Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
kurs_lektsiy.doc
Скачиваний:
1
Добавлен:
01.07.2025
Размер:
3.4 Mб
Скачать

5.Подготовка и проведение совещаний.

Проведение собраний и совещаний - тоже часть работы менеджера. Цель проведения совещания - принятие конкретного решения. Для этого необходимо, чтобы предлагаемые вопросы были тщательно подготовлены и проработаны варианты решения.

Подготовка совещания.

Прежде чем созывать совещание, необходимо решить, какие положительные результаты оно может дать, какую пользу извлечет для себя каждый из присутствующих на нем. Не следует собирать совещания по вопросам, которые можно решить самостоятельно. На еженедельные оперативные совещания целесообразно выносить лишь те вопросы, которые не удалось решить в рабочем порядке. Рекомендуется приглашать на совещания минимальное число людей, только тех без кого оно окажется неэффективным. Лучше дополнительно вызвать представителей той или иной службы, если в этом возникла необходимость. Чтобы сократить длительность совещания, не надо жалеть времени на его подготовку. Подробная повестка дня, обеспечивает экономию времени.

На многих совещаниях возникают разногласия, потому что люди говорят о разных вещах. Если сформулирован точно, таких недоразумений не будет. Необходимо предварительно уведомить работника быть готовым высказать свое мнение или ответить на те или иные вопросы. Позаботиться о том, чтобы материалы совещания протоколировались, и обеспечить подготовку помещения и оргтехники.

Проведение совещания.

Начинать работу совещания необходимо в строго назначенное время, даже если отсутствуют некоторые из приглашенных. В случае отсутствия тех работников, без которых совещание проводить нельзя, лучше его перенести, чтобы не отнимать время у остальных участников. При этом следует обязательно выяснить причины опоздания или неявки, строго взыскивать с виновников срыва совещания и обязательно сообщать о принятых мерах в начале повторного совещания.

Руководитель открывает совещание кратким вступительным словом, в котором четко формулирует его основную цель, предлагает регламент выступлений, определяет общую продолжительность совещания и предоставляет слово выступающим. Он следит за строгим соблюдением регламента работы и дает определенное направление обмену мнениями по обсуждаемым вопросам, ставя с этой целью необходимые вопросы перед всеми или предлагая конкретно высказаться тем участникам, мнение которых важно для принятия решения.

Если же на совещании присутствуют работники разного уровня, то при обсуждении спорных вопросов целесообразно вначале предоставить слово подчиненным, а затем их непосредственным руководителям, чтобы мнение последних не оказывало влияние на мнение подчиненных.

Руководителю следует высказываться предельно кратко и ясно. По мелочам не спорить, по пустякам не возражать, не оправдываться, а сообщать о принятых мерах для исправления, создавшегося положения.

Очень важно выбрать последовательность рассмотрения вопросов исходя не только из деловых критериев, но и психологических. Начинать лучше всего с той проблемы, решить которую легче всего. Достигнутый таким образом « успех», подбодряет участников совещания. Доклад не всегда обязателен, но если без него не обойтись, он не должен длиться более 20 мин. Установить жесткий регламент выступлений (3-5мин) и порядок прений и неукоснительно его соблюдать. По итогам собрания (совещания), кроме протокола, следует принять директивный документ и поручить компетентной комиссии контроль за выполнением принятого совещанием решения.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]