20. Відмітка про контроль.

Ставлять на документах, що вимагають виконання (вжиття певних заходів) чи відповіді, у вигляді букви К (контроль). Розташовують з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа.

21. Текст.

Основний реквізит документа. Складається з таких логічних елементів:

вступу;

доказу;

закінчення.

У вступі адресата готують до сприйняття теми; у доказі виклада­ють суть питання; у закінченні формулюють мету, заради якої складе­но документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат; мета пасивного - по­інформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Розташову­ється на всю ширину сторінки (від поля до поля).

22. Відмітка про наявність додатка.

Додатки до документа можуть бути трьох видів:

а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із су- провідним листом;

в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного доку- мента.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазна­чають у тексті.

23. Підпис.

До складу підпису входять:

найменування посади (з лівого боку);

підпис (між назвою посади і прізвищем);

ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч). Два підписи і більше ставлять на документах, за зміст яких відпові­дає кілька осіб (грошово-фінансових документах, угодах тощо).

Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні.

24. Гриф погодження.

Розрізняють дві форми погодження документів - внутрішнє (з під­розділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з відомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:

- слова ПОГОДЖЕНО;

- назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;

особистого підпису;

розшифрування підпису;

дати.

Грифи погодження розташовують нижче від реквізиту „підпис" або на окремій сторінці.

25. Віза.

Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування. Віза складається з:

особистого підпису особи, що візує;

дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифрову­ється її підпис (ініціали та прізвище.

26. Печатка.

Печатка - це обов'язковий реквізит документів, що вимагають особ­ливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка при­кладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні пра­ва осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитку печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується.

27. Відмітка про засвідчення копії.

У правому верхньому кутку пишуть слово „Копія"; під реквізитом „підпис" - слово „Правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. Якщо потрібно, підпис засвідчують печаткою.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

Цей реквізит обов'язковий у вихідних документах (листах, довід­ках, висновках). Складається з:

прізвища виконавця;

номера його службового телефону.

Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа, напр.: Н.М. Вальчук Тел. 240-72-37

29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині ниж­нього поля першої сторінки документа. Він містить такі відомості:

стислу довідку про виконання;

дату скерування документа до справи;

підпис керівника структурного підрозділу або виконавця. Наприклад:

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сто­рінки документа. Містить:

запис „ Інформація перенесена на машинний носій ";

підпис особи, відповідальної за перенесення інформації;

дату перенесення.

31. Відмітка про надходження документа.

Містить:

скорочену назву організації, що отримала документ;

дату його надходження.

Цю відмітку записують чи проставляють за допомогою гумового штем­пеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить

назву організації;

дату надходження;

індекс документа.

Відмітку про надходження розташовують на нижньому правому полі першої сторінки документа.

2. Напишіть наказ про надання відпустки і заохочення

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

«БЛЮЗ»

НАКАЗ №1

від 16.12.2016 року м. Київ

Про надання відпустки і заохочення

Верешко Вікторія Вікторівна, інспектор з кадрів, працює в ТОВ «Блюз» з 17 березня 1995 року. За час роботи Верешко В. В. проявила себе дисциплінованим, відповідальним, висококваліфікованим та сумлінним працівником. Верешко В. В. бере активну участь у громадській роботі, постійно працює над підвищенням свого професійного рівня, її поважають колеги по роботі.

У зв’язку із цим,

НАКАЗУЮ:

Верешко Вікторію Вікторівну, інспектора з кадрів, за багаторічну сумлінну працю та у зв'язку з десятиріччям ТОВ «БЛЮЗ» заохотити грошовою премією у розмірі 950 грн.

Верешко Вікторії Вікторівні, інспектору з кадрів, надати додаткову оплачувану відпустку на 7 календарних днів з 8 по 15 січня 2016 року, як сумлінному працівнику, що відповідально ставиться до роботи.

Підстава: заява Верешко В.В.

Директор ТОВ «БЛЮЗ» (Підпис) Матвієнко А. Г.

З наказом ознайомлено: Верешко В.В.

3. Доберіть синоніми до поданих слів і складіть з ними речення.

Кваліфікований, адміністрація, шкодувати, безперечно, менеджер.

Кваліфікований - вправний, умілий, досвідчений, напрактикований, натренований;

професійний, фаховий, високоякісний.

Досвідчений водій завжди обережний за кермом.

Високоякісний показник у навчанні мало всього лише декілька студентів.

Адміністрація - керівництво, начальство, керівники, провідники, начальники, зверхники, шефи; (орган) управа, управління, уряд.

Керівники проектів мали змогу провести конференцію у вибраній ними аудиторії.

Начальники зібралися у кабінеті щодо обговорення ефективності роботи на фабриці.

Шкодувати - співчувати, жаліти, змилуватися, жалкувати, жалувати, бурчати, висловлювати невдоволення, заздрити, скупитися, заздрити.

Він висловлював своє невдоволення адміністратору ресторану.

Одна з найбільших помилок людини – співчувати ранам, виставленим на показ.

Безперечно - безумовно, безсумнівно, без сумніву, беззаперечно, безсуперечно, авжеж, нема слова, поза всяким сумнівом; нема сумніву, певна річ, що не кажіть.

Що не кажіть, а він живий, той вітер.

Безсумнівно, вона казала правду.

Менеджер – адміністратор, керівник, директор, підприємець.

Адміністратор готелю швидку відреагувала на зауваження.

Менеджер – одна з найрозповсюджених професій в сучасному світі.

Етапи ділового спілкування

1. Ретельна підготовка до спілкування. Цей етап передбачає:

− складання плану майбутнього акту спілкування;

− збирання матеріалів з предмета спілкування та їх систематизація;

− умотивування аргументів на користь своєї позиції та контраргументів іншої сторони;

− обгрунтування свого варіанта рішення та розгляд реакції співрозмовника.

2. Орієнтація в ситуації і встановлення контакту, тобто початок спілкування.

На цьому етапі важливо:

− дбати про створення доброзичливої атмосфери спілкування (доцільно поговорити про спільні інтереси, сказати щось приємне співрозмовникові);

− не протиставляти себе співрозмовникові;

− демонструвати повагу й увагу до співрозмовника (доброзичливий погляд і усмішка допоможуть установити контакт);

− уникати критики, зверхності та негативних оцінювань.

 

2. Обговорення питання (проблеми) На цьому етапі доцільно дотримуватися таких правил:

− лаконічно й дохідливо викладати свою інформацію;

− уважно вислуховувати співрозмовника і намагатися адекватно сприймати те, про що він говорить;

− пам'ятати, що спілкуванню характерний діалоговий характер;

− аргументувати свою позицію: наводити переконливі докази. Аргументування - це важливий спосіб переконання за допомоги вмотивованих, обгрунтованих логічних доказів.

3. Прийняття рішення. Щоби прийняти правильне рішення, варто, запропонувати кілька варіантів вирішення проблеми:

− уважно вислухати аргументи співрозмовника щодо можливого рішення;

− визначити за настроєм співрозмовника момент для закінчення зустрічі й запропонувати кращий варіант прийняття рішення;

− не виказувати ні найменшої роздратованості, навіть якщо мети не було досягнуто, триматися впевнено.

4. Вихід із контакту. Ініціатива завершення розмови за статусної несиметричності спілкувальників має належати особі жіночої статі, людині, старшій за віком, вищій за соціальним становищем. Наприкінці спілкування треба підсумувати результати зустрічі, попрощатися і висловити надію на подальші взаємини і спільну діяльність. Мета професійного спілкування - регулювання ділових стосунків у виробничо-професійній діяльності через розв'язання професійних завдань.