Шаблоны задач
Шаблоны позволяют упростить создание однотипных задач. Для перехода на страницу со списком шаблонов воспользуйтесь ссылкой Список всех шаблонов кнопки Добавить задачу по шаблону или ссылкой Шаблоны на панели фильтра.
Создание шаблона задачи
Для создания нового шаблона используется кнопка Добавить шаблон. Процесс создания шаблона аналогичен созданию обычной задачи.
Если при создании шаблона отметить опцию Повторять задачу каждый, то новые задачи будут создаваться автоматически, в зависимости от указанных настроек. тобы задачи больше не создавались необходимо удалить исходный шаблон.
Также, при создании задачи с повтором, она автоматически превратится в шаблон.
Создание задачи на основе шаблона
Создание задачи по шаблону сводится к тому, что необходимо выбрать желаемый шаблон с помощью кнопки Добавить задачу по шаблону на странице со списком задач и затем в открывшийся форме создания задачи с уже заполненными полями согласно шаблону нажать кнопку Поставить задачу. |
|
Редактирование шаблона
Изменение шаблона задачи осуществляется аналогично его созданию. Перейти к форме редактирования шаблона задачи возможно с помощью пункта меню действий Редактировать в списке шаблонов.
Экспорт задач
Экспорт задач осуществляется с помощью ссылок, расположенных на панели фильтра.
Экспорт в Excel будет полезен тем пользователям, которые захотят построить на основе этих данных свои отчеты, графики или, например, распечатать список. В сгенерированный xls-файл попадают все задачи попадающие под текущий фильтр.
Для полноценной интеграции портала с Outlook требуется версия Outlook 2007. Для двусторонней синхронизации задач портала с задачами MS Outlook необходимо:
Воспользоваться ссылкой Экспорт списка в Outlook на панели фильтра.
Нажмите кнопку Да в открывшемся предупреждении, либо кнопку Дополнительно... для вызова диалога дополнительной настройки параметров:
Введите Имя папки (название задач) и Описание задач и нажмите кнопку OK. Настройка экспорта производится только один раз, после чего задачи на портале будут автоматически синхронизироваться с MS Outlook.
При добавлении новой задачи в MS Outlook она будет автоматически добавлена в список задач на портале. Для этого выполните следующее:
В меню Создать выберите пункт Задача:
Заполните поля: Назначено, Тема, Дата начала, Срок и Описание. В поле Назначено необходимо указывать адрес электронной почты пользователя портала. Для удобства можно импортировать контакты в адресную книгу MS Outlook и потом выбирать ответственного в поле Назначено уже из адресной книги.
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
После чего задача появится в списке задач в MS Outlook и на портале.
Если же задача была создана на портале, то в Outlook она передается при клике по кнопке Доставить почту (Сервис > Отправить/получить > Доставить почту).
При синхронизации задач передаются те поля, которые поддерживает Outlook и наоборот. На данный момент синхронизируются только основные поля: Название, Описание, Статус, Приоритет, Ответственный, Крайний срок, Планируемая дата начала.
При синхронизации задач, которые были изменены на стороне Outlook, на портале будут обновлены только те поля задачи, на изменение которых у пользователя есть права на портале. Например, синхронизация не пройдет, если пользователь не является постановщиком и пытается переименовать задачу.