1. Составление заданий.

В «Плане дня» записывают все то, что должен или хочет сделать менеджер в течение следующего дня. При этом рекомендуется использовать сокращения соответствующие виду деятельности. Например:

В – прием посетителей, визитеров;

Д – делегирование дел другим сотрудникам;

К - контроль за процессом выполнения заданий;

ПК – поездки, командировки;

П – задание находится в процессе выполнения;

ПР – письменная работа;

Т - телефонные разговоры;

Ч – изучение документов, отчетов, газет и т.д.

Разрабатываемый график дня должен быть реалистичным, т.е. ограничен теми делами, которые менеджер фактически в состоянии выполнить.

2. Оценка длительности поставленных задач.

Проставьте напротив каждого задания приблизительное время необходимое для его выполнения, просуммируйте его и определите ориентировочное общее время:

Таблица 4.

3. Резервирование времени.

При составлении плана дня должно быть охвачено не более 60% рабочего времени менеджера и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного.

4. Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению.

Целью данного этапа является сокращение времени, отведенного для выполнения заданий, до 5-6 часов. Необходимо предпринять следующие шаги:

а). Выявление существенных и несущественных задач (дел) по временному принципу Парето (соотношение 80:20). Это означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% от общего результата. Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат дела, а следует приступать к вопросам в соответствии с их значением и важностью.

б). Установление приоритетов для существенных дел с помощью метода анализа АВС и уточнение в соответствии с ними задач дня.

Таблица 5.

Рис.5. Метод анализа АВС.

Согласно этому методу рекомендуется за самые важные дела (группы А) браться в первую очередь, затем В и С. Рассмотреть каждую задачу с точки зрения возможности ее перепоручения (делегирования) и рационализации.

В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:

Таблица 6.

5. Контроль и перенос несделанных дел.

Если одно и тоже дело переносится многократно, то оно становится для менеджера обузой, и тогда существует две возможности:

• Решительно взяться за него и довести до конца;

• Отказаться от решения данного вопроса, т.к. в ряде случаев проблема разрешиться сама по себе.