Часть 3. Информационные технологии в экономике и управлении.
Раздел 1. Проектирование экономических информационных систем. Автоматизированные системы бухгалтерского учета.
Обеспечивающие подсистемы ИС
Обеспечивающие подсистемы являются общими для всей ИС независимо от конкретных функциональных подсистем, в которых применяются те или иные виды обеспечения. В работе обеспечивающие и организационные подсистемы объединены в одну обеспечивающую подсистему. Обоснованием такого решения можно считать, что их составляющие обеспечивают реализацию целей и функций системы.
Состав обеспечивающих подсистем не зависит от выбранной предметной области и имеет
● функциональную структуру;
● информационное обеспечение;
● математическое (алгоритмическое и программное) обеспечение;
● техническое обеспечение;
● организационное обеспечение - это совокупность средств и методов организации производства и управления ими в условиях внедрения ИС;
● кадровое обеспечение - это совокупность методов и средств по организации и проведению обучения персонала приемам работы с ИС. Его целью является поддержание работоспособности ИС и возможности дальнейшего ее развития. = методики обучения, программы курсов и практических занятий, технические средства обучения и правила работы с ними и т.
а на стадии разработки ИС дополнительные обеспечения:
· правовое - предназначено для регламентации процесса создания и эксплуатации ИС, которая включает в себя совокупность юридических документов с констатацией регламентных отношений по формированию, хранению, обработке промежуточной и результирующей информации системы.;
· лингвистическое;
· технологическое;
· методологическое;
· интерфейсы с внешними ИС.
Функциональная структура
Функциональная структура представляет собой перечень реализуемых ею функций (задач) и отражает их соподчиненность. Под функцией ИС понимается круг действия ИС, направленных на достижение частной цели управления. Состав функций, реализуемых в ИС, регламентируется ГОСТ и подразделяется на информационные и управляющие функции.
Информационные функции - это централизованный контроль (1 - измерение значений параметров, 2 - измерение их отклонений от заданных значений) и вычислительные и логические операции (3 - тестирование работоспособности ИС и 4 - подготовка и обмен информацией с другими системами). Управляющие функции должны осуществлять: 5 - поиск и расчет рациональных режимов управления, 6 - реализацию заданных режимов управления.
Информационное обеспечение - это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы отображения состояния объекта управления в виде данных внутри ИС, документов, графиков и сигналов вне ИС. Информационное обеспечение подразделяют на внешнее и внутреннее.
Информационные процессы в системах управления
Информационный ресурс организации представляет собой понятие, отражающее уровень использования как внутренней, так и внешней информации, а также совокупность методов и средств применяемых организацией для поиска, обработки и распределения информации.
Совокупность основных элементов и информационных отношений образует бизнес-структуру организации.
Системная модель бизнес-структуры организации
Графическое отображение системной модели бизнес-структуры имеет следующие состояния: Т – ценности, то, что порождает поток доходов; L – бизнес-платформа, то, что составляет производство, его стратегию и рынок (система взаимодействия с рынком – маркетинг и т.п.); Р – бизнес-архитектура, организация персонала фирмы; I – информационный ресурс системы.
Информационная деятельность направлена на:
1) поддержку и развитие систем управления бизнесом на базе информационной системы предприятия;
2) выявление основных направлений информационных потребностей, отбор источников информации;
3) сбор и обработку информации, оценку ее полноты, достоверности и значимости;
4) анализ информации и выявление тенденций;
5) разработку прогнозов и альтернатив поведения предприятия;
6) принятие управляющих решений для реализации стратегических планов;
7) формирование и постоянное обновление базы знаний предпринимательских идей и связанных с ними рынков и т.п.
Информационный ресурс организации позволяет отобразить реальное состояние бизнеса, выработать адекватную реакцию на изменения в бизнесе и окружающей среде, а также обеспечить поиск наиболее эффективного взаимодействия всех ресурсов предприятия: финансового, материального, интеллектуального и т.п. Для этого организуется деятельность по:
1) поддержке мониторинга производственного и административно-хозяйственного процессов;
2) обеспечению оперативного доступа к архивам документов управления и технологий;
3) получению информации о загрузке рабочих мест, движении материалов, расходе рабочего времени и т.п.;
4) регистрации и подготовке аналитических материалов о сырье, комплектующих и готовой продукции;
5) поддержке системы учета и классификации затрат;
6) поиску и установке партнерских связей и сотрудничества;
7) анализу данных о состоянии бизнеса и разработке проектов развития предприятия;
8) модернизации информационной системы предприятия и т.п.
Информационные потоки организации могут обеспечить:
1) получение законченных хозяйственных решений по всем бизнес-функциям для реализации стратегического и оперативного управления предприятием;
2) поддержку всех хозяйственных и финансовых процессов;
3) стандартизацию хозяйственных операций на уровне всей организации;
4) настройку индивидуальных хозяйственных единиц;
5) поддержку структур с несколькими организациями с адаптацией к особенностям каждой единицы и т.п.
Информационный ресурс охватывает все подразделения и службы организации. В этом смысле можно говорить об информационном пространстве предприятия, понимая под этим термином не только информацию и средства ее обработки, но и географию информационных отношений.
Информационное пространство организации (ИП) формируется с помощью технических средств обработки информации, компьютерной и телекоммуникационной технологии. В зависимости от формы их взаимодействия и использования можно выделить четыре основных уровня реализации ИП организации.
На первом уровне реализации ИП организации фактографическая информация о выполненных хозяйственных операциях формируется в виде таблиц конкретной БД (базы данных). Обработка этих таблиц позволяет вести основные виды учета: оперативный, бухгалтерский, административный, налоговый и т.п.
Реализация ИП второго уровня предполагает использование мощной системы управления базой данных (СУБД), которая позволяет не только выполнить основные операции по обработке фактографической информации и поддерживать все виды учета, но и дать возможность подготовки различных аналитических документов. На этом уровне реализации формируется взаимодействие с Интернетом, позволяющее осуществить электронный документооборот и способствующее накоплению и обобщению корпоративной информации.
Модель ИП третьего уровня отражает его разделение на отдельные инфосистемы: логистика, учет и отчетность, управление персоналом и т.п., в каждой из которых формируется своя ИС. Здесь также создается общая ИС отображения информации для менеджмента. ИП этого уровня используют в своей структуре «пул данных», который определяет не только возможность приема и хранения оперативной информации, но также и средство ее предварительной обработки по заранее установленным алгоритмам. Эти алгоритмы настраиваются на заранее устанавливаемую систему аналитических отчетов. Модель ИП третьего уровня предусматривает реализацию хозяйственной деятельности в Интернете, например, посещение торговых площадок, использование электронных платежей и т.п.
ИП организации четвертого уровня предполагает его расширение за счет применения фронт-офисных структур, которые могут с помощью Интернета предоставить стейкхолдерам (поставщикам, партнерам, клиентам, инвесторам) необходимую информацию в соответствии с данными им полномочиями, рис. 1.4.
Рис. 1.4. Модель информационного пространства организации
Процессы формирования ИП на этом уровне ведутся с помощью бэк-офиса фирмы. Управление системой осуществляется с помощью информационной системы менеджмента, связанной с кокпитом системы. Кокпит реализует демонстрацию графических аналитических отчетов с помощью демонстрационных LSD-планшетов.