Лекция № 10. Типы документов и правила их оформления. Унификация служебных документов.

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирова­ния, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих раз­делить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутрен­нюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразде­лениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного со­подчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными орга­низациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, на­зывают официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядитель­ные, отчетные, справочные, плановые и другие виды доку­ментов, каждый из которых характеризуется общностью тре­бований, предъявляемых к содержанию и языковому оформ­лению.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой дея­тельности относится документируемая информация, различа­ют управленческие, научные, технические, производст­венные, финансовые и другие виды документов. По факто­ру доступности документируемой информации документы мо­гут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по крите­рию первичности происхождения различают оригинал (пер­вый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) доку­мента.

В последнее время выделяют еще один классификацион­ный признак — форма отправления официально-деловой кор­респонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересыл­кой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс ис­пользуются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое зна­чение (договоры, предложения), высылаются обычными почто­выми отправлениями.

Ядро учрежденской (служебной) документации составля­ют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою оче­редь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация и другие сис­темы документации, включая и те, которые отражают основ­ную деятельность учреждения.

Официальные письма. В основе классификации офици­ально-деловой переписки лежат различные классификацион­ные признаки. Так, например, по тематическому признаку офи­циально-деловую корреспонденцию достаточно условно разде­ляют на деловую и коммерческую. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при за­ключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предло­жения, письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По функциональному признаку различают письма, тре­бующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, пись­мо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа со­проводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель — фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного пись­ма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выраже­ние гарантии — гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо — письмо-приглашение и т.д. Многоаспект­ным считается письмо, содержащее однотипные и разнотип­ные аспекты — просьбы, извинения, гарантии. Каждому из су­ществующих аспектов содержания письма соответствуют тра­диционно сложившиеся языковые модели, содержащие клю­чевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем.

По структурным признакам деловые письма делят на рег­ламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осу­ществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержа­ния, но и использование стандартных языковых и синтаксиче­ских конструкций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех эле­ментов письма.

Нерегламентированное деловое письмо, как правило, от­ражает какую-либо необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель. В связи с этим текстовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том чис­ле выразительных. Принцип построения текста в них сущест­венно отличается от жесткой структуры обычных официаль­ных писем, приближаясь то к обычному повествованию (исто­рия вопроса, изложение сути дела), то к рассуждению (убеж­дающая часть), то к описанию (технические характеристики, описания конструкций). Однако язык нерегламентированных писем также содержит элементы стандартизации: этикетные фразы, лексическая сочетаемость, терминологичность.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докумен­тов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. При составлении документа особое значение имеет оформ­ление всех его реквизитов. Требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов определены ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные зако­ном или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

Государственный герб Российской Федерации (для блан­ков государственных предприятий). Изображение герба поме­щается на верхнем поле управленческих документов. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема. Эмблема организации — условное (символиче­ское) графическое изображение, зарегистрированное в уста­новленном порядке, располагается слева от наименования ор­ганизации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном докумен­те. Над наименованием организации-отправителя может ука­зываться еще и вышестоящая инстанция (наименование мини­стерства или ведомства; в коммерческих организациях — на­именование консорциума или промышленно-финансовой груп­пы), в систему которой входит данная организация.

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Донской государственный технический университет

(ДГТУ)

Если в учредительном документе название организации бы­ло повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке, например:

ТЕХКОН Официальный дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и сервису на Юге России

TECHCON Official Sales + Service Dealer for THERMO KING in South of Russia

Справочные данные об организации содержат сведе­ния, важные для организации при информационных контак­тах: почтовый и телеграфный адреса, номера телефонов, те­летайпа, электронной почты; номер счета в банке, наименова­ние банка и т.д. Все указанные сведения даются по усмотре­нию организации.

Почтовый адрес отправителя должен соответствовать почтовым правилам Министерства связи России. Если органи­зация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, ад­рес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, принятым в России) и на иностранном языке, чаще всего английском (по междуна­родным правилам написания адреса).

Дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления или получения. На­пример: 22.06.01 (возможен обратный вариант 01.06.22). В фи­нансовых документах допускается использование словесно-цифровой передачи дат: 22 июня 2001 года.

Регистрационный номер документа, индекс письма явля­ется условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации. Индекс исходящего письма может иметь вид 09-12/35, где: 09 — индекс структурного подразделения; 12 — номер дела по номенклатуре; 35 — порядковый номер письма по регистрационному журналу.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа. Обязательно дается в ответном письме и имеет следующую форму записи: на № 02-05/71 от 27.05.2000.

Адресат. Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае долж­ностное лицо не упоминается, а наименование предприятия пи­шется в именительном падеже. Например:

Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации

Управление по работе с иностранными учащимися Если документ адресуется не только в определенную орга­низацию, но и конкретному лицу, то название организации ста­вится в именительном падеже, а название должности и фами­лия адресата — в дательном:

Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации

Начальнику отдела статистики И.В. Васильеву

Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то на­именование организации входит в состав наименования долж­ности, а название организации отдельно не указывается:

Начальнику отдела статистики

Министерства общего и

профессионального образования

Российской Федерации

Если документ адресуется частному лицу, то вначале ука­зывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получа­теля.

Заголовок к тексту. Указывает на содержание докумен­та с предлогом О без кавычек: О подготовке проекта до­говора. Не рекомендуется употреблять слова «касательно» (кас), «касается». Точка в конце заголовка не ставится. За­головок в кавычки не заключается, пишется с прописной бук­вы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регист­рационный номер и дату документа».

Текст. Это содержание письма, которое может оформлять­ся в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированно­го) изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов в нем выделяют разделы, подразделы, пункты. Нумерация про­изводится арабскими цифрами. Обычно текст состоит из вве­дения с объяснением причин написания письма и основной части с изложением сути дела (обращения, управленческого действия, решения). Текст официального письма может вклю­чать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменно­го официально-делового общения.

Отметка о наличии приложения. При наличии их в до­кументе делается запись в форме: «Приложение: на 3 л. в 2 экз.».

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наимено­вание должности лица, подписавшего документ, личная под­пись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название уч­реждения в подписи не указывается, например:

Главный инженер (личная подпись) Е. Н. Плесовских

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последо­вательности, соответствующей иерархии занимаемых должно­стей.

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фабрики Директор магазина

(личная подпись) (личная подпись)

В. М. Степанов А. П. Миронов

Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем уг­лу лицевой или оборотной стороны последнего листа докумен­та и включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) испол­нителя документа и номер его телефона, например: «Василь­ев Виктор Иванович 32-45-78».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В состав реквизита входят: краткие сведения об ис­полнении, слова «в дело» и номер дела, в котором будет хра­ниться документ.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в органи­зацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядко­вый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости — часы и минуты.

Унификация языка служебных документов

Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает также единооб­разное размещение реквизитов на бланках документа, сокра­щение их форматов, а также обеспечение сопоставимости ин­формации во взаимосвязанных документах и применения тра­фаретных текстов.

Стандартизация официальных бумаг заключается в уста­новлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобще­го и многократного применения в делопроизводстве. Резуль­таты разработки при этом оформляются в виде межгосударст­венных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Особенность унификации языка служебных документов

состоит в формировании системы стандартных языковых мо­делей, отражающих типовые ситуации делового общения. Наи­более значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа. При всем многообразии письменного делового об­щения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

Информирование адресата.

1. Привлечение внимания к проблеме.