2. отражение места потоков информации во времени и в пространстве; возможность взаимоувязки отдельных потоков информации;

3. лаконичность и минимальное количество условных обозначений при максимальном отражении характеристик потоков информации;

4. минимальное количество пересечений и изломов линий, отображающих потоки информации;

5. обеспечение контроля за правильностью составления потоков информации;

6. органическая увязка необходимого дополнительного текстового (или табличного) описания с графическим изображением отдельных характеристик.

Разновидности информационных схем:

Схема 1. Схема организационной структуры исследуемой системы.

Схема 2. Схема информационных связей внутри и вне системы, схема маршрута движения документов или схема информационных потоков.

Схема 3. Предлагаемая схема новой информационной системы либо схема изменений, вносимых в старую информационную систему (последнее делается на этапе синтеза новой информационной системы).

Схема 1 должна показывать:

• состав исследуемой системы (подразделения и руководители как подсистемы);

• связь подсистем и иерархию подчиненности.

Исходя из характера большинства организационных структур схема носит иерархический древовидный характер и может иметь горизонтальные связи. Изображается в виде связанных прямоугольников.

Пример:

Схемы 2 предназначены для описания информационных потоков и отличаются базисом рассмотрения (таблица 1).

Таблица 1- Различия схем описания информационных потоков
Схема	Базис	Дополнительные элементы схемы
Информационных связей	Объекты внутри и вне системы	Связывающие их потоки информации
Маршрута движения документов и показателей	Информационные единицы	Переносящие их информационные потоки и перерабатывающие их информационные процессы (в частности, отражается использование показателей в различных документах)
Информационных потоков	Информационные потоки	Информационные процессы, которые они связывают

При составлении схемы информационных потоков, выявленный перечень видов информации по каждой функции управления целесообразно расположить по группам в следующей последовательности:

1. Плановая информация:

   1. длительного действия (год, квартал, месяц);

   2. на короткие периоды (декада, сутки, смена).

2. Отчетная информация:

   1. за короткие периоды;

   2. за длительные периоды.

3. Обработка возмущений:

   1. информация о возникающих возмущениях и их последствиях;

   2. информация о корректировке планов в связи с производственными возмущениями.

Правила формирования схемы информационных потоков:

1. Структурные подразделения группируются по уровням управления и располагаются в порядке возрастания уровня иерархии слева направо.

2. Смежные подразделения располагаются так, чтобы на схеме материальные потоки направлялись слева направо. Например, кладовая заготовок цеха поставщика располагается слева от структурных подразделений данного цеха, а кладовая готовых деталей цеха потребителя — справа.

3. Наиболее взаимосвязанные потоки информации и подразделения располагаются максимально близко к центру своих групп.

4. По каждому виду информации определяются места возникновения, последовательность образования и получатели.

Характер условных обозначений на схеме зависит от специфики объекта автоматизации. Информационные потоки обозначают линиями со стрелками.

После разметки на схеме маршрутов прохождения информации устанавливают используемые в информационных процессах виды исходной информации.

Пример:

Обозначения:

Сплошные линии – документы

Штрихпунктирные линии – устные сообщения

Штриховые линии – взаимосвязь потоков информации

Кружочек – место образования информации

Кружочек зачерненный – утверждение документа, использование для справок

Треугольник – образование производной информации

Для обозначения потоков информации и потоков задач используют также нотации IDEF0 и IDEFR3.

Расчетная часть

В расчетной части отчета должны определяться:

1. Количественные и качественные характеристики информационных потоков.

2. Требуемый объем вычислительных мощностей (определяется по количественным и качественным характеристикам).

3. Пропускная способность каналов и узлов связи (определяются по данному информационному описанию каналов связи).

Приблизительный вид таблицы:

Наименование документа	Направление движения		Число копий	Кол-во док-в в месяц	Кол-во знаков в документе	Кол-во знаков за месяц
	откуда	куда
Для ПЭО
1. Указания по вопросам изменения плана	Директор	ПЭО	1	1	500	500
2. Письма заказчиков	Заказчик	ПЭО	1	2	500	1000
3. Отчет о выпуске товарной продукции	Цех № 1	ПЭО	2	1	250	500
и т.д.