Введение
Человеку в течение жизни приходится составлять документы, а задействованные в управленческом аппарате имеют дело с документами гораздо чаще. И правильность составления и оформления документ влияет на правильность принятия управленческого решения.
Понятием «документ» определяется информация, записанная, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности.
Принятое руководителем решение фиксируются определенным порядком и в определенных формах ( в документах). При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, соответствие действующему законодательству, правильность оформления, качество содержания, возможность оперативного поиска.
Процесс документации требует наличия определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Документ или документационная информация, это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Приказ и его виды
Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги А4 с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – "Проект".
Виды приказов в организации: Обычно, массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ (документационного обеспечения управления), вторые – отдел кадров (отдел HR). Помимо функционального назначения между видами приказов есть еще одно существенное различие – срок их хранения. В Перечне типовых управленческих архивных документов мы можем видеть, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по личному составу (за редким исключением) – 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет. При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. Как же быть в таком случае?
Ответ на этот вопрос нам даст Перечень 2010 года. Его десятый раздел посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558) Перечень к ним относит: соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; эксплуатацию зданий, помещений; транспортное обслуживание, внутреннюю связь; обеспечение безопасности организации. При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу». Задача приказов по личному составу – отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации.
Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п. Обратим внимание на один важный момент: До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам, но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, не являются обязательными к применению (за малым исключением).
Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.