2.3 Интегрированный пакет прикладных программ (ппп) ms Office

Пакеты прикладных программ (ППП) - это специальным образом организованные программные комплексы, рассчитанные на общее применение в определенной проблемной сфере и дополненные соответствующей технической документацией.

Интегрированные пакеты - это набор нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент. Наиболее совершенные из них содержат в себе текстовый редактор, электронную таблицу, СУБД, средства поддержки электронной почты, программу создания презентационной графики. Результаты, полученные отдельными подпрограммами, могут быть объединены в конечный документ, который содержит табличный, графический и текстовый материал. Интегрированные пакеты, как правило, содержат некоторое ядро, обеспечивающее возможность тесного взаимодействия между составляющими.

Одним из наиболее известных интегрированных пакетов есть Microsoft Office, который включает следующие программы:

Microsoft Word - многофункциональный текстовый процессор, который при случае может послужить для верстки текстов, изготовление WWW-страниц и др.

Microsoft Excel — программа для создания и обработки электронных таблиц.

Microsoft Access — программа для создания и администрирования баз данных.

Microsoft PowerPoint — программа для подготовки презентаций, которые включают графические, текстовые, звуковые и даже видеоэлементы.

Microsoft Outlook — мощнейший офисный менеджер, который совмещает в себе программу электронной почты, программу для создания и отправления факсов, Планировщик Встреч и Контактов, записную книжку и многое другое. Большинство достоинств Outlook проявляется только при работе с локальной сетью - для Интернет эта программа слабо приспособленная.

Microsoft Internet Explorer — программа для просмотра страниц Интернет.

Все части этого пакета составляют единое целое, и даже извне все программы выглядят типично, что облегчает как их освоение, так и ежедневное использование.

Практически каждый медицинский работник встречается с необходимостью подготовки тех или других текстовых документов (эпикризов, справок, служебных записок, отчетов, статей, писем, рекламных материалов и т.д.). Для этой цели в медицинской практике широко используется текстовый процессор Microsoft Word.

Microsoft Word - самая нужна и популярная программа во всем Microsoft Office. На примере Word очень удобно изучать интерфейс всех других программ семейства Microsoft Office.

Текстовый редактор - этот термин, который закрепился за Word, уже давно и безнадежно устарел. Word - это многофункциональный текстовый процессор. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения.

Текстовый процессор Word может обеспечить выполнение разнообразных функций, а именно:

• возможность создания нового документа с помощью специальных шаблонов (стандартных писем, приветственных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов);

• возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов;

• автоматическая проверка орфографии, грамматики и даже стилистики при вводе документа;

• автоматическая коррекция часто повторяющихся ошибок;

• расширенные возможности форматирования документа;

• использование стилей для быстрого форматирования документа;

• возможность автоматизации ввода повторяемых и стандартных элементов текста;

• удобные механизмы работы со ссылками, сносками, колонтитулами;

• включение в текст элементов, созданных в других программах Microsoft Office, - графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.;

• возможность подготовки простых электронных таблиц и гипертекстовых документов Интернет;

• возможность работы с математическими формулами;

• возможность автоматического создания указателей и содержания документа;

• возможность отправления готового документа непосредственно с Microsoft Word на факс и по электронной почте;

• расширенные возможности индексации готового документа;

• встроенный Мастер подсказок и объемная система помощи.

Microsoft Еxcel. В работе врача нередко приходится сталкиваться с необходимостью строить диаграммы, графики для всевозможных отчетов, докладов, статей и т.п., готовить различные таблицы, создавать простейшие базы данных и работать с ними, осуществлять статистическую обработку данных, а также получать и передавать информацию.

При наличии компьютера решения этих задач может быть существенно облегчено с помощью редактора электронных таблиц Excel, который оснащен средствами статистической обработки данных. В него включены наиболее часто используемые статистические процедуры: средства описательной статистики, методы регрессионного анализа, средства анализа временных рядов, сглаживание и прогнозирование

Называть Excel просто "электронной таблицей" − все равно, что употребить в отношении Word термин "текстовый редактор". По количеству возможностей, скрытым и открытым функциям и кругу решаемых задач Excel превосходит Word, не говоря уже о других программах.

