Почтовый ящик

• Внимание! Вы можете настроить только один почтовый ящик!

Чтобы интегрировать какой-либо почтовый ящик с CRM, заполните формы поля. Комментарий к некоторым полям:

• Внешний почтовый адрес - введите электронный адрес добавляемого почтового ящика. Письма контактам и компаниям CRM будут отправляться с него и ответ приходить соответственно тоже на него.

• Активность - снимите галочку, если не хотите чтобы добавляемый электронный адрес мог использоваться.

• POP3-сервер - впишите адрес почтового сервера добавляемого e-mail (например pop.rambler.ru).

• Порт - указывается порт, по которому идет передача сообщений.

• Защищенное соединение (SSL) - отметьте опцию, если необходимо чтобы соединение проходило по протоколу SSL.

• Интервал проверки почты - укажите периоды проверки почты в минутах. Имейте в виду, что свежие письма могут поступать в обработку CRM с задержкой от указанного в данном параметре времени.

• Удалять сообщения на сервере после получения - поставьте здесь галочку если не хотите чтобы пересылаемые от клиентов сообщения хранились на сервере.

• Создавать лид для неизвестного отправителя - если e-mail клиента не привязан к какой-либо сущности, то в crm будет создан лид с названием Лид из письма от.... В дальнейшем все письма от данного отправителя будут включаться в дела созданного лида.

• Ответственный за созданный лид - указывается сотрудник, который будет выставлен ответственным за создаваемые лиды от неизвестных отправителей. Если оставить незаполненным, то в графе Ответственный будет стоять не назначен.

• Служебный код - выберите, следует ли где-либо прописывать служебный заголовок CRM.

Шаблон темы для определения сущности

При добавлении какого-либо из данных регулярных выражений в тему письма, e-mail добавится в события сущности, идентификатор которой нужно указать в первых скобках выражения:

• Примечание: без крайней необходимости не рекомендуется изменять данные регулярные выражения.

Это означает, что если на e-mail адрес CRM (поле Внешний почтовый адрес), перенаправить письмо от клиента, в тему которого вставить конструкцию вида [LID#1], то письмо привяжется к конкретному лиду независимо от заданного email. Соответственно, если тема письма не будет соответствовать данным шаблонам, то письмо привяжется к событиям всех сущностей, для которых задан этот email.

• Примечание: процесс сохранения настроек интеграции CRM с вашим почтовым ящиком может затянуться. Пусть это вас не смущает, т.к. система копирует все полученные за последние 7 дней письма. Вложения в письмах, больше 16 MB, прикреплены к делам не будут.

• Примечание: после загрузки писем в CRM, в некоторых почтовых сервисах такие письма помечаются как прочитанные.

Также добавить e-mail к событиям сущности можно, указав в первой строке письма электронный адрес, приписанный к данной сущности.

Правила обработки почты в crm

Для консолидации всех возможных работ с клиентом в одном месте - CRM - менеджеру необходимо получать почту от существующих и потенциальных клиентов непосредственно в CRM.

После настройки интеграции все письма, отправленные на адрес интегрированного почтового ящика, будут попадать в CRM, и информация из них будет распределяться следующим образом:

• Если адрес отправителя уже зарегистрирован как адрес клиента или лида в CRM, то:

• В Мои дела появляется новое дело для этого клиента (лида). Соответственно, оно же появляется в форме просмотра клиента, во вкладке Дела

• Сроком дела является дата и время получения письма

• названием дела является тема письма

• содержимым дела является содержимое письма

• Примечание: Если лид уже сконвертирован в контакт и компанию, то дело появится только в форме просмотра контакта.

• Если адрес отправителя уже зарегистрирован как адрес сотрудника  на портале, то:

• Просматривается тело письма на предмет содержания внутри электронного адреса.

• Если адрес содержится и он уже зарегистрирован на портале, то дело приписывается к этому клиенту.

• Если адрес содержится и он не зарегистрирован, то создается новый лид и новое дело, приписанное к этому лиду .

• если адрес не содержится, то новая сущность не создается, но письмо в почтовом клиенте также может быть отмечено как прочитанное

• если в теме письма содержится конструкция вида [LID#1], то письмо будет привязано как дело (во вкладке Дела формы просмотра лида) к лиду с соответствующим номером ID вне зависимости от наличия в письме электронного адреса.

• Если адрес отправителя не зарегистрирован на портале и в настройках интеграции флажок в пункте Создавать лид для неизвестного отправителя:

• проставлен, то будет создан новый лид

• не проставлен, то новая сущность создаваться не будет.