Импорт контактов с помощью vCard

Чтобы осуществить импорт электронных визиток из MS Outlook в контакты CRM, запустите почтовый клиент Outlook, зайдите там в Контакты и выберите нужные визитные карточки. Затем в верхней панели выберите Переслать контакт > Как визитную карточку и отправьте по E-Mail адресу CRM.

Экспорт контактов

• Важно! Для успешного экспорта в настройках контакта должна быть отмечена опция Участвует в экспорте контактов.

Экспорт осуществляется с команды иконку шестеренки на контекстной панели. Есть три варианта выбора:

• Экспорт контактов в CSV - после выбора этого пункта появится диалоговое окно сохранения файла в формате .csv. Выберите где будет храниться файл и нажмите Сохранить.

• Экспорт контактов в Excel - после выбора этого пункта появится диалоговое окно сохранения файла в формате .xls, работа с которым аналогична экспорту в формате .csv.

• Экспорт контактов в Outlook - выбор этого пункта позволит передать все записи таблицы списка контактов в Outlook. Выполните шаги мастера.

При экспорте учитывается, применен ли фильтр. Это значит, что если вы хотите экспортировать скажем только контакты с именем Иван, то перед тем, как выбрать вид экспорта в контекстном меню, вам следует с помощью поисковой панели отсортировать контакты по имени Иван.

Поиск и обработка дубликатов

Помимо поиска дублей при создании новой сущности, существует возможность поиска и обработки дублей среди уже существующих записей. Такой поиск доступен для контактов, лидов и компаний. Поиск выполняется отдельно для каждого списка сущностей. Для перехода к этой функции следует воспользоваться соответствующим пунктом меню кнопки настроек на контекстной панели. После чего будет открыта страница, на которой и будет производиться поиск и работа с дубликатами.

Чтобы начать работу с дублями, необходимо проиндексировать данные, используя кнопку Обновить список. Индекс необходимо обновлять после добавления новых или изменения уже существующих сущностей, иначе поиск среди них производиться не будет.

После индексации можно запускать поиск с помощью кнопки Найти дубликаты.

Поиск дублей

Каждый сотрудник может запустить поиск только среди своих сущностей (среди тех, к которым имеет доступ на просмотр или редактирование). Поиск возможен по совпадению любых из указанных параметров: ФИО, Телефон, E-mail, Название компании (в случае компании или лида).

• Примечание: Для лидов существует выбор, по какому принципу нужно искать дубли: лид выступает как физическое лицо – контакт или как юридическое лицо – компания. Если работа с лидами производится только как с контактами, то указывается ФИО, если как с компаниями, то Название компании. Если возможны оба варианта, то можно отдельно поработать с дублями по контактному лицу, а затем отдельно выполнить поиск по названию компании.

Так как полное совпадение проверяется по трем полям: Фамилия, Имя, Отчество, то в результатах поиска, в первую очередь отображаются самые заполненные сущности, а затем в порядке убывания остальные. Если заполнено только поле Фамилия, то будет проверяться совпадение только с этим полем. Если заполнено только Имя, то дубли с таким же именем искаться не будут.