Табличный процессор − это комплекс взаимозависимых программ, предназначенный для обработки электронных таблиц. Электронная таблица - это компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и граф, на пересечении которых располагаются ячейки, содержащие числовую информацию, формулы или текст. Значение в числовой ячейке таблицы может быть или записано, или рассчитано по соответствующей формуле, в формуле могут присутствовать обращения к другим ячейкам. Каждый раз при изменении значения в ячейке таблицы в результате записи в нее нового значения пересчитываются также значения во всех тех ячейках, в которых есть величины, которые зависят от данной ячейки.

Excel оборудован множеством инструментов, которые позволяют программе во многом угадывать желание пользователя. Например, в том случае, если вам необходимо выстроить столбец цифр, связанных между собой какой-нибудь простой формулой (например, арифметическую прогрессию), будет вполне достаточно заполнить цифрами всего лишь три-четыре ячейки в столбце. Теперь, если выделить мышкой этот мини-столбец, «зацепить» его за правый нижний угол и «растянуть» вниз, на всю длину нужного диапазона, то все ячейки, которые остались пустыми, окажутся заполненными. В более сложных случаях, когда ячейки в столбце связаны между собой более сложными связями, всегда можно вспомнить основы математики и присвоить ячейке необходимую формулу.

Текст в Excel - такой же равноправный элемент, как и цифры, так что можно создавать в этом редакторе практически любые документы. Созданный документ можно сохранить в виде шаблона, на основе которого в дальнейшем можно создавать новые документы. Excel может составлять графики и даже работать с географическими картами. Все эти разные виды документов, которые располагаются на отдельных листах Excel, могут объединяться в рамках более сложной структуры - книги. Книга - это основной тип документа. Книга состоит из нескольких листов, каждый из которых может представлять из себя отдельный документ. Первым листом может быть та же таблица, вторым - составленная на ее основе диаграмма и т.д. Механизм связей Excel безотказно работает в пределах не только одного листа, но и целой книги. Изменения, внесенные в один из листов, приведут к автоматическому изменению диаграммы и значений в других листах-таблицах.

Кроме взаимосвязи ячеек, Excel предоставляет пользователям другое мощное оружие - богатейшие возможности сортировки. Можно выбрать сортировку по строкам или столбцам, задавать последовательность, в которой Excel будет представлять элементы таблицы и выполнять множество других операций.

Безусловно, описанные функции и возможности далеко не исчерпывают всего богатства Excel. Excel − программа намного более специфическая, профессиональная. Она не принадлежит к числу тех, которые держат на машине просто так, на всякий случай.

В пакете имеются сотни встроенных математических функций и алгоритмов статистической обработки данных.

Microsoft Access

Десятки тысяч лет человечество накапливало знания, но лишь сегодня, в начале двадцать первого столетия, мы начинаем заниматься их обработкой и сортировкой. И точкой отсчета для новой, информационной эпохи стал именно момент появления первых баз данных.

База данных — детище нового времени. Потому, что создать какой-либо ее аналог во внекомпьютерной реальности не выйдет. Без компьютера можно написать книгу и начертить таблицу — все, что угодно, кроме базы данных. Говоря о базе данных, на деле имеется в виду два совсем разных объекта: база данных — огромный массив информации и программа - средство управления базами данных (СУБД), что и дает возможность воспользоваться этим информационным богатством. Именно СУБД и позволяет получить ответ на конкретный запрос. В способности за доли секунды вытягивать из большого массива информации нужные данные в нужном виде, и заключается революционность СУБД. Без собственной базы данных не обходится сегодня ни одно учебное заведение, лечебно-профилактическое учреждение и т.д.

Знание баз данных дает человеку ключ к огромной вселенной информации, дарит ему способность видеть информационный мир в трех измерениях. Возможности пакета Access широко могут быть использованы врачом.

