Тема 6. Отчетность о ходе выполнения проектов

Аннотация.

Отчетность перед руководством и заказчиком.

Обязанности на фазе завершения.

Отчетность перед руководством и заказчиком.

Руководство компании необходимо постоянно информировать об общем поло­жении дел и состоянии проекта. Проблемы, ставящие под угрозу соблюдение сроков или бюджета, равно как и получение прибыли, не должны скрываться от руководства; по возможности о них следует осторожно сообщать и заказчику. Для выявления подобных проблем предназначены отчеты о состоянии проекта. Их цель - предупредить руководство высшего звена о реальных или потенци­альных трудностях с тем, чтобы оно могло либо помочь в их преодолении, либо свести к минимуму их отрицательное влияние, приняв соответствующие меры.

При докладе спонсору проекта или высшему руководству о возникших про­блемах менеджер проекта должен указать:

• проблему;

• ее причину;

• предполагаемое влияние проблемы на сроки, бюджет, прибыль и другие важные аспекты;

• предпринимаемые или рекомендуемые меры и ожидаемые результаты;

• возможные пути содействия со стороны высшего руководства.

Отчетность перед заказчиком должна осуществляться в соответствии с усло­виями контракта. Менеджеру проекта, администратору по контрактам и менед­жеру по коммерческим/маркетинговым вопросам следует тщательно коорди­нировать свои действия для того, чтобы содержание и способ подачи отчетов заказчику наилучшим образом отвечали интересам компании.

В крупных коммерческих и правительственных проектах определяются три уровня отчетности руководству (см. табл. 2).

Таблица 2.

Три уровня отчетности руководству в крупных проектах

Форма отчетности	Применимость	Периодичность отчета
Главный реестр проектов	Ко всем большим проектам	Ежеквартально или ежемесячно
Ежемесячный отчет о ходе работ	К отдельным большим проектам	Ежеквартально
Анализ критических проектов	К критическим проектам	Согласно расписаниям

Главный реестр проектов - это сводный перечень всех больших проектов, которые удовлетворяют критериям, установленным со­ответствующей корпоративной политикой. На рис. 13 показано, какая информация фиксируется в стандартном главном реестре проектов.

Рисунок 13. Типичный реестр программы/проекта

Главный реестр проектов дает следующие ценные сведения:

• предоставляет перечень крупных проектов, выполняемых на текущий мо­мент, с соответствующей ключевой информацией по каждому из них. Это необходимо для информирования высшего руководства и оценки им состояния проектов;

• указывает, насколько успешно ведется проект его менеджером;

• помогает выявить проекты, подверженные наибольшему риску, чтобы вни­мание руководства сконцентрировалось именно на них.

Ниже предлагается базовая схема составления ежемесячные отчетов:

1. Общий статус - краткий раздел, который освещает текущее состояние про­екта.

2. "Горячие вопросы" - указание ранее выявленных и новых проблем, требую­щих особого внимания; перечисление предпринятых корректирующих мер; прогнозы относительно решения проблем и описание действий, не­обходимых в дальнейшем.

3. План формирования штата проекта - информация о ключевых или ограни­ченных ресурсах.

4. Основные достижения и скорректированные календарные планы – рассмотрение реальных достижений за текущий отчетный период и существенных изме­нений календарного плана на будущее.

5. Области текущих и потенциальных проблем - указание основных трудностей и действий, необходимых для их преодоления. Оценка возможного влия­ния проблем на проект.

6. Исполнение бюджета проекта — комментарий по текущей стоимости проекта со ссылками на текущие отчеты об исполнении бюджета.

7. Приложения: а) главное расписание проекта (при необходимости); б) дета­лизированные расписания проекта; в) отчет об исполнении стоимости про­екта.

Хорошее управление проектами требует периодического (обычно ежемесячно­го) предоставления отчетов заказчику. Эти отчеты должны быть оформлены в письменном виде и подаваться заказчику лично менеджером проекта совмест­но с представителями контрактных (маркетинговых, коммерческих) и юриди­ческих служб. Такая ежемесячная процедура позволяет документировать недо­статки или требования изменений со стороны заказчика, которые способны повлиять на соблюдение сроков, стоимость или содержание проекта. В ежеме­сячных отчетах могут регистрироваться и другие факторы, например забастов­ки, наводнения, срыв сроков поставщиками, нехватка ресурсов и т.д. Подобная документация жизненно важна при завершении проекта для быстрого урегули­рования претензий в судебном или внесудебном порядке. Содержание и формат отчетов зависят от состояния проекта и от конкретного заказчика.

Обязанности на фазе завершения.

На фазе завершения проекта основную ответственность за результаты его оценки несут менеджер проекта и администратор по контрактам. Ниже обязанности этих со­трудников и приводятся.

Менеджер проекта призван:

• обеспечить все необходимое для предоставления заказчику результатов проекта в должном виде, чтобы приемка и завершение работ были проведены с наибольшей эффективностью и выгодой для организации;

• обеспечить соответствие плана и графика приемки требованиям контракта с заказчиком;

• оказывать помощь юридическому, финансовому отделу, а также отделу администрирования контрактов и маркетинга в подготовке плана заверше­ния проекта и необходимых данных по завершению проекта;

• получить планы по завершению проекта от каждого функционального подразделения, принимающего в нем участие, и утвердить их;

• отслеживать операции по завершению проекта, включая перераспределение избыточных материалов;

• уведомить финансовые и функциональные подразделения о завершении работ по проекту;

• отслеживать поступление платежей от заказчика до получения оплаты в полном объеме.

Администратор по контрактам должен:

• в тот момент, когда выполнены все контрактные обязательства (за исключением обязательств о долгосрочной гарантии или поставке запасных час­тей), убедиться, что заказчик своевременно в письменной форме уведом­лен об этом факте;

• обеспечить подготовку всей формальной документации, необходимой для приемки продукта заказчиком, в соответствии с требованиями контракта;

• способствовать завершению всех действий компании и заказчика по закрытию контракта и получению окончательного платежа;

• выставить счет на окончательный платеж;

• всегда, когда возможно, получать от заказчика подтверждение о выполнении компанией контрактных обязательств и освобождении ее от дальней­ших обязательств, кроме связанных с гарантийным обслуживанием (если таковые имеются).