3. Формирование, состав и структура управленческих отчетов

Управленческая отчетность на производственных пред­приятиях представляет собой систему показателей, по кото­рой отчитываются менеджеры всех уровней управления в рам­ках центров ответственности за установленный отчетный пе­риод времени.

Управленческая отчетность включает таблицы, графики, диаграммы, текстовые доклады, пояснения, записки и т. д., ко­торые составляют по различным информационным источникам.

Управленческая отчетность на производственных пред­приятиях преимущественно используется для осуществле­ния контроля за исполнением операционных и финансовых бюджетов, для разработки программ по устранению выявлен­ных недостатков.

Показатели управленческой отчетности также использу­ются для проведения различных видов анализа деятельности центров ответственности с целью установления отрицатель­ных и положительных отклонений, мест, причин и виновников возникших отклонений, определения резервов повышения эф­фективности их работы.

Оперативно и качественно составленная управленческая отчетность способствует поискам резервов снижения себестои­мости продукции, увеличению прибыли и укреплению финан­сового состояния организации, своевременному взысканию де­биторской и погашению кредиторской задолженности.

Следует отметить, что управленческая отчетность на про­изводственных предприятиях формирует и направляет дви­жение информационных потоков внутри организации. Она ис­пользуется также для разработки и оценки текущих и перспек­тивных планов развития организации и формирования на этой базе разнообразных управленческих решений оперативного, тактического и стратегического характера.

Можно сказать, что управленческая отчетность на произ­водственных предприятиях является тем фундаментом, на ко­тором строится вся коммуникационная система организации.

Основной целью составления управленческой отчетности является формирование самодостаточной информационной базы для обеспечения потребностей менеджеров всех уровней управления необходимой управленческой информацией для принятия обоснованных и эффективных управленческих ре­шений. Поэтому информационное обеспечение формируемых управленческих отчетов должно соответствовать определен­ным принципам и требованиям.

К основным принципам построения информационного обе­спечения управленческих отчетов на производственных пред­приятиях можно отнести принципы непрерывности, сопоста­вимости данных, преемственности и многократности их ис­пользования.

Использование принципа непрерывности в информаци­онном обеспечении управленческих отчетов предполагает, что пользователи управленческой отчетности постоянно нуждают­ся в своевременной, полезной и качественной информации, на базе которой будут формироваться необходимые управленче­ские решения, производиться операционная, финансовая и ин­вестиционная деятельность, выстраиваться направления стра­тегического развития организации.

Использование принципа сопоставимости данных в ин­формационном обеспечении управленческих отчетов подраз­умевает сопоставимость информации разных видов и уровней, ее непротиворечивость и согласованность в процессе принятия управленческих решений.

Сущность принципа преемственности и многократного ис­пользования данных для информационного обеспечения управ­ленческих отчетов состоит в том, что однажды зафиксирован­ная информация будет многократно использоваться менедже­рами при формировании различных управленческих отчетов (без повторной фиксации, регистрации или расчетов).

При формировании управленческих отчетов на производ­ственных предприятиях следует придерживаться соблюдения необходимых требований к их информационному обеспечению. К ним можно отнести требования:

• понятности — формируемая информация имеет цен­ность, если она понятна для заинтересованных пользователей;

• полезности — формируемая информация должна быть нацелена на обеспечение достоверной оценки произошедших, текущих и предстоящих событий и повлиять на разработку управленческих решений, которые будут приниматься в отно­шении операционной и перспективной деятельности;

• существенности — формируемая информация может считаться существенной, когда при ее упущении или непра­вильном отражении могут наблюдаться ситуации недостовер­ной оценки деятельности как всей организации, так и ее от­дельных центров ответственности;

• достоверности и надежности — формируемая информа­ция может считаться надежной и достоверной в случае отсут­ствия существенных ошибок или искажений;

• целесообразности — формируемая информация, содер­жащаяся в управленческих отчетах, должна отвечать целям, ради которых она была подготовлена;

• оперативности — формируемая управленческая отчет­ность должна разрабатываться и представляться заинтере­сованным пользователям оперативно, что является необходи­мым условием для принятия своевременных управленческих решений;