Как основу Access использует знакомые нам таблицы, при этом практически все возможности работы с ними, знакомые по Excel, те же. Все таблицы в среде Access не просто равноправные, но и взаимозависимые. Там, где в Excel существует множество автономных документов, в Access это единый документ. Пользователь решает сколько и каких таблиц будет в базе данных, каким образом они будут взаимодействовать между собой.

Создать базу данных в Access можно несколькими способами: режим конструктора, с помощью которого будут заданы все параметры основных таблиц; с помощью Мастера, что предложит вам на выбор десятки шаблонов «деловых» и «личных» таблиц для создания небольшой базы данных.

Power Point – программа для создания презентаций. С помощью этой программы можно подготовить выступление с использованием слайдов, которые потом можно напечатать на прозрачных пленках, или просто демонстрировать на экране компьютера, можно также создать конспект доклада и материал для раздачи слушателям. Power Point создает файл презентаций, который имеет расширение имени РРТ и содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентации на разные темы. Можно изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание.

Программы из интегрированного пакета Microsoft Outlook и Microsoft Internet Explorer рассмотрены в главе 3.

Коротко о главном:

• Пакеты прикладных программ (ППП) - это программные комплексы, рассчитанные на общее применение в определенной проблемной сфере.

• Интегрированные пакеты - это набор нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент. Содержат в себе текстовый редактор, электронную таблицу, СУБД, средства поддержки электронной почты, программу создания презентационной графики.

• Стандартный пакет Microsoft Office включает следующие программы: Microsoft Word - многофункциональный текстовый процессор, Microsoft Excel - программа для создания и обработки электронных таблиц, Microsoft Access - программа для создания и администрирования баз данных, Microsoft PowerPoint - программа для подготовки презентаций, Microsoft Outlook - мощнейший офисный менеджер, Microsoft Internet Explorer - программа для просмотра страниц Интернет.

• Каждый медицинский работник встречается с необходимостью подготовки текстовых документов (эпикризов, справок, служебных записок, отчетов, статей, писем, рекламных материалов и т.д.). Для этой цели в медицинской практике широко используется текстовый процессор Microsoft Word.

• Microsoft Word — самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Текстовый процессор Word обеспечивает выполнение разнообразных функций: создание нового документа, одновременное открытие и работы с большим количеством документов, автоматическая проверка орфографии, грамматики, расширенные возможности форматирования документа, включение в текст элементов, созданных в других программах Microsoft Office, - графических изображений, электронных таблиц и графиков и т.д.

• Табличный процессор - это комплекс взаимозависимых программ, предназначенный для обработки электронных таблиц. Электронная таблица - это компьютерный эквивалент обычной таблицы.

• Табличный процессор Microsoft Еxcel оснащен средствами статистической обработки данных. В него включены статистические процедуры: средства описательной статистики, методы регрессионного анализа, средства анализа временных рядов, сглаживание и прогнозирование. Помогает врачам строить диаграммы, графики для всевозможных отчетов, докладов, статей и т.п., готовить различные таблицы, создавать простейшие базы данных и работать с ними, осуществлять статистическую обработку данных.

• Текст в Excel - такой же равноправный элемент, как и цифры, так что можно создавать в этом редакторе практически любые документы.

• База данных имеет ввиду два совсем разных объекта: база данных - огромный массив информации и программа - средство управления базами данных (СУБД).

• Возможности пакета Access широко могут быть использованы врачом.

• Power Point - программа для создания презентаций.

Контрольные вопросы

1. Что представляют собой пакеты прикладных программ?

2. Что такое интегрированные пакеты прикладных программ?

3. Какие программы включает интегрированный пакет Microsoft Office?

4. Выполнение каких функций обеспечивает текстовый процессор Word?

5. Что такое табличный процессор? Возможности табличного процессора Excel.

6. Возможности пакета Access.

7. Что такое СУБД?

8. Какие вы знаете способы создания базы данных?

9. Что представляет собой программа Power Point? Ее возможности.