6 Детальная оценка бизнес-процесса, выбранного для реинжиниринга
6.1 Окружение бизнес-процесса
Для выбранного бизнес-процесса имеем следующую информацию:
- участники процесса: сотрудники организации, старший менеджер, начальник отдела кадров, бухгалтерия.
- формы документов:
1) вход – список сотрудников, организационно-технический план;
2) выход – отчёт о проделанной работе, ведомость о начислении зарплаты.
6.2 Измерение выполнения бизнес-процесса
Измерители процесса:
1) продолжительность бизнес-процесса с создания списка сотрудников и организационно – технического плана до формирования отчета о проделанной работе и ведомости о начислении заработной платы;
2) количество исправлений, уточнений и подтверждений со стороны старшего менеджера;
3) количество исправлений, уточнений и подтверждений со стороны главного бухгалтера и начальника отдела кадров.
6.3 Сильные и слабые стороны бизнес-процесса
Слабые стороны:
несвоевременное предоставление или непредставление информации вследствие низкого уровня коммуникаций сотрудников;
низкая скорость передачи информации между участниками БП;
наличие большого количества бюрократических процедур при согласовании и утверждении отчета по данному БП.
Сильные стороны:
наличие электронного обмена информацией между участниками БП.
Наличие слабых сторон БП, ведет к увеличению времени проведения проверки и как следствие к увеличению времени реакции подразделения на возникшую проблему его функционирования, а именно задерживается процесс принятия и проведения корректирующих мероприятий.
7 Описание существующего бп
Начальник отдела кадров составляет список сотрудников, работающих в организации. После чего старший менеджер отправляют в бухгалтерию такие документы, как организационно-технический план и отчёт о проделанной работе. Данная отчетность необходима для начисления заработной платы сотрудникам. Главный бухгалтер проверяет отчеты, формирует единый отчет за месяц. Таким образом, на основании полученных документов главный бухгалтер подписывает ведомость о начислении зарплаты (таблица 4).
Таблица 4 – Описание существующего БП
№ |
Операция бизнес-процесса |
Ответственный |
1 |
Составление списка сотрудников организации |
Начальник отдела кадров |
2 |
Составление организационно-технического плана и отчёта о проделанной работе |
Старший менеджер |
3 |
Проверка отчетов, создание единого отчета за месяц |
Старший менеджер |
4 |
Обработка отчета и расчет зарплаты сотрудникам |
Главный бухгалтер |
Алгоритмическая схема функционирования существующего бп
Рисунок 3 – Схема бизнес-процесса «Управление производительностью»
9 Инструменты реинжиниринга бизнес-процессов
9.1 Анализ методом пяти вопросов
Таблица 5 – Анализ методом пяти вопросов
Субпроцесс |
Что |
Где |
Когда |
Кто |
Как |
||||||||
Как есть |
Предлагаемый вариант |
Как есть |
Предлагаемый вариант |
Как есть |
Предлагаемый вариант |
Как есть |
Предлагаемый вариант |
Как есть |
Предлагаемый вариант |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|||
Составление списка сотрудников организации |
Создаётся список сотрудников организации на данный момент |
Создаётся список сотрудников организации на данный момент |
Начальник отдела кадров |
СУРВ |
По требованию |
По требованию |
Начальник отдела кадров |
СУРВ |
При личном контакте |
Автоматически сгенерированное письмо на электронный почтовый ящик |
|||
Составление организационно-технического плана |
Старший менеджер составляет организационно- технический план работ для сотрудников |
Организационно- технический план создается на совещании начальников отделов |
Старший менеджер |
- |
При получении задания от главного бухгалтера |
Заранее на совещании начальников отделов |
Старший менеджер |
- |
Основываясь на ранее согласованном плане работ на месяц |
При личном контакте начальников отделов, план уже составлен в XML-формате |
|||
Создание отчёта о проделанной работе |
Создаётся отчёт о проделанной работе каждого сотрудника организации в XML-формате |
Создаётся отчёт о проделанной работе каждого сотрудника организации в XML-формате |
Старший менеджер |
Старший менеджер |
При получении задания от главного бухгалтера |
При получении задания от главного бухгалтера |
Старший менеджер |
Старший менеджер |
Заполнение пустого шаблона в Excel или аналоге |
Заполнение пустого шаблона в Excel или аналоге |
|||
Проверка полученных отчетов |
Производится проверка того, что отчёты выполнены корректно, если есть ошибки, отчёт должен быть создан повторно |
Проводить полную проверку после создания единого отчета за месяц |
Старший менеджер |
- |
После получения отчетов |
- |
Старший менеджер |
- |
Ручная проверка отчёта |
- |
|||
Создание единого отчета за месяц |
Все групповые отчёты объединяются в один |
Все групповые отчёты объединяются в один |
Старший менеджер |
Старший менеджер |
После получения отчетов |
После получения отчетов |
Старший менеджер |
Старший менеджер |
Создаётся стандартный файл, в который заносится информация из всех групповых отчётов |
Делается запрос к СУРВ на формирование отчёта за указанный период |
Проверка и обработка отчёта |
Проводится полная проверка отчёта |
Проводится полная проверка отчёта для исключения ошибок |
Бухгалтерия |
Бухгалтерия |
После формирования единого отчёта |
После формирования единого отчёта |
Главный бухгалтер |
Главный бухгалтер |
Ручная проверка отчёта |
Автоматическая проверка в СУРВ |
Расчет зарплаты сотрудникам |
На основе отчётов за месяц формируется ведомость о начислении з/п |
На основе отчётов за месяц формируется ведомость о начислении з/п |
Бухгалтерия |
Бухгалтерия |
После формирования корректного единого отчета |
После формирования корректного единого отчета |
Главный бухгалтер |
Главный бухгалтер |
Отчёты импортируются в Б/У программу и производится автоматическая генерация ведомости вручную |
Отчёты импортируются в Б/У программу и производится автоматическая генерация ведомости |