Лекция 3. Организация проектирования системы электронного документооборота

Цели и назначение СЭДО. Подходы к проектированию СЭДО. Проблемы построения СЭДО. Принципы построения СЭДО, состав функциональных модулей и обеспечивающих подсистем. Содержание требований к структуре и отдельным компонентам СЭДО. Состав технологий, методов и средств, применяемых для проектирования СЭДО. Организация проектирования СЭДО.

Третья лекция курса «Организация проектирования систем электронного документооборота» посвящена знакомству с организацией проектирования СЭДО. В данной лекции приводятся определение ключевых понятий, общие сведения об проектировании системы электронного документооборота.

Цели и назначение сэдо.

СЭДО — это автоматизированная система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Основное назначение системы электронного документооборота — это хранение электронных документов и работа с ними, а так же их поиска как по атрибутам, так и по содержанию.

В системе электронного документооборота необходимо наличие автоматического поиска изменения в документе, сроки исполнения документа, движение документа, а также контроль за  всеми его версиями и подверсиями. Комплексная система электронного документооборота  должна охватывать полный цикл делопроизводства предприятия — начиная с постановки задачи создания документа до  списания в архив, а так же  обеспечить хранение документа в любом формате. Система электронного документооборота должна объединять различные документные потоки территориально удаленных друг от друга предприятий в единую систему. Она должна обеспечить гибкое управление документами при помощи жесткого определения маршрута движения или свободной маршрутизации документооборота. В системе электронного документооборота необходимо  реализовать строгое разграничение доступа пользователей к документам.

Главными пользователями системой электронного документооборота являются государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все друге структуры, деятельность которых сопровождается большим количеством  создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Подходы к проектированию сэдо.

Структурный подход к проектированию автоматизированной системы.

Сущность данного метода заключается в разбиении информационной системы на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы. Но такой подход имеет ряд недостатков, в первую очередь это необходимость учёта в получаемой целевой функции структуры организации при её изменении.

Основные этапы: 1) Предварительное обследование предприятия (исследование бизнес-процессов, анализ документооборота и состояния существующей системы управления, анализ состояния программно-технического и информационного комплекта);

2) Подготовка самого проекта: разработка информационной модели, создание технологических описаний рабочих мест, оптимизация информационных потоков.

CASE-технология в проектировании информационной системы представляют собой методологию проектирования, а также набор инструментальных средств, которые позволяют моделировать предметную область, анализировать её и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями.

Последовательность работ при построении логических моделей предметной области: 1) Проведение функционального и информационного  обследования системы; 2) Разработка моделей деятельности структурных элементов и системы управления в целом; 3) Разработка информационных моделей структурных элементов и модели информационного пространства системы управления; 4) Разработка предложений по автоматизации системы.

Системный подход ориентирован на создание защищенной среды обработки информации, объединяющей в единую систему методы и средства противодействия угрозам, что позволяет гарантировать определенный уровень безопасности СЭД, и является его достоинством. Недостатки подхода – ограничение на свободу действий пользователей системы, сложность управления.

Задачи метода: 1) Разработка средств представления исследуемых и конструируемых объектов, как систем; 2) Построение обобщённых моделей системы, моделей классов и специфических свойств систем; 3) Исследование структуры теорий систем и различных системных концепций и разработок.