4. Консолидация.
Бірнеше парақтар нәтижелері бойынша қортынды жасау және есеп құру үшін жеке парақтардағы деректерге негізгі парақта консолидация жасалады. Консолидация жасалатын парақтар негізгі парақ орналасқан кітапта, немесе басқа кітапта болуы мүмкін. Консолидациялаған деректерді жаңартуды және жалпылауды үнемі не қажеттілікке байланысты жүргізуге болады.
Мысалы, әр аймақтық өндірістердің шығыс парақтары болса, онда консолидацияны осы деректерді шығыс корпоративтік парағына айналдыруға болады. Бұл негізгі парақта барлық өндірістер бойынша жалпы және аралық сату көлемдері, қоймадағы ағымды тауарлар саны және жоғары сұранысты өнімдер жөнінде мәліметтер орын алуы ммкін.
Деректерді консолидациялаудың екі әдіс жолы бар.
Орналасуына байланысы консолидация. Бұл әдісті қолдануға болады, егер әртүрлі көздегі деректер бір текті реттелген болса және олар бір шаблонмен дайындалған болса, яғни бағандар мен жолдар бірдей аталған болса.
Категорияға байланысты консолидация. Бұл әдіс қолданылады, егер әртүрлі көздегі деректер әртүрлі реттелген болса, бірақ бағандар мен жолдар бірдей аталған болса (мысалы, кестелер бірдей үлгімен жасалған бірақ элементтері әртүрлі немесе элементтерінің саны әртүрлі).
Деректерді консолидациялау үшін «Деректер» қосымшасының «Деректермен жұмыс» тобындағы «Консолидация» бұйрығы қолданылады. Консолидация жасау үшін формулаларды немесе жинақтау кесте есебін пайдалануға болады.
Консолидациялау жүргізу үшін орындалады:
1) Консолидацияланатын әрбір парақта деректерді төменде көрсетілгендей дайындау керек.
Деректердің барлық диапазондары тізімдік пішім түрінде көрсетілуі керек: бағандардың бірінші жолында баған есімдері жазылған, басқа жолдарда біртекті деректер орналасқан, бос жолдар мен бағандар жоқ.
Әрбір диапазон бөлек парақтарда болуы қажет. Диапазондар консолидация жасалатын парақта болмауы керек.
Диапазондардың үлгілері бірдей болуы қажет. Егер консолидация жиі жасалып отырылуы керек болса, онда парақтарды бірдей үлгілі шаблон көмегімен жасаған дұрыс.
2
)
Негізгі бетте консолидацияланған
деректер орналасатын аумақтың жоғарғы
сол жақ бұрышын шерту.
3) «Деректер» қосымшасының «Деректермен жұмыс» тобындағы «Консолидация» бұйрығын орындату. «Консолидация» сұқбат терезесі шығады (сурет. 9).
4) «Функция» өрісіндегі стрелканы шертіп, ашылған тізімнен қортынды функциясын таңдау.
5) Егер консолидация жасалатын деректер бар парақтар сол кітаптың ішінде болса, төмендегі әрекеттерді орындау керек:
А) Парақтағы деректерді белгілеуге мүмкіндік алу үшін «Сілтеу» өрісіндегі сұқбат терезесін кішірейтіп жабатын тиекті басу;
Б) Деректері консолидацияланатын беттің жарлығын шертіп, ондағы кестенің қажетті диапазонын белгілеп, «Консолидация» сұқбат терезесін толық ашу тегін шерту;
В) «Консолидация» сұқбат терезесінде «Қосу» тиегін шерту және А мен Б әрекеттерін барлық қажетті диапазондарды қосу үшін қайталау;
Г) Консолидацияны жаңарту әдісін таңдау:
«Бастапқы деректермен байланыс құру» алдына жалауша қойылады;
«Есім ретінде қолдану» тобында бастапқы диапазондардың қай жерінде есімдер орналасқанын көрсету үшін не «Жоғарғы жолдағы жазулар», не «Сол жақ бағандағы мәндер», не олардың екеуінің алдына жалауша қою керек.