МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Волгоградский государственный технический университет»

Камышинский технологический институт

(филиал)

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Волгоградский государственный технический университет»

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ

Создание баз данных

Методические указания к выполнению контрольной работы

по дисциплине «Компьютерные технологии»

Камышин

2014

Теоретический материал

Создание базы данных в microsoft access

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и методы (т. е. программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, мы можем говорить, что в современных базах данных хранится и информация, образующаяся в результате взаимодействия данных, и методы.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы. Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Перечислим основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

• Имя поля определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

• Тип поля определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

• Размер поля определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

• Формат поля определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

• Маска ввода определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

• Подпись определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

• Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

• Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

• Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

• Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

• Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

• Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по назначению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так: значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

• Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

• Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

• Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

• Дата / время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

• Денежный – тип данных для хранения денежных сумм (особенность, связанная с правилами округления).

• Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

• Логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

• Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных.

• Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

• Мастер подстановок – это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

Проектирование баз данных. Обычно с базами данных работают две категории исполнителей. Первая категория – проектировщики. Вторая – пользователи, они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. Основные типы объектов баз данных рассмотрим на примере СУБД Microsoft Access.

Таблицы. Это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу.

Формы. Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и проч.).

Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер).

Страницы. Это страницы доступа к данным (Access 2000). Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещенный на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней.

Макросы и модули. Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications.

Пример выполнения

1. Запустите Access. В панели задач щелкните на кнопке Пуск. Выберите пункт Программы. Щелкните на пункте Microsoft Office ► Microsoft Office Access 2003.

2. В пункте меню File (Файл) выберите New (Новый) или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов.

3. В окне New File нужно выбрать команду Blank Database (рис. 1). В появившемся диалоговом окне (рис. 2) выберите место расположения своей базы данных в адресной строке Save in: (Сохранить в:), затем дайте имя базе данных в поле ввода File name: (Имя файла:) и нажмите кнопку Create (Создать).

Рис. 1. Окно программы Access

Рис. 2. Окно сохранения новой базы данных

4. В окне Database (База данных) (рис. 3) щелкните на вкладке Tables (Таблицы), чтобы появился список таблиц, а затем нажмите кнопку New (Новая).

5. В диалоге New Table (Новая таблица) выберите Table Wizard (Мастер таблиц) и нажмите ОК.

6. В поле списка Sample Tables (Образцы таблиц) выделите строку Customers (Клиенты) (рис. 4).

Рис. 3 . Создание таблицы с помощью Мастера таблиц

Рис. 4 . Окно Мастера таблиц

7. В поле списка Sample Fields (Образцы полей) дважды щелкните на нужном поле, чтобы перенести его в список Fields in my new table (Поля в новой таблице). Того же эффекта можно добиться, используя кнопки между списками. Затем каждое поле необходимо переименовать с помощью кнопки Rename Field. Список нужных полей приведен ниже.

Customer ID Код Клиента

Company Name Организация

Contact First Name Имя

Contact Last Name Фамилия

City Город

Billing Address Адрес

8. Щелкните на кнопке Next (Далее). В появившемся диалоговом окне (рис. 5), в поле What do you want to name your table? (Введите имя новой таблицы), напишите название таблицы – Клиенты.

9. Выделите опцию выбора ключевых полей Yes, set a primary key for me (Определяется Microsoft Access). Щелкните на кнопке Next (Далее).

10. В следующем диалоговом окне выделите опцию Enter data directly into the table (Непосредственный ввод данных в таблицу) и щелкните на кнопке Finish (Готово).

Рис. 5. Сохранение таблицы

Внесение данных в таблицу. Вносить данные в таблицу можно в Режиме таблицы и в Режиме конструктора. Переключение между ^{режимами осуществляется кнопкой}

Microsoft Access вводит в таблицу в качестве ключевого поля то, в котором сейчас находится слово Счетчик и в этом поле автоматически проставляет номер каждой из записей. Остальная информация вводится с клавиатуры.

1. Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к полю Организация. Как только Вы начнете печатать, Microsoft Access присвоит записи идентификатор 1 (рис. 6).

Рис. 6. Ввод данных в таблицу

2. Введите название организации, нажмите Tab, чтобы перейти к полю Имя.

3. Аналогичным образом заполните остальные поля строки, переходя от одного к другому с помощью клавиши Tab.

4. Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к следующей записи. Запись автоматически сохраняется, когда Вы переходите к следующей строке.

5. Чтобы закрыть таблицу, выберите команду меню File ► Close (Файл ► Закрыть).

Создайте таблицу Клиенты, используя следующую информацию табл. 2.

Таблица 2

Код клиента	Организация / отдел	Имя	Фамилия	Город	Адрес счета
1	ТОО «Ланит»	Анатолий	Алешин	Москва	Ул. Горького, 7
2	ОАО «Лотос»	Ольга	Лагутина	Саратов	Ул. Мира, 15
3	АО «Таис»	Иван	Петров	Киев	Ул. Ленина, 4
4	Фирма «Заря»	Анастасия	Михайлова	Москва	Ул. 1905 года, 5
5	ТДК «Поволжье»	Виталий	Семенов	Камышин	Ул. Мира, 102
6	Фирма «Дана»	Никита	Дмитриев	Камышин	Ул. Мира, 102
7	ТОО «Лотос»	Олег	Атомин	Москва	Ул. Горького, 1

Создание таблицы по проекту пользователя

1. В окне Database (База данных) (рис. 3) щелкните на вкладке Tables (Таблицы), чтобы появился список таблиц, а затем нажмите кнопку New (Новая).

2. В диалоге New Table (Новая таблица) выберите Design View (Конструктор) и нажмите ОК.

Присвоение имен полям и выбор типа данных

1. Чтобы присвоить полю имя, в клетку столбца Field Name (Имя поля) введите нужное название поля таблицы Заказы.

2. Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к столбцу Data Type (Тип данных). По умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовой тип данных, выделите нужный тип данных из списка.

3. Щелкните на стрелке, указывающей вниз, чтобы открыть список, и выделите в нем нужную строку, например AutoNumber (Счетчик).

4. Добавьте к перечню остальные поля.

Таблица 3

Field Name	Data Type
Номер заказа	AutoNumber ( Счетчик)
Код клиента	Number (Числовой)
Описание товара	Text (Текстовый)
Единица измерения	Text (Текстовый)
Количество	Number (Числовой)
Цена за единицу	Currency (Денежный)
Отметка о выполнении	Text (Текстовый)

Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы. В имени могут встречаться и знаки препинания, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

1. Перейдите в режим внесения данных в таблицу и заполните ее согласно данным табл. 4.

Таблица 4

Номер заказа	Код клиента	Описание товара	Единица измерения	Количество	Цена за единицу	Отметка о выполнении
1	1	Компьютер	штук	10	15 000 р.	Выполнен
2	2	Ксерокс	штук	18	20 000 р.	Не выполнен
3	3	Писч. бумага	кг	500	110 р.	Не выполнен
4	4	Краска	т	200	12 653 р.	Выполнен
5	5	Сахар	мешков	150	750 р.	Не выполнен
6	6	Мука	мешков	80	400 р.	Не выполнен
7	7	Компьютер	штук	2	15 000 р.	Выполнен

Установка ключевого поля

Каждая таблица в базе данных должна иметь ключевые поля – одно или несколько, значения которых позволяют точно идентифицировать запись в таблице. Ключевое поле помогает наиболее эффективно организовать поиск и объединение данных.

Можно предоставить программе право самой установить ключевое поле, а можно сделать это самостоятельно.

1. Выделите то поле, которое вы намерены использовать в качестве ключевого (поле Номер заказа для таблицы Заказы).

2. Щелкните на кнопке с изображением ключа на панели инструментов ^.

Теперь таблица полностью определена, нужно сохранить ее структуру и начать ввод данных. Для ввода записей в таблицу необходимо переключиться на табличное представление.

Изменение структуры таблицы

Часто бывает необходимо дополнить таблицу новым полем, например, было бы удобно в таблице Заказы указать дату получения каждого заказа, для этого надо модифицировать уже имеющуюся структуру таблицы.

1. Откройте таблицу Заказы.

2. Переключитесь в режим Конструктора.

