32. Формирование дел: принципы группировки документов, сроки хранения дел.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

НД – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и оформления в установленном порядке.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва и некоторые другие

· дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел ус­танавливают для обеспечения сохранности ценных докумен­тов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не мо­гут помещаться в одно дело.                             

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими  специалистами организации.

33.Экспертиза ценности документов: понятие, назначение, критерии ценности документов.

--Ценность документа - это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением.

--Экспертиза ценности документов - важное звено в организации документооборота предприятия в целом. Это составляющая многих процессов, связанных с разработкой номенклатуры дел, с дачей дел в архив, их уничтожением. Экспертиза лежит в основе определения сроков хранения документов и выделения особо ценных дел организации. Понятие

-Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, фирм содержат информацию, ценность которой различна. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудования, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов. Экспертиза ценности документов - это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение (14, с. 37). ГОСТ Р 51141-98

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

* отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

* отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

* выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

* установление или изменение сроков хранения документов.

Критериями оценки происхождения документов являются:

• роль и место организации, в деятельности которой появились и использовались документы;

• важность выполняемых организацией функций;

• время и место образования документов.

Критерии оценки содержания — это:

• значимость события или событий, отраженных в документах;

• значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах;

• целевое назначение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа — это:

• