6.2. Формирование бухгалтерской службы

НА ОСНОВЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО И ПРЕДМЕТНОГО РАЗДЕЛЕНИЯ ТРУДА

Обработку документов, рациональное, ведение бух­галтерских записей в учетных регистрах и на их основе составление отчетности обеспечивает подразделение, со­здаваемое практически в любой организации, т.е. бух­галтерия.

Бухгалтерский учет на предприятии имеет свою орга­низационную структуру. Под структурой бухгалтерс­кого аппарата понимается состав и соподчиненность вза­имосвязанных организационных единиц или звеньев бухгалтерии, выполняющих различные функции.

Организация бухгалтерского учета - заранее на­меченная система мероприятий (условий и элементов) по построению бухгалтерского учета в соответствии с учетной политикой предприятия, составляется с учетом специфики работы предприятия, его структуры и други­ми условиями и предпосылками. Организация бухгал­терского учета осуществляется для контроля за рацио­нальным использованием ресурсов и получения более по­ложительного финансового результата.

В зависимости от величины и специализации пред­приятия, а также объема выполняемых учетных опера­ций могут быть выбраны различные варианты организа­ции бухгалтерской службы на предприятии, причем в зависимости от периодически проходящих организаци­онных изменений на предприятии могут меняться вари­анты организации бухгалтерской службы, как в целом, так и отдельных ее групп.

Бухгалтерский учет может быть организован по цен­трализованной, децентрализованной или смешанной форме.

Централизация учета предполагает сосредоточе­ние синтетического и аналитического учета, составле­ние баланса и отчетности в главной бухгалтерии. При этом в подразделениях предприятия осуществляется первичный отчет путем составления первичных доку­ментов по всем хозяйственным операциям. Данные первичных документов формируются в накопительных и группировочных ведомостях, а также в производствен­ных отчетах и отчетах о движении материальных ценностей. Далее документы поступают в главную бухгал­терию, где они проверяются, обрабатываются и их дан­ные заносятся в регистры синтетического и аналити­ческого учета.

Децентрализация учета состоит в том, что в отдель­ных структурных подразделениях организации не толь­ко оформляются первичные документы, но и ведется син­тетический и аналитический учет, составляется отчет­ность организации. Подразделения предоставляют отчетность в главную бухгалтерию, где их сверяют в целом по предприятию.

Частичная децентрализация учета (смешанная форма) заключается в том, что в подразделениях пред­приятия, наряду с документами и сводными производ­ственными отчетами составляют бухгалтерские провод­ки, то есть ведется аналитический учет, производится сводка и группировка учетных данных, но их обобще­ние ограничивается составлением производственных отчетов.

Структура бухгалтерской службы, численность ра­ботников отдельных бухгалтерских подразделений: оп­ределяется внутренними правилами и должностными инструкциями.организации. В зависимости от разме­ра предприятия, количества самостоятельных подраз­делений, видов деятельности и видов услуг, видов функций и операций, количество штатных единиц бухгалтеров может быть различным (от 0,5 единицы до 100 человек).

Должностные обязанности работников учета долж­ны быть перераспределены, исходя из степени их загру­женности, средств и каналов передачи учетных данных. При этом функции бухгалтерского учета могут комби­нироваться различными способами при их выполнении конкретными работниками.

Различают три вида разделения труда учетного пер­сонала: предметный, линейный, функциональный.

Предметный вариант разделения труда предпола­гает распределение документов в соответствии с назва­ниями отделов: расчетный отдел; отдел сбыта; производ­ственный отдел; общий отдел; материальный отдел.

Каждый отдел занимается текущим учетом от нача­ла до конца по группе счетов, исходя из их экономичес­кой однородности. Например, расчетный отдел занима­ется учетом расчетов на счетах 68,69, 70, 73, 76.

Предметный подход распространен на государствен­ных предприятиях, а также средних и крупных акцио­нерных обществах, где за каждым работником закрепляется весь комплекс учетных работ по балансовому сче­ту. Этому подходу присуща специализация работников по отдельным операциям: приемка, обработка докумен­тов, их сводка, запись в учетные регистры. При этом опе­рации по нескольким счетам каждый работник может выполнять отдельно.

Линейный вариант разделения труда наиболее ти­пичен для организации учета в структурных подразделе­ниях предприятия (цехах, производствах). Весь учетный процесс осуществляется так называемыми «учетными группами». Все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

Функциональный вариант предусматривает специ­ализацию каждого работника на выполнение однород­ных учетных операций. Такой подход в большей степе­ни соответствует современному уровню формирования информационной системы в организациях с высокой сте­пенью применения ЭВМ.

Независимо от организационного строения бухгал­терского аппарата объем обязанностей для каждого бух­галтера должен определяться должностной инструкци­ей. Такой подход повышает персональную ответствен­ность, а следовательно, способствует подготовке каче­ственной и своевременной учетной информации для це­лей управления.

Применение того или иного принципа разделения труда зависит от объема учетных работ. Часто происхо­дит смешанное разделение труда исходя из преимуществ каждого из видов в конкретных условиях работы. Структура бухгалтерии, как правило, такова:

* расчетная группа, работники которой на основе первичных документов выполняют все расчеты по зара­ботной плате и удержаниям из нее, осуществляют конт­роль за использованием фонда оплаты труда, ведут учет расчетов по отчислениям во внебюджетные фонды и др.;

* производственно-калькуляционная группа, работники которой ведут учет затрат на все виды производств, калькулируют фактическую себестоимость выкупаемой продукция и составляют отчетность, определяют состав затрат на незавершенное производство;

* общая группа, работники которой осуществляют учет остальных операций, ведут Главную книгу и состав­ляют бухгалтерскую отчетность.

В крупных организациях выделяется:

* финансовая группа, работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с дебиторами и кредитора­ми, юридическими и физическими лицами;

* материальная группа, работники которой ведут учет приобретения материальных ценностей, расчетов с поставщиками материалов, поступления и расходова­ния материалов в разрезе мест их хранения и т. д.

В небольших организациях в материальной группе ведется учет основных средств, материалов и готовой продукции, в крупных - для обработки данных этого участка учета создаются отдельные группы.