46. Запросы и отчеты в Access

Создание запросов Запросы – это один из видов документов, используемых в СУБД Access , которые предназначены для обработки данных, хранимых в таблицах.

Запросы можно создавать в режиме конструктора и с помощью мастеров. Конструктор позволяет самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов. Мастер запроса за несколько шагов собирает сведения, необходимые для формирования запроса, а затем автоматически составляет его в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы.

С помощью мастеров в Access можно создавать следующие типы запросов:

• Простой запрос.

 Перекрестный запрос.

 Повторяющиеся записи.

 Записи баз подчинѐнных

Для создания любого из них надо в окне базы данных выбрать объект Запросы и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно Новый запрос,

Простой запрос позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку данных из определенных полей таблиц или запросов, он наиболее удобен для начинающих пользователей. При его выборе запускается Мастер, в первом окне которого нужно в списке Таблицы и запросы выбрать таблицу, напр., Штат преподавателей, выбрать из перечня еѐ доступных полей те, которые должны присутствовать в запросе и перевести каждое нажатием кнопки [>]. Аналогично в запрос добавляются поля из других таблиц той же БД .( Примечание. Запрос может составляться только по таблицам или только по запросам БД. Объединение в запросе полей из таблицы и запроса не допускается). Затем нужно нажать клавишу Далее (для заполнения других окон Мастера) или Готово, появится таблица запроса с выбранными полями данных.

В запросах можно выполнять все стандартные операции приложений операционной системы Windows. Это те же операции, что и в таблицах и формах БД – копирование, перемещение, удаление, вставка данных, сортировка по возрастанию и убыванию, установка и снятие фильтра, сортировка, поиск и замена данных, предварительный просмотр, печать и др. Для этого используются команды строки меню Файл, Правка, Вид и т.д. и кнопки панели инструментов Стандартная. При подведении к кнопке курсора появляется подсказка с именем кнопки.

Создание отчетов Отчет – это средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В нѐм можно получить результаты сложных расчетов, логических и статистических сравнений, введѐнных с помощью Построителя выражений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Отчет можно разработать самостоятельно в режиме Конструктор или создать с помощью мастера. Мастер за несколько шагов выводит диалоговые окна, в которые вводятся необходимые данные, затем отчет создается на основании ответов пользователя. На первом шаге выбирается таблица или запрос, для которого создаѐтся отчѐт и переводятся доступные поля. На втором, если нужно, добавляются уровни группировки. На третьем выбирается уровень сортировки, через окно клавиши Итоги вводятся формулы для вычисления суммы (Sum), среднего (Avg), минимума (Min) и максимума (Max) значений числовых полей, на 4-м - вид отчѐта, на 5-м задаѐтся стиль, на 6-м – Имя отчѐта. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты – для просмотра данных. В формах используются вычисляемые поля с помощью вычислений в полях текущей записи. В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируется на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета

Формирование отчётов Для создания отчета надо в окне базы данных выбрать объект Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно Новый отчет, в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчетов: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки.