Глава 3. Разработка мероприятий, направленных на совершенствование системы адаптации персонала ку во «цзн города Вологды и Вологодского района»

3.1. Внедрение рекомендаций по совершенствованию системы адаптации персонала

Проанализировав достаточное количество источников и сделав анализ кадрового состава КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделение занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району, можно сделать следующие выводы: в организации существует большая текучесть кадров, хотя заполнение вакантных рабочих мест идет быстро; адаптации персонала не уделяется должное внимание.

Для оптимизации кадрового потенциала КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» предлагается:

1) увеличить заработную плату, ввести прозрачную систему премирования;

2) предоставлять больше свободы работникам, чаще выслушивать их мнения и стараться действовать, учитывая предложения работников;

3) увеличить количество персонала и в последующем более внимательно отнестись к процедуре найма персонала.

4) повышать мотивацию на достижение целей;

5) не избегать конфликтных ситуаций, так как при этом проблема остаётся нерешённой;

6) усилить конкуренцию между сотрудниками.

Для того, чтобы развить коллективистические чувства в организации ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району можно использовать следующие рекомендации:

1) организация должна оказывать большее влияние на своих служащих;

2) оказывать помощь сотрудникам, оказавшимся в сложной ситуации;

3) работники же, в свою очередь тоже должны всячески помогать своей организации;

4) взаимодействие на предприятии должно основываться на чувстве долга;

5) осуществлять продвижение исключительно внутри организации;

6) при повышении в должности учитывать стаж работы.

Для улучшения кадрового потенциала КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» предлагаются следующие мероприятия:

- четкий ритуал организации приема в фирму новых сотрудников (организация адаптации новичков к условиям работы в фирме, включая закрепление наставников; обучение новичков);

- организация конкурсов профессионального мастерства среди работников фирмы, установление особого ритуала поощрения лучших по профессии (прежде всего, массовых - операторов, проводников, бригадиров локомотивных бригад и др.), возможно определение «человека года» фирмы. Главное здесь - система публичного поощрения, лучше с приглашением членов семьи;

- планирование карьеры сотрудников (содействие в обучении, стажировке, передвижении);

- установление льгот и поощрений для сотрудников, проработавших в фирме определенное число лет, например, 5 и более;

- расширение выпуска рекламных материалов и сувенирных изделий для сотрудников фирмы (часы, галстуки, записные книжки и пр.);

- установление Дня рождения фирмы со статусом выходного дня сотрудников (по возможности);

- поддержка сотрудников в формировании их страховых и пенсионных фондов;

- регулярное информирование сотрудников предприятия о достижениях в работе организации.

- создание системы сбора и реализации предложений и просьб сотрудников организации (порядок, сроки, соответствующие распоряжения).

Для улучшения работы с кадрами КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» необходимо:

- организация профессиональных конкурсов и спортивных мероприятий, а также поощрение денежным вознаграждением сотрудников за участие в них;

- вознаграждение за производственные достижения;

- определение «человека года» компании;

- более эффективно распространять информацию об истории компании среди сотрудников и клиентов;

- установление льгот и поощрений для сотрудников, проработавших в компании определённое число лет;

Перед разработкой программы адаптации молодых сотрудников КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделение занятости по городу Вологде и Вологодскому району определим ее цель. Целью является обеспечение более быстрого ознакомления с профессией принятого молодого работника, уменьшение ошибок, связанных с включением в работу, формирование положительного образа организации, уменьшение дискомфорта первых дней работы.

Главными задачами адаптации молодых сотрудников являются:

• уменьшение периода привыкания новых работников, приобретения ими в минимальные сроки необходимых профессиональных навыков;

• закрепление вновь принятых работников в ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району, повышение их мотивации;

• сокращение текучести специалистов;

• экономия времени непосредственного наставника и коллег;

• развитие у новых работников благоприятного и положительного отношения к работе;

снижение издержек, связанных со временем достижения новыми сотрудниками необходимых показателей работы.