• краткости — формируемая управленческая отчетность не должна содержать излишнюю, избыточную информацию. В противном случае невозможно оперативно осмыслить содер­жание представленной информации и принять обоснованное управленческое решение;

• сопоставимости — возможность использования отчетной информации для сопоставления деятельности различных цен­тров ответственности. Кроме того, информация, представлен­ная в управленческих отчетах, должна быть сравнима также с данными планов, бюджетов и смет;

• адресности — формируемая управленческая отчетность это прежде всего адресная отчетность. Управленческие отчеты должны быть представлены заинтересованным пользователям при соблюдении ими границ конфиденциальности, действую­щих в организации;

• эффективности — затраты на формирование управлен­ческих отчетов должны подвергаться сопоставлению с получа­емыми выгодами от представленной информации.

Требования о содержании, структуре, формах и сроках представления управленческих отчетов должны быть сформу­лированы высшим топ-менеджментом и руководителями цен­тров ответственности.

Менеджмент производственного предприятия должен ве­сти разъяснительную работу с ответственными исполнителя­ми, призванными составлять управленческие отчеты о содер­жании, объемах, видах и сроках предоставления отчетов. Для менеджеров важно не только содержание представленной ин­формации, но и сроки, формы и способы ее доставки.

Формируемые управленческие отчеты призваны обеспе­чить оперативный анализ и оценку достигнутых результатов, выявленных отклонений и обнаруженных недостатков, с тем чтобы разработать меры по их устранению.

Как было отмечено, на производственных предприятиях менеджеры на базе информации управленческих отчетов при­нимают разнообразные управленческие решения. При этом не­обходимо учитывать фактор времени, который связан с процес­сами формирования отчета, выработки управленческого реше­ния и его исполнения. Огромную роль при этом играет доступ­ность и понятность представленной в отчетности информации. Следует всегда помнить, что управленческая отчетность не мо­жет иметь единого стандарта, единой структуры и единых для всех форм. Она для каждой организации и центров ответствен­ности индивидуальна. Здесь шаблонный подход не принимается.

К основным критериям, на базе которых можно сформиро­вать формы управленческих отчетов, можно отнести:

• содержание предоставляемой информации;

• периодичность и адресность предоставляемой инфор­мации;

• объем предоставляемой информации;

• форма предоставляемой информации.

По содержанию предоставляемой информации управ­ленческие отчеты целесообразно подразделять на комплекс­ные, тематические (по ключевым показателям деятельности) и аналитические.

Комплексные отчеты должны формироваться и представ­ляться в разумные сроки, установленные администрацией ор­ганизации. Они должны содержать итоговую информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за отчетный пе­риод. Комплексные отчеты должны представляться регуляр­но и показывать величину доходов и расходов в разрезе цен­тров ответственности, выполнение показателей бюджетов по денежным потокам, рентабельности и т. д.

Тематические отчеты целесообразно представлять по мере возникновения отклонений по важным ключевым показателям деятельности: объемам продаж и себестоимости продаж и др.

Аналитические отчеты должны формироваться и исполь­зоваться по запросам менеджеров и представлять информа­цию, где раскрываются результаты по отдельным сферам де­ятельности. Например, какие факторы и на какую величину они влияют на неэффективное использование ресурсов, изме­нение уровня рентабельности и т. д.

Управленческие отчеты на производственных предприя­тиях, исходя из периодичности и адресности предоставляемой информации, целесообразно подразделять на оперативные, те­кущие и сводные.

В оперативных отчетах должна быть представлена под­робная информация для принятия оперативных управленче­ских решений в рамках центров затрат и продаж. Оператив­ная отчетность, как правило, составляется в очень короткие периоды времени.

Текущие отчеты должны содержать агрегированную ин­формацию на уровне центра прибыли и составляться с перио­дичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчеты должны представляться на высшем уров­не управления, в рамках центра инвестиций, где принимают­ся стратегические управленческие решения и осуществляет­ся общий контроль за деятельностью всех центров ответствен­ности. Периодичность такой отчетности может колебаться от ежемесячных до ежегодных.

