Часть 4. Основные этапы проектирования
4.1. Оформление заявки
Большинство организаций, имеющие финансовые средства, реализуют собственные программы, как правило, путем выдачи средств по заявкам организаций, учреждений, инициативных образований граждан и т.д. При этом все они требуют предоставления заявки на финансирование социального проекта по определенному образцу. Разрабатываются структуры заявок, вводится ограничения по объему каждого раздела, приводится перечень документов и количество экземпляров, которые представляются в виде предложений, но, независимо от формы и стандартного образца конкретного бюджетодателя, в заявке, как правило, присутствуют одни и те же разделы:
Титульный лист, который включает в себя:
- название проекта;
- сведения о координаторе проекта (ФИО, место работы, должность, контактный телефон);
- сведения об исполнителях проекта (ФИО, место работы, должность, контактный телефон);
- название организации, через которую будет производиться финансирование (индекс, адрес, ФИО руководителя организации, тел/факс);
- сроки и временные рамки выполнения проекта и (даты начала и окончания проекта, даты каждого из этапов проекта);
- полная стоимость проекта и запрашиваемая сумма;
- дата подачи проекта;
- подпись руководителя проекта.
2. Оформление проекта:
- введение;
- обоснование актуальности проекта;
- цели и задачи( в какой форме будет реализовываться проект, какова его структура и мероприятия, почему именно эти мероприятия, является ли программа мероприятий реализуемой, предусматривается ли единый координатор на все время реализации проекта, кто и как участвует в осуществлении проекта и т.д.);
- необходимый бюджет (соответствует ли бюджет обозначимой программе, все ли расходы учтены, каким образом предполагается покрыть расходы и т.д.);
- ожидаемые результаты;
- мониторинг и оценка проекта.
3. Приложения.
Характерные черты успешных заявок:
• текст заявки хорошо проработан и грамотно написан;
• организация – заявитель консультировалась с финансирующим органом на стадии разработки проекта и выяснила все непонятные моменты;
• из заявки видно, что организация хорошо знает целевую группу, проблему и имеет опыт работы в области, заявленной в проекте;
• задачи четко сформулированы, конкретны, логичны и поддаются измерению;
• бюджет (смета) проекта реалистичен и обоснован, затраты соответствуют программной деятельности;
• заявка точно соответствует всем требованиям финансирующего органа;
• поданные документы соответствуют требованиям к форме: оформление, объем, перечень документов, прилагаемые к заявке, количество экземпляров и условия подачи.
В хорошо составленной заявке прописаны:
- история организации, относящаяся к проекту и деятельности, описываемой в ней;
-информация о миссии организации и о том, как она соотносится с проектом;
- целевая группа (группы) и какую пользу получают от проекта;
- проблема, на решении которой направлен проект, и её общественная важность;
- четкая формулировка цели (целей);
- точные измеряемые задачи, количество оказываемых услуг, для кого, в какой период времени;
- план действия для каждой задачи: что, как, когда и кто выполняет;
- формы содержания деятельности: перечень мероприятий, необходимых для получения желаемых результатов с помощью имеющихся ресурсов;
- подробное изложение всех действий в хронологическом порядке;
- ожидаемые результаты (прописаны через оценку);
- описание объема работы каждого исполнителя проекта, описание каждой позиции и квалификации человека, выполняющего этот вид деятельности;
- детальный бюджет, показывающий статьи расходов, имеющиеся ресурсы, запрашиваемую сумму и отражающий деятельность по проекту, детальное объяснение расходов по бюджету;
- приложение в виде прайс–листов и документов, подтверждающих расходы;
- письма поддержки, свидетельствующие об опыте организации в данном виде деятельности или об актуальности проблемы для местного сообщества;
- документы, подтверждающие способность организации реализовать проект.
Характерные черты отвергнутых заявок:
• цель проекта не соответствует приоритетам программы или конкурса, объявленного финансирующей организацией;
• миссия организации –заявителя не соответствует деятельности, заявленной в проекте;
• организация не имеет опыта работы в данной области;
• плохо разработан рабочий план выполнения проекта;
• присутствуют технические ошибки;
• недостаточно прописаны детали проекта;
• бюджет проекта не соответствует (значительно превышает) объему программной деятельности.