Для достижения поставленных целей я предлагаю следующую программу адаптации:

Первым шагом будет беседа с кандидатом на должность. Примерный план беседы:

1. Выяснение у соискателя на должность причин поступления на работу именно в нашу организацию (дает возможность спрогнозировать стабильность новичка (как долго он сможет проработать на данном рабочем месте), определить факторы, влияющие на мотивацию нового сотрудника;

2. Предоставление общей информации об ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району в целом (миссия организации, основные виды деятельности, график, режим работы);

3. Предоставление информации о системе компенсационных выплат, существующей в организации (оклад, дополнительные выплаты, премии), а также социальных льготах.

4. Ознакомление кандидата с должностной инструкцией, где прописаны основные функции, права и обязанности сотрудника в соответствии с занимаемой должностью.

Данный план должен находиться перед глазами сотрудника отдела кадров, проводящего беседу с кандидатом на должность, чтобы ни один из важных вышеперечисленных вопросов не остался неохваченным. После подробной беседы у человека складывается общее представление о том, что его ждет на новом месте работы.

Программа первичной ориентации принимаемых на работу сотрудников продолжается в отделе кадров. Ознакомление с внутренними нормативными документами проводится специалистом кадровой службы перед подписанием трудового договора. Там же с новым работником проводится инструктаж по технике безопасности, правилам противопожарной безопасности специалистом по охране труда после оформления трудового договора.

Затем специалистом отдела кадров выдается пакет документов, в который входит следующие материалы: памятка для новичка, содержащая основные сведения об организации (историческая справка, миссия, основные направления деятельности), должностная инструкция, описание структуры организации с указанием Ф.И.О. всех контактных лиц, внутренних телефонов и пр. Новому работнику вручается приятный подарок-сувенир с логотипом ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району.

После оформления всех необходимых документов по трудоустройству непосредственный руководитель знакомит новичка с его куратором (наставником). Одним из наиболее перспективных направлений совершенствования адаптации персонала КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» является наставничество, которое в последние годы незаслуженно забыто в отечественных организациях. Зарубежные фирмы активно применяет наставничество, рассматривая его как форму доверия к опытному сотруднику, а также в качестве определенного этапа в его служебном продвижении. При этом наставничество поддерживается материальными стимулами. В качестве наставников могут выступать как опытные работники КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» со стажем, руководители, так и молодые сотрудники, проработавшие несколько лет и положительно зарекомендовавшие себя.

В процессе наставничества более опытный и квалифицированный сотрудник организации передает своему подопечному (наставляемому, обучаемому) знания и навыки, необходимые тому для эффективного выполнения профессиональных обязанностей. То есть наставничество направлено на развитие прикладных профессиональных компетенций человека и адресовано специалистам линейного звена КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района».

Грамотно выстроенная и правильно функционирующая система наставничества позволяет организации добиться следующих эффектов:

— повышение профессионального уровня и навыков всех без исключения сотрудников, вовлеченных в систему наставничества, включая самого наставника;

— снижение текучести кадров за счет усиления профессиональной составляющей мотивации и предоставления дополнительных возможностей для повышения профессионального статуса;

— снижение риска профессионального выгорания ключевых наиболее опытных сотрудников, носителей знаний, навыков и системы корпоративных ценностей КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»;

— предоставление опытным сотрудникам возможностей для карьерного роста в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», как в горизонтальном, так и вертикальном направлении;

— укрепление командного духа, повышение лояльности сотрудников компании к ее системе ценностей [16].

Кроме того, система наставничества позволяет:

• Повышать качество подготовки и персонала и квалификации персонала;

• развивать у новых сотрудников положительное отношение к работе, дает им возможность быстрее добиться необходимых рабочих показателей;

• экономить время руководителей подразделения на обучение новых сотрудников;

• предоставлять наставникам возможность карьерного роста, поощрять за хорошую работу, признавать их заслуги перед компанией;

Можно привести примерный план беседы наставника с новым сотрудником:

1) Организация деятельности рабочего процесса;

2) Обязанности и ответственность молодого работника, описание работы и ожидаемых результатов;

3) Правила, характерные для данного вида работы; принципы взаимоотношений с другими работниками в коллективе; режим работы, условия труда и отдыха;

4) Представление сотрудникам отделения.

Куратором должен быть доброжелательный коммуникабельный человек, пользующийся авторитетом в коллективе и имеющий большой практический опыт. Им может быть начальник отдела. Лучше, чтобы это знакомство состоялось до выхода нового сотрудника на работу. Наставник проводит с ним экскурсию по отделу и знакомит с членами коллектива.