По объему предоставляемой информации управленческие отчеты на производственных предприятиях могут выступать в виде сводок, итоговых и общих (сводных) отчетов.

Сводки — это краткие сведения о выполнении отдельных показателей деятельности организации и ее структурных под­разделений за короткий промежуток времени.

Итоговые отчеты должны формироваться и представлять­ся за текущий отчетный период. Текущие отчеты призваны обобщать информацию об отдельных показателях деятельно­сти центров ответственности.

На производственных предприятиях общие (сводные) от­четы должны содержать информацию, соответствующую фор­мам бюджетов.

По формам предоставления информации управленческие отчеты целесообразно составлять в виде таблиц, графиков, ди­аграмм, текстовых докладов, пояснений, записок и т. д.

Табличная форма для составителей и пользователей отче­тов является наиболее приемлемой. Деятельность центров от­ветственности, как правило, выражается цифровой информа­цией. Их намного удобнее представлять в таблицах. Отдельные показатели, представленные в этих отчетах, могут быть рас­крыты в виде пояснений к отчету и приложены в виде записок.

Наиболее наглядными формами управленческой отчетности являются графики и диаграммы. Однако не следует перегружать графики и диаграммы излишней цифровой информацией. Отра­жение большего числа показателей в представленных графиках и диаграммах затрудняет восприятие информации. Если показате­лей и цифр много, то лучше их формировать в виде таблиц.

Текстовые формы управленческих отчетов могут быть со­ставлены в случаях отсутствия необходимой цифровой инфор­мации, либо ее объем незначителен. Однако следует подробно раскрыть значение и важность представленной информации. Текстовые отчеты, как правило, составляют в дополнение к управленческим отчетам в табличной или графической формах.

Применение управленческих отчетов на производствен­ных предприятиях дает наибольший эффект тогда, когда для сбора и анализа информации используются современные ин­формационные технологии.

Вопросы для самоконтроля

1. В чем сущность децентрализации управления, и каково ее вли­яние на построение производственного учета?

2. В чем сущность внутрифирменного расчета, и каковы прин­ципы его организации?

3. Какова цель организации производственного учета по цен­трам ответственности?

4. По каким признакам классифицируются центры ответствен­ности?

5. Каковы особенности организации производственного учета в разрезе центров затрат?

6. Каковы особенности организации производственного учета в разрезе центров продаж?

7. Каковы особенности организации производственного учета в разрезе центров прибыли?

8. Каковы особенности организации производственного учета в разрезе центров инвестиций?

9. Какова роль бюджетирования в производственном учете?

10. Каковы структура бюджетов, их назначение и взаимосвязь?

11. Какие формы управленческой отчетности применяются в производственном учете?

Задания в тестовой форме

1. К основным принципам внутрифирменного расчета относятся:

а) оперативно-производственная и имущественная самостоя­тельность структурных подразделений; технико-экономическое пла­нирование показателей; внутрихозяйственный учет и отчетность; ана­лиз и контроль результатов деятельности; материальное и мораль­ное стимулирование;

б) установление планово-расчетных цен в целом для организа­ции и ее структурных подразделений;

в) установление трансфертного ценообразования;

г) составление бюджетов и внутрихозяйственной отчетности.

2. Производственная структура организации отражает:

а) штатное расписание организации;

б) линию поведения менеджеров производственных подразде­лений;

в) виды производств, состав и структуру цехов, служб, их мощ­ность, формы построения и взаимосвязи;

г) состав и структуру затрат и доходов каждого элемента про­изводства.

3. Центр ответственности — это:

а) центр затрат;

б) центр продаж;

в) центр инвестиций;

г) все перечисленные выше центры.

4. Центр затрат — это:

а) сегмент организации, руководитель которого отвечает за за­траты;

б) сегмент организации, руководитель которого отвечает за вы­ручку от продаж;

в) сегмент организации, руководитель которого отвечает за за­траты и выручку;

г) сегмент организации, руководитель которого отвечает за ин­вестиции.

