Тема 2. Общие правила составления и оформления документов

Форматы бумаги, используемой для изготовления документов. Понятие о реквизитах документа. Постоянные и переменные реквизиты, длина реквизита. Рабочее и служебное поле документа. Размеры полей.

Формуляр-образец.

Бланки документов, их виды: бланк для письма, общий бланк. Продольное и угловое расположение на бланке постоянных реквизитов. Унифицированные формы документов.

Расположение реквизитов документа.

Оформление реквизитов согласно требованиям ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Постоянные реквизиты документа; реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа; отметки на документах.

Требования к тексту документа. Понятие о стиле документа. Заголовок к тексту.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое формуляр-образец?

2. Какой Государственный стандарт определяет требования к оформлению

документов?

3. Каковы принципы построения стандартного формата бумаги?

4. Назовите виды бланков.

5. Назовите способы расположения постоянных реквизитов на бланке.

6. Что такое унифицированные формы документов?

7. По какому принципу реквизиты располагаются на листе документа?

Тема 3. Составление и оформление справочно-информационных документов

Докладные и объяснительные записки, их виды, назначение, правила их составления и оформления.

Практическая работа № 1. Составление и оформление докладных и объяснительных записок.

Служебные письма, классификация по назначению и содержанию. Реквизиты письма, их оформление. Требования к тексту письма. Оформление приложений к письмам.

Практическая работа № 2. Составление и оформление служебных писем.

Составление и оформление актов.

Справки, их виды, правила их составления и оформления. Справки личного характера.

Практическая работа № 3. Составление и оформление справок личного характера.

Документирование деятельности коллегиальных органов. Протоколы, правила их ведения, составления и оформления.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие требования предъявляют к оформлению служебных писем?

2. Перечислите виды служебных писем.

3. Назовите виды справок.

4. Каковы требования к оформлению протоколов?

Тема 4. Составление и оформление организационно-распорядительных документов

Общая характеристика организационно-распорядительных документов. Особенности стиля, построения и оформления организационно-распорядительных документов.

Приказы. Приказы по основной деятельности учреждения, распоряжения.

Положения. Уставы. Инструкции. Должностные инструкции.

Практическая работа № 4. Составление и оформление приказов по основной деятельности учреждения.

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите две группы приказов.

2. Каковы особенности составления и оформления приказов по основной

деятельности учреждения?

Тема 5. Работа с документами по личному составу

Значение и состав документов, обеспечивающих документирование работы с кадрами; заявления, приказы по личному составу, характеристики, личные карточки, документы, входящие в состав личного дела.

Особенности ведения делопроизводства по кадрам.

Составление и оформление заявлений о приеме на работу, предоставлении отпусков, об увольнении и т.д.

Практическая работа № 5. Составление и оформление заявлений.

Приказы по личному составу: о приеме на работу, о предоставлении отпусков, о командировании, об увольнении и т.д. Регистрация приказов.

Практическая работа № 6. Составление и оформление приказов по личному составу.

Характеристики. Анкеты. Автобиографии, резюме. Доверенности, расписки.

Практическая работа № 7. Составление и оформление характеристик, доверенностей, расписок.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что входит в понятие «документация по личному составу»?

2. Каковы требования к оформлению заявлений?

3. Каковы особенности составления и оформления приказов по личному

составу?