3. Установите указатель на поле Отметка о выполнении.

4. Нажмите на панели инструментов кнопку Insert Rows (Добавить строки).

5. Введите в новую строку имя поля Дата получения и тип поля Date/Time (Дата).

6. Перейдите в режим таблицы, предварительно сохранив сделанные изменения в структуре.

Установка характеристик поля

Каждое поле таблицы имеет определенные свойства, используя которые можно управлять процессами обработки, хранения и представления данных. Например, чтобы данные указывались в процентах, необходимо выбрать для свойства Format (Формат) значение Percent (Проценты) (рис. 7).

Рис. 7. Установка характеристик поля

Работа с записями таблицы

Для того чтобы переименовать, растянуть или сжать поле, добавить или удалить столбец, достаточно активизировать контекстное меню поля, щелкнув правой кнопкой мыши по нужному полю. Операции удаления или добавления записи также осуществляются через контекстное меню указателя записи или нажатием соответствующих кнопок на панели инструментов.

Сортировка записей. Для более наглядного представления данных удобно отсортировать данные. Сортировка – это упорядочение данных по заданному признаку с целью удобства использования.

Поиск и замена записи. Для быстрых поисков и замены одной записи используйте кнопку с изображением бинокля, на панели инструментов . Перед осуществлением поиска необходимо активизировать поле, по которому Вы будете искать или заменять запись.

Фильтрация записей. Фильтрацией называют отсеивание «лишних» данных, в которых нет необходимости.

Пример выполнения

Для того чтобы отсортировать записи, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Открыть таблицу Клиенты и представить ее в форме таблицы.

2. Щелкнуть на поле, по которому будет производиться сортировка (Организация).

3. Указать порядок сортировки. Для этого выбрать пункт меню Records ► Sort ► Sort Ascending / Sort Descending (Записи ► Сортировка ► Сортировка по возрастанию / Сортировка по убыванию). Можно также выбрать одноименные кнопки на панели инструментов .

Для того чтобы найти запись:

1. Выделите поле Фамилия.

2. При активизации кнопки появится диалоговое окно Find and Replace (поиск и замена). В поле ввода Find what (Образец) необходимо написать искомое значение «ов». В поле Look in (Поиск в поле) отображается имя активного поля.

3. Из списка Search (Просмотр) выбирается направление поиска. Выберите All (Все).

4. Из списка Match (Совпадение) выбирается формат поиска, например, необходимо найти всех клиентов с фамилией, начинающейся на «ов».

Таблица 5

Активная запись в списке	Найденные записи в таблице
Whole field (Поля целиком)	Клиенты с фамилией «ов»
Start of field (С начала поля)	Все клиенты, фамилия которых начинается на «ов»
Any part of field (С любой частью поля)	Все клиенты, в фамилии которых есть сочетание «ов»

После указания всех параметров поиска нужно нажать кнопку Find (Найти). Найденная запись будет выделена в таблице.

Иногда требуется заменить все найденные значения на некоторое другое значение. Например: клиент, проживающий по адресу: ул. Некрасова, 64 – переехал на ул. Ленина, 45. Для такой корректировки нужно выполнить следующие шаги:

1. Активизируйте нужное поле (Адрес).

2. Выберите в меню Edit (Правка) команду Replace (Заменить) (рис. 8).

3. Введите в поле Find what (Некрасова, 64) и подставляемое значение (Ленина, 45) в поле Replace with. Затем щелкните кнопку Find Next (Найти далее), чтобы найти запись, а потом кнопку Replace (Заменить).

Рис. 8. Окно замены значения

Фильтрация группы записей. Если необходимо выбрать из таблицы все записи, содержащие какой-либо элемент, например, всех клиентов, проживающих на ул. Ленина, необходимо использовать фильтр. Наи^{более простая форма фильтрации – это фильтр по выделенному .}

Предположим, необходимо найти всех клиентов с фамилией Иванов.

1. Активизируйте поле, по которому будете осуществлять выбор записей, (Фамилия).

2. Найдите и выделите в этом поле значение поиска (Иванов).

3. Нажмите кнопку Filter by selection (Фильтр по выделенному).

Microsoft Access начнет поиск и предоставит найденные данные в

табличной форме. Чтобы снова вызвать на экран все записи, нажмите на

^{кнопку Remove filter (Удалить фильтр) .}

Иногда бывает необходимо найти записи по нескольким полям, например всех клиентов по фамилии Иванов, проживающих в Камышине. Для этого нужно выполнить следующие шаги:

1. Выбрать пункт меню Records ► Filter ► Filter by form (Записи ► Фильтр ► Изменить фильтр) или нажать одноименную кнопку на па^{нели инструментов .}

2. Активизировать поле Фамилия и выбрать из появившегося списка нужную фамилию (Иванов), фамилию можно также ввести с клавиатуры.

3. Проделать то же для поля Город.

4. Нажать кнопку Применение фильтра.

Можно также выбрать логически связанные записи, например, всех клиентов по фамилии Иванов, проживающих в Камышине или Волгограде. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1. Построить фильтр для отбора Ивановых, проживающих в Камышине.

2. Нажать вкладку Или.

3. Построить фильтр для отбора Ивановых, проживающих в Волгограде.

4. Нажать кнопку Применение фильтра.

Расширенный фильтр. Более широкие возможности отбора записей предоставляет Advanced filter (Расширенный фильтр). Пункт меню – Records ► Filter ► Advanced filter (Записи ► Фильтр ► Расширенный фильтр).

При выборе этого пункта меню откроется диалоговое окно Фильтр (рис. 9). Верхняя часть окна содержит перечень всех полей активной базы данных, в нижней части окна находится бланк фильтра, в котором указываются условия отбора. Выбрать поле, по которому будет осуществляться фильтрация, можно с помощью мыши, перетащив имя поля из верхнего окна в нижнее окно на строку Field (Поле), можно также выбрать интересующее поле из списка Field (Поле). Далее необходимо указать порядок сортировки, по которому будут выведены найденные записи, в строке Sort. В поле ввода Criteria (Условие отбора) следует указать условие фильтрации, это можно сделать с клавиатуры, как ранее, а можно воспользоваться Построителем выражений. Для этого нужно вызвать контекстное меню и выбрать в нем пункт Build (Построить). Откроется диалоговое окно Expression Builder (Построитель выражений) (рис. 10).

Рис. 9. Окно расширенного фильтра

Рис. 10. Окно построителя выражений

● В верхней части окна построителя расположено поле выражения. Ниже находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения.

● В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку Operators (Операторы) в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа.

● В нижней части окна построителя находятся три поля.

● В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения.

● В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, находящейся в левом поле. Например, если выбрать в левом поле Functions (Встроенные функции), то в среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access.

● В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных левым и средним полями. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.

После того, как введено условие отбора в Построителе выражений, следует нажать ОК. Используя поле ввода OR (Или), можно создать логически связанный запрос. Здесь также можно применять Построитель выражений.

Предположим, необходимо найти всех клиентов, заказавших муку в количестве более 50 мешков. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1. Откройте таблицу Заказы.

2. Выберите в главном меню пункт Records ► Filter ► Advanced filter (Записи ► Фильтр ► Расширенный фильтр).

3. Из верхнего списка полей выберите поле Описание товара и при нажатой кнопке мыши перетащите это поле в нижнее окно на строку Field (Поле).

4. Проделайте то же для поля Количество.

5. Сформируйте условие отбора для поля Описание товара (напишите слово «Мука» и нажмите клавишу ввода).

Чтобы сформировать условие отбора для второго поля, воспользуетесь Построителем выражений.

6. Активизируйте контекстное меню и выберите пункт Build (Построить).

7. В открывшемся окне Построителя выражений нажмите кнопку со знаком «>» и введите цифру 50. Нажмите кнопку ОК.

8. Выберите пункт меню Filter ► Apply Filter (Фильтр ► Применить фильтр) или нажмите одноименную кнопку на панели инструмен^{тов .}

9. После этого на экран будет выведена таблица с найденными запи^{сями. Можете изменить фильтр, нажав кнопку Изменить фильтр ,} или удалить фильтр и вернуться в исходную таблицу Заказы, нажав ^{кнопку Удалить фильтр .}