5. Центр продаж — это:

а) сегмент организации, руководитель которого отвечает за по­казатели платежеспособности и финансовой устойчивости;

б) сегмент организации, руководитель которого отвечает за ра­боту отдела кадров;

в) сегмент организации, руководитель которого отвечает за ра­боту отдела материально-технического снабжения;

г) сегмент организации, руководитель которого отвечает за доходы.

6. Центр прибыли — это:

а) сегмент организации, руководитель которого отвечает за эф­фективное инвестирование полученной прибыли;

б) сегмент организации, руководитель которого отвечает за рен­табельность финансовых и капитальных вложений;

в) сегмент организации, руководитель которого отчитывается перед центром инвестиций;

г) сегмент организации, руководитель которого планирует толь­ко показатели рентабельности производства.

7. Центр инвестиций — это:

а) сегмент организации, руководитель которого отвечает за при­быль и эффективное ее инвестирование;

б) сегмент организации, руководитель которого отвечает за транспортное обеспечение клиентов фирмы;

в) сегмент организации, руководитель которого не несет ответ­ственности за затраты, выручку от продаж и прибыль;

г) сегмент организации, руководитель которого обеспечивает по­ставщиков информацией о своих конкурентах.

8. Внутрихозяйственное планирование по объему решаемых задач:

а) ниже уровня бизнес-планов;

б) выше уровня бизнес-планов;

в) равняется уровню бизнес-планов;

г) ограничивается составлением операционных бюджетов.

9. Генеральный бюджет — это:

а) совокупность планов, составленных для организации в целом;

б) совокупность планов, составленных для основных структур­ных подразделений организации;

в) совокупность планов, составленных для центра прибыли;

г) совокупность планов, предназначенных для составления про­гнозного отчета о прибылях и убытках.

10. Процедура бюджетирования начинается с составления:

а) бюджета производства;

б) бюджета продаж;

в) бюджета инвестиций;

г) прогнозного бухгалтерского баланса.

11. В состав финансового плана организации входит:

а) бюджет производства;

б) бюджет коммерческо-сбытовых расходов;

в) бюджет материальных и трудовых ресурсов;

г) бюджет инвестиций.

12. Бюджет закупок материалов составляется на основе:

а) бюджета производства;

б) бюджета продаж;

в) бюджета материальных затрат;

г) прогнозного отчета о прибылях и убытках.

13. Принятый план является:

а) тактикой организации;

б) стратегией организации;

в) отражением истории организации;

г) необязательным для выполнения.

14. Выполнение плана является:

а) тактикой организации;

б) стратегией организации;

в) необязательным мероприятием;

г) предметом обсуждения с налоговыми органами.

15. В список возможных отчетов для центра затрат входят данные:

а) бюджета денежных средств;

б) бюджета инвестиций;

в) прогнозного бухгалтерского баланса;

г) бюджета производства.

16. В список возможных отчетов для центра продаж входят данные:

а) бюджета денежных средств;

б) бюджета доходов;

в) бюджета производства;

г) прогнозного бухгалтерского баланса.

17. В список возможных отчетов для центра прибыли входят данные:

а) бюджета инвестиций;

б) бюджета денежных средств;

в) прогнозного бухгалтерского баланса;

г) прогнозного отчета о прибылях и убытках.

18. В список возможных отчетов для центра инвестиций вхо­дят данные:

а) бюджета инвестиций;

б) бюджета денежных средств;

в) прогнозного отчета о прибылях и убытках;

г) все перечисленные бюджеты.

19. Статический бюджет рассчитывается:

а) на конкретный уровень деловой активности;

б) несколько вариантов деловой активности;

в) применение комплексного анализа хозяйственной деятель­ности;

г) применение факторного анализа хозяйственной деятельности.

20. Гибкий бюджет предусматривает:

а) конкретный уровень деловой активности;

б) несколько вариантов деловой активности;

в) сравнение только абсолютных значений показателей в денеж­ном выражении;

г) сравнение только абсолютных значений показателей в про­центном отношении.