На этом предварительный этап адаптации нового сотрудника завершается.

Основной этап адаптации начинается после выхода сотрудника на работу, в первый рабочий день. Поэтому до его выхода на работу специалист отдела кадров или наставник должны проверить:

• подготовлено ли его рабочее место (оборудование, помещение);

• проинформированы ли о нем официально будущие коллеги и будет ли он благожелательно встречен ими;

• формирование пакета документов, связанных с оформлением сотрудника.

Новому работнику нельзя сразу давать трудных задач, лучше начать с поручений средней сложности, не забывая об инструктировании, для укрепления уверенности сотрудника в себе и желания работать в организации. Это позволит ему успешно справиться с поставленными задачами и при этом почувствовать удовлетворение от работы. Трудности, с которыми сталкивается молодой работник, связаны с недостатком опыта, информации. Но и нельзя перегружать ею новичка, так они очень уязвимы.

В результате этих приготовлений у молодого работника сложится ощущение, что его ждали в данной организации. Это позволит снизить психологическую боязнь провала, тем самым - снизить вероятность разочарования и досрочного ухода.

После беседы с куратором молодой работник начинает трудовую деятельность. Испытательный срок длится от 2 до 3 месяцев. По истечении этого периода выясняется, достаточно ли хорошо новый сотрудник справляется со своими служебными обязанностями. Оценка при этом должна быть максимально объективной и основываться на наблюдениях и анализе в течение испытательного срока, а также на соответствующих критериях оценки.

Основной целью испытательного срока является сбор и обобщение информации для принятия административного решения относительно дальнейшей судьбы работника: продлить с ним трудовые отношения или же расторгнуть их. Это оценка уровня социальной и профессиональной адаптации новичка, т. е. того, насколько ему удалось влиться в коллектив, усвоить его нормы, ценности, правила поведения (корпоративную культуру), а также освоить основные навыки и приемы, необходимые для эффективного выполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Известно, что новые сотрудники особенно нуждаются в помощи и поддержке первые две недели работы на новом месте, поэтому важно, чтобы наставник как можно чаще разговаривал с новичком по всем возникающим вопросам, принимал непосредственное участие в разрешении появляющихся трудностей и возможных проблем. Если новичок хорошо проинструктирован, испытывает доверие к организации, усвоил предъявляемые требования, комфортно себя чувствует, он будет эффективно и с желанием работать.

Наставник должен контролировать процесс адаптации с помощью специального оценочного листа, содержание которого может варьироваться в зависимости от особенностей профессиональной деятельности сотрудника.

В конце испытательного срока сотрудник заполняет анкету, заместитель начальника отделения проводит беседу с новым сотрудником и знакомится с заполненным оценочным листом, в котором отмечает его достижения за истекший период. Это повышает самооценку новичка, его лояльность к организации, является мотивирующим фактором. Затем он обговаривает с подчиненным области работы, требующие улучшения и развития, обсуждает проблемы, возникшие в процессе адаптации профессионального и личностного характера.

После этого заместитель начальника отделения, наставник и прошедший адаптацию молодой рабочий совместно намечают пути выхода из трудных ситуаций и составляют планы дальнейшего развития. Важно предупредить молодого работника о данной беседе за неделю до ее проведения, чтобы дать ему возможность психологически к ней подготовиться. Отчет по результатам испытательного срока заместитель начальника отделения предоставляет начальнику ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району. После этого они совместно с начальником отдела ( он же может быть наставником) принимают решение о приеме сотрудника или же расторжении с ним трудовых отношений.

Для того чтобы помочь новому сотруднику продемонстрировать свои профессиональные и деловые качества, а также оценить его реальный потенциал, в процессе адаптации непосредственному руководителю необходимо придерживаться некоторых правил:

Быть открытым и доброжелательным. В период адаптации сотруднику особенно важно проявить максимум открытости и доброжелательности по отношению к новичку, быть готовым к диалогу и оказанию поддержки.

Отвечать на вопросы. Чем больше вопросов задаст новый сотрудник и чем больше понятных ответов он на них получит, тем проще и эффективнее будет складываться совместная работа в будущем.

Быть последовательным. При постановке перед новым подчиненным рабочих задач, непосредственному руководителю полезно придерживаться принципа «от простого к сложному».

Мотивация. В период испытательного срока непосредственный руководитель и наставник должны грамотно использовать инструменты мотивации нового сотрудника. Общим принципом является «Хвалить нужно, перехваливать - опасно». Поощрение должно быть соразмерно достигнутому успеху.

Вовлечение. В первое время не оставлять новичка одного, активно включать его в работу.

Право голоса. Важно дать понять сотруднику, что его мнение важно уже сейчас, а не через 1, 3 или 6 месяцев, когда он, наконец, решит, что обрел право голоса.

Представленная программа должна стать основой для разработки индивидуальных программ адаптации сотрудников ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району. Я предлагаю возложить обязанность по разработке индивидуальных программ адаптации и контроль за их выполнением на начальника отдела кадров.

Для успешного внедрения программы адаптации мной предлагается:

• подготовить полный пакет документов для руководителей структурных подразделений:

• краткую характеристику программы,

• поэтапное описание программы,

• оценочный лист;

• анкету

• обучить начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений по программе адаптации молодых работников;

• выработать процедуры контроля реализации программы, таких как контроль соблюдения сроков заполнения кураторами отчетов, необходимых для подведения итогов, организация подведения итогов по прохождению испытательного срока и т.д.;

• доработать существующую систему премирования, мотивации и адаптации к существующей действительности;

• справедливая система поощрения;

• выдвигать кандидатов на поощрение, как самого адаптанта, так и его непосредственного наставника;

• периодически на всех сотрудников заполнять оценочные листы, в которых отражается оценка знаний и умений работников, а также предложения по дальнейшему развитию их профессионализма. По результатам анализа оценки персонала, по заявкам подразделений составляется план обучения и самообразования персонала на год;

специалистам отдела кадров вести обязательный учет молодых рабочих, уволившихся в течение испытательного срока и в течение первого года работы.

С целью улучшения процесса адаптации персонала КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» необходимо:

— создать своеобразные путеводители по КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» для новых сотрудников;

— создать интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, впервые вступающих в должность;

— использование метода постепенного усложнения заданий, выполняемых новым работником. Одновременно необходим контроль с конструктивным анализом ошибок, допущенных при выполнении заданий. Целесообразно при этом продумать систему дополнительного поощрения сотрудника за успешное решение поставленных задач;

— выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом [5].

Данная программа должна усовершенствоваться, изменяться и дорабатываться под воздействием изменений внешней и внутренней среды, в зависимости от таких особенностей адаптированного сотрудника, как возраст, образование и квалификация, социальный статус и др.

Одним из наиболее перспективных направлений совершенствования адаптации персонала КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» является наставничество, которое в последние годы незаслуженно забыто в отечественных организациях. Зарубежные фирмы активно применяет наставничество, рассматривая его как форму доверия к опытному сотруднику, а также в качестве определенного этапа в его служебном продвижении. При этом наставничество поддерживается материальными стимулами. В качестве наставников могут выступать как опытные работники КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» со стажем, руководители, так и молодые сотрудники, проработавшие несколько лет и положительно зарекомендовавшие себя.

В процессе наставничества более опытный и квалифицированный сотрудник организации передает своему подопечному (наставляемому, обучаемому) знания и навыки, необходимые тому для эффективного выполнения профессиональных обязанностей. То есть наставничество направлено на развитие прикладных профессиональных компетенций человека и адресовано специалистам линейного звена КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района».

Грамотно выстроенная и правильно функционирующая система наставничества позволяет организации добиться следующих эффектов:

— повышение профессионального уровня и навыков всех без исключения сотрудников, вовлеченных в систему наставничества, включая самого наставника;

— снижение текучести кадров за счет усиления профессиональной составляющей мотивации и предоставления дополнительных возможностей для повышения профессионального статуса;

— снижение риска профессионального выгорания ключевых наиболее опытных сотрудников, носителей знаний, навыков и системы корпоративных ценностей КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»;

— предоставление опытным сотрудникам возможностей для карьерного роста в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», как в горизонтальном, так и вертикальном направлении;

— укрепление командного духа, повышение лояльности сотрудников компании к ее системе ценностей [16].