2.3. Разработка мероприятий, направленных на совершенствование системы адаптации персонала ку во «цзн города Вологды и Вологодского района»

Проанализировав достаточное количество источников и кадровый состав КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району, можно сделать следующие выводы: в организации существует большая текучесть кадров, хотя заполнение вакантных рабочих мест идет быстро; адаптации персонала не уделяется должное внимание.

Перед разработкой программы адаптации молодых сотрудников КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району определим ее цель. Целью является обеспечение более быстрого ознакомления с профессией принятого молодого работника, уменьшение ошибок, связанных с включением в работу, формирование положительного образа организации, уменьшение дискомфорта первых дней работы.

Для разработки технологии адаптации в ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району молодых сотрудников были определены основные задачи данного процесса:

- уменьшение периода привыкания новых работников, приобретения ими в минимальные сроки необходимых профессиональных навыков;

- закрепление вновь принятых работников в ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району, повышение их мотивации;

- сокращение текучести специалистов;

- экономия времени непосредственного наставника и коллег;

- развитие у новых работников благоприятного и положительного отношения к работе;

- снижение издержек, связанных со временем достижения новыми сотрудниками необходимых показателей работы.

Для оптимизации процесса адаптации персонала КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району предлагается использовать разработанную программу адаптации, которая состоит из следующих этапов:

1. предварительный этап (до начала работы) - когда решение о приеме на работу сотрудника принято, необходимо начать подготовительные мероприятия:

- составить план вхождения в должность;

- подготовить рабочее место: обеспечить мебелью, техническими средствами с установленным программным обеспечением, канцелярией;

- назначить куратора;

- подготовить коллектив к выходу нового работника;

- подготовить справочник контактов;

- подготовить документы для трудоустройства нового сотрудника.

Ответственный – специалист отдела кадров.

Накануне выхода сотрудника на работу сотрудник отдела кадров связывается с работников для подтверждения выхода его на работу, уточняет личные данные новичка, оставляет ему свой контактный телефон.

В день, предшествующий выходу новичка на работу специалист отдела кадров вносит данные о сотруднике в общую базу данных организации. Личные данные (ФИО, дата рождения, пол, номер внутреннего телефона сотрудника) заносятся в общий справочник контактов сотрудников. В справочнике указаны все отделы ОЗН по городу Вологде и Вологодскому отделу с перечнем сотрудников определенного отдела и номерами контактных телефонов. Наличие данного справочника значительно облегчит первые дни работы нового специалиста. Служба управления персоналом формирует пакет документов, связанных с оформлением сотрудника. Помимо этого, специалист отдела кадров совместно с начальником отдела готовят рабочее место для новичка. Проверяют наличие необходимого оборудования для работы (компьютер, МФУ, канцелярские товары). Специалист отдела информационных технологий проверяет установку программного обеспечения (наличие подключения к интернету, работу программного комплекса «Катарсис»).

2. Вводный этап (первый день) включает в себя следующие мероприятия:

- оформление документов в отделе кадров.

- знакомство с уставом организации, трудовым и коллективным договорами, внутренним трудовым распорядком, положениями и локальными актами, необходимыми для работы.

- знакомство с основными моментами работы: техника безопасности; оплата труда, бонусы, премии, штрафы; график работы, отпуск, больничные, отгулы; поощрения и наказания; условия испытательного срока.

- экскурсия по ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району, знакомство с начальником, куратором и сотрудниками.

- получение индивидуального плана на период испытательного срока и справочника контактов.

Ответственный – сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который принимается работник.

В первый день работы работника его встречает специалист отдела кадров. Начальник отдела кадров проводит с работником вводную беседу, которая протекает последующему плану:

1. выяснение у соискателя на должность причин поступления на работу в организацию (дает возможность спрогнозировать стабильность новичка (как долго он сможет проработать на данном рабочем месте), определить факторы, влияющие на мотивацию нового сотрудника;

2. предоставление общей информации об ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району в целом (миссия организации, основные виды деятельности, график, режим работы);

3. предоставление информации о системе компенсационных выплат, существующей в организации (оклад, дополнительные выплаты, премии), а также социальных льготах.

4. ознакомление кандидата с должностной инструкцией, где прописаны основные функции, права и обязанности сотрудника в соответствии с занимаемой должностью.

Данный план должен находиться перед глазами сотрудника отдела кадров, проводящего беседу с кандидатом на должность, чтобы ни один из важных вышеперечисленных вопросов не остался неохваченным. После подробной беседы у человека должно сложиться общее представление о том, что его ждет на новом месте работы.

После беседы специалист кадровой службы перед подписанием трудового договора знакомит нового сотрудника с внутренними нормативными документами и оформляет трудовой договор. Специалист по охране труда проводится инструктаж по технике безопасности, правилам противопожарной безопасности с новым работником.

Затем специалист отдела кадров выдается пакет документов, в который входит следующие материалы: памятка для новичка, содержащая основные сведения об организации (историческая справка, миссия, основные направления деятельности), справочник контактов сотрудников с описанием структуры организации с указанием Ф.И.О. всех контактных лиц, внутренних телефонов и пр. Новому работнику вручается приятный подарок-сувенир с логотипом ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району.

После оформления всех необходимых документов по трудоустройству работник кадровой службы провожает новичка к его непосредственному руководителю, который в свою очередь знакомит новичка с сотрудниками отдела, в котором он будет работать и с его куратором (наставником). Наставничество, которое в последние годы незаслуженно забыто в отечественных организациях должно стать одним из наиболее перспективных направлений совершенствования адаптации персонала ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району. Зарубежные фирмы активно применяет наставничество, рассматривая его как форму доверия к опытному сотруднику, а также в качестве определенного этапа в его служебном продвижении. При этом наставничество необходимо поддерживать материальными стимулами. В качестве наставников могут выступать как опытные работники ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району со стажем, руководители, так и молодые сотрудники, проработавшие несколько лет и положительно зарекомендовавшие себя. Наставника назначает начальник отдела, в который принимается данный сотрудник. В качестве куратора выбирается доброжелательный коммуникабельный человек, пользующийся авторитетом в коллективе и имеющий большой практический опыт.

Система наставничества в ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району позволит добиться следующих эффектов:

- повышение профессионального уровня и навыков всех без исключения сотрудников, вовлеченных в систему наставничества, включая самого наставника;

- снижение текучести кадров, за счет усиления профессиональной составляющей мотивации и предоставления дополнительных возможностей для повышения профессионального статуса;

- снижение риска профессионального выгорания ключевых наиболее опытных сотрудников, носителей знаний, навыков и системы корпоративных ценностей ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району;

- предоставление опытным сотрудникам возможности для карьерного роста в ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району, как в горизонтальном, так и вертикальном направлении;

- укрепит командный дух, повысит лояльность сотрудников компании к ее системе ценностей.

Кроме того, применение системы наставничества позволит:

- повысить качество подготовки и квалификации персонала;

- будет способствовать развитию у новых сотрудников положительного отношение к работе, даст им возможность быстрее добиться необходимых рабочих показателей;

- значительно сэкономит время руководителей подразделения на обучение новых сотрудников;

При первом знакомстве наставник проводит с новичком вводную

беседу.

Беседа наставника с новым сотрудником протекает по следующему плану:

1) организация деятельности рабочего процесса;

2) обязанности и ответственность молодого работника, описание работы и ожидаемых результатов;

3) правила, характерные для данного вида работы; принципы взаимоотношений с другими работниками в коллективе; режим работы, условия труда и отдыха;

4) трудности, которые могут встретиться, и наиболее распространенные ошибки в работе

Наставник рассказывает о будущих коллегах, особенно тех, у кого трудный характер, и тех, на которых всегда можно положиться, просить совета.

В этот же день работник получает от наставника план работы на период испытательного срока. Индивидуальный план составляется на каждого сотрудника отдельно в соответствии с задачами отдела, в котором данный человек будет в дальнейшем работать.

Новому работнику нельзя сразу давать трудных задач, лучше начать с поручений средней сложности, не забывая об инструктировании, для укрепления уверенности сотрудника в себе и желания работать в организации. Это позволит ему успешно справиться с поставленными задачами и при этом почувствовать удовлетворение от работы. Трудности, с которыми сталкивается молодой работник, связаны с недостатком опыта, информации. Но и нельзя перегружать ею новичка, так они очень уязвимы.

В результате этих приготовлений у молодого работника сложится ощущение, что его ждали в данной организации. Это позволит снизить психологическую боязнь провала, тем самым - снизить вероятность разочарования и досрочного ухода.

3. Этап ознакомления (первая неделя). На данном этапе сотрудник вникает в курс дела, смотрит, как функционирует организация, знакомится со своими должностными обязанностями, изучает работу своего отдела и своего участка ответственности.

Ответственный – наставник.

На протяжении этой недели новичок наблюдает за работой своего куратора. Он фиксирует основные технологические операции, изучает порядок работы с клиентами ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району, более подробно изучает нормативно-правовую документацию отделения в целом, своего отдела и конкретного направления, по которому он будет работать. Кроме моментов, касающихся профессиональной деятельности сотрудника наставник знакомит его с правилами трудового распорядка; предоставляет информацию бытового плана (расположение санузла, столовой, места отдыха); рассказывает о традициях отдела; знакомит с системой коммуникаций и связей; рассказывает о поведении при ЧП. Вся информация выдается новичку постепенно и последовательно, что способствует более быстрому ее усвоению.

4. Этап вхождения в процесс выполнения обязанностей (первый месяц).

Главными документами этого этапа является должностная инструкция сотрудника и план работы на период испытательного срока.

Сотрудник должен понять, что от него требуется и постараться удовлетворить ожидания работодателя. Он начинает осваивать свой участок работы.

На этом этапе важна обратная связь – новичок должен задавать вопросы, обращаться за разъяснениями, если ему что-то непонятно.

Ответственный - наставник.

По истечении первой недели в организации сотрудник самостоятельно приступает к работе. В первый месяц свои должностные обязанности он исполняет под руководством наставника. Известно, что новые сотрудники особенно нуждаются в помощи и поддержке первые две недели работы на новом месте, поэтому важно, чтобы наставник как можно чаще разговаривал с новичком по всем возникающим вопросам, принимал непосредственное участие в разрешении появляющихся трудностей и возможных проблем. Если новичок хорошо проинструктирован, испытывает доверие к организации, усвоил предъявляемые требования, комфортно себя чувствует, он будет эффективно и с желанием работать.

Наставник же в свою очередь контролирует процесс адаптации с помощью специального оценочного листа, содержание которого варьируется в зависимости от особенностей профессиональной деятельности сотрудника.

5. Этап перехода к стабильной работе (2-3 месяцы работы). На данном этапе новичок выходит из стрессового состояния, разобравшись с основными производственными вопросами и наладив отношения в коллективе. Это этап стабильной работы, которая охарактеризует его с профессиональной точки зрения.

Ответственный – наставник.

Оставшиеся два месяца испытательного срока сотруднику предоставляется возможность работать самостоятельно.

На протяжении всего периода адаптации наставник наблюдает за работником, помогает ему в затруднительных ситуациях, способствует более мягкой и эффективной интеграции сотрудника в трудовой коллектив.

По истечении этого периода выясняется, достаточно ли хорошо новый сотрудник справляется со своими служебными обязанностями. Оценка при этом должна быть максимально объективной и основываться на наблюдениях и анализе в течение испытательного срока, а также на соответствующих критериях оценки.

Основной целью испытательного срока является сбор и обобщение информации для принятия административного решения относительно дальнейшей судьбы работника: продлить с ним трудовые отношения или же расторгнуть их. Это оценка уровня социальной и профессиональной адаптации новичка, т. е. того, насколько ему удалось влиться в коллектив, усвоить его нормы, ценности, правила поведения (корпоративную культуру), а также освоить основные навыки и приемы, необходимые для эффективного выполнения возложенных на него должностных обязанностей.

6. Этап адаптации (окончание испытательного срока). Данный этап характеризуется подведением итогов перед окончанием испытательного срока и включает в себя:

- оценка деятельности сотрудника.

- обсуждение результатов вхождения в должность и подведение итогов.

В конце испытательного срока сотрудник заполняет анкету, заместитель начальника отделения проводит беседу с новым сотрудником и знакомится с заполненным оценочным листом, в котором отмечает его достижения за истекший период. Это повышает самооценку новичка, его лояльность к организации, является мотивирующим фактором. Затем он обговаривает с подчиненным области работы, требующие улучшения и развития, обсуждает проблемы, возникшие в процессе адаптации профессионального и личностного характера.

После этого заместитель начальника отделения, наставник и прошедший адаптацию сотрудник совместно намечают пути выхода из трудных ситуаций и составляют планы дальнейшего развития. Наставник предупреждает работника о данной беседе за неделю до ее проведения, чтобы дать ему возможность психологически к ней подготовиться. Отчет по результатам испытательного срока заместитель начальника отделения предоставляет начальнику ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району. После этого они совместно с начальником отдела (он же может быть наставником) принимают решение о приеме сотрудника или же расторжении с ним трудовых отношений.

Для того, чтобы ничего не было упущено и все нюансы приема новичка были учтены, разработанный план адаптации последовательно выполняется. Это в значительной степени облегчает жизнь руководителям и практически программирует успех дела. (Приложение 1)

Для того чтобы помочь новому сотруднику продемонстрировать свои профессиональные и деловые качества, а также оценить его реальный потенциал, в процессе адаптации непосредственный руководитель должен придерживаться следующих правил:

1. быть открытым и доброжелательным. В период адаптации сотруднику особенно важно проявить максимум открытости и доброжелательности по отношению к новичку, быть готовым к диалогу и оказанию поддержки.

2) отвечать на вопросы. Чем больше вопросов задаст новый сотрудник и чем больше понятных ответов он на них получит, тем проще и эффективнее будет складываться совместная работа в будущем.

3) быть последовательным. При постановке перед новым подчиненным рабочих задач, непосредственному руководителю полезно придерживаться принципа «от простого к сложному».

4) в период испытательного срока непосредственный руководитель и наставник должны грамотно использовать инструменты мотивации нового сотрудника. Общим принципом является «Хвалить нужно, перехваливать - опасно». Поощрение должно быть соразмерно достигнутому успеху.

5) в первое время не оставлять новичка одного, активно включать его в работу.

6) важно дать понять сотруднику, что его мнение важно уже сейчас, а не через 1, 3 или 6 месяцев, когда он, наконец, решит, что обрел право голоса.

Представленная программа должна стать основой для разработки индивидуальных программ адаптации сотрудников ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району. Контроль по разработке индивидуальных программ адаптации и контроль за их выполнением возложить на начальника отдела кадров.

Для успешного внедрения программы адаптации рекомендуется:

- подготовить полный пакет документов для руководителей структурных подразделений:

- краткую характеристику программы,

- поэтапное описание программы,

- оценочный лист;

- анкету

- обучить начальника отдела кадров и руководителей структурных

подразделений по программе адаптации молодых работников;

- выработать процедуры контроля реализации программы, таких как контроль соблюдения сроков заполнения кураторами отчетов, необходимых для подведения итогов, организация подведения итогов по прохождению испытательного срока и т.д.;

- доработать существующую систему премирования, мотивации и адаптации к существующей действительности;

- справедливая система поощрения;

- выдвигать кандидатов на поощрение, как самого адаптанта, так и его непосредственного наставника;

- периодически на всех сотрудников заполнять оценочные листы, в которых отражается оценка знаний и умений работников, а также предложения по дальнейшему развитию их профессионализма. По результатам анализа оценки персонала, по заявкам подразделений составлять план обучения и самообразования персонала на год;

- специалистам отдела кадров вести обязательный учет молодых рабочих, уволившихся в течение испытательного срока и в течение первого года работы.

С целью улучшения процесса адаптации персонала ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району» необходимо:

- создать своеобразные путеводители по ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району» для новых сотрудников;

- создать интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, впервые вступающих в должность;

- использование метода постепенного усложнения заданий, выполняемых новым работником. Одновременно необходим контроль с конструктивным анализом ошибок, допущенных при выполнении заданий. Целесообразно при этом продумать систему дополнительного поощрения сотрудника за успешное решение поставленных задач;

- выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом.

Реализация мероприятий по внедрению системы адаптации в ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району поможет достичь:

- сокращения сроков привыкания сотрудников к работе;

- повышения надежности персонала;

- активизации профессиональной и творческой активности;

- снижения текучести кадров;

- повышения мотивации сотрудников;

- повышения производительности труда.

Все мероприятия по разработке, внедрению и реализации технологии адаптации новых сотрудников будут производиться сотрудниками отдела по работе с персоналом под руководством начальника отдела.

Данная технология должна усовершенствоваться, изменяться и дорабатываться под воздействием изменений внешней и внутренней среды, в зависимости от таких особенностей адаптированного сотрудника, как возраст, образование и квалификация, социальный статус и др.