Тема 6. Организация работы с документами

Централизация приёма и первичной обработки документов в СДОУ. Операции по приёму, обработке и доставке документов. Документы, направляемые на рассмотрение руководству; документы, передаваемые на исполнение.

Регистрация документов, её назначение. Технология регистрации документов. Регистрируемые и нерегистрируемые документы. Централизация и однократность регистрации документов. Сроки регистрации документов.

Регистрационные учётные формы: журнальная и карточная. Единые регистрационные карточки. Виды и принципы построения регистрационных карточек. Номенклатура дел как пособие для регистрации документов.

Организация справочной работы по документам. Картотеки справочные, контрольные, контрольно-справочные, картотеки по предложениям, заявлениям, жалобам граждан, картотеки на документы, подлежащие возврату в канцелярию из подразделений, картотеки на документы, находящиеся на согласовании или подписании и т.д.

Цели и методика предварительного рассмотрения документов. Рассмотрение документов руководителем организации. Документы, требующие рассмотрения руководителем. Сроки рассмотрения документов руководителем.

Резолюция как форма указания руководителя по исполнению документа. Правила оформления резолюции.

Индивидуальные и типовые сроки исполнения документов.

Порядок прохождения исходящих документов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, подписание, утверждение, регистрация и отправка.

Порядок прохождения внутренних документов.

Контроль исполнения документов, его задачи и составные части. Контрольные картотеки. Этапы контроля: постановка документа на контроль, проведение контроля, снятие документа с контроля, анализ исполнительской деятельности. Продление сроков исполнения.

Оперативное хранение документов. Заведение и группировка документов в дела. Формирование заголовков дел.

Подготовка и передача дел в архив. Экспертиза ценности документов.

Конфиденциальное делопроизводство.

Ведение делопроизводства по обращениям граждан.

Автоматизация процессов документационного обеспечения управления.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каково назначение регистрации документов?

2. Какие документы необходимы для правильного проведения регистрации

документов?

3. Что означает регистрационный номер документа?

4. Каковы составные части регистрационной карточки?

5. Как формируется регистрационная картотека?

6. Из каких составных частей состоит резолюция руководителя, как

она оформляется?

7. Каким образом исчисляется срок исполнения документа?

8. Каково назначение и сущность срокового контроля документа?

9. Каково назначение и принципы создания номенклатуры дел?

10. По какому принципу формулируется заголовок дела?

5. Контрольная работа

   1. Методические указания к контрольной работе

Учебным планом предусмотрено выполнение студентами одной домашней контрольной работы. Цель данной работы – проверка самостоятельного изучения студентами соответствующих тем предмета и выяснение степени подготовленности их к зачёту и дальнейшему продолжению учёбы.

Студент выполняет работу самостоятельно, используя учебную литературу и Государственный стандарт.

Контрольная работа выполняется в отдельной тетради или оформляется на компьютере. На обложке тетради или титульном листе указываются наименование техникума, наименование предмета, фамилия и инициалы студента, вариант задания.

Вопросы контрольной работы следует переписывать полностью. Необходимо оставлять поля размером 30-40 мм для замечаний преподавателя.

Ответы на вопросы контрольного задания должны показать умение студента анализировать и обобщать изучаемый материал. Ответы должны быть исчерпывающими по существу и краткими по форме. Не следует переписывать материал со страниц учебников и учебных пособий.

Контрольная работа содержит 10 вариантов.

Контрольную работу студент должен представить для проверки в техникум в установленные учебным графиком сроки. В техникуме преподаватель проверяет контрольную работу, пишет рецензию, отмечает недостатки, указывает на ошибки. Получив отрецензированную работу, студент должен исправить все отмеченные ошибки. Если работа выполнена неудовлетворительно (не зачтена), студент выполняет ее вторично (незачтённые вопросы, в той же тетради) и предъявляет в техникум для повторной проверки.

Контрольная работа с соответствующим отзывом преподавателя и отчёты по практическим работам предъявляются преподавателю при сдаче зачёта. Без зачтённой контрольной работы студент не допускается к сдаче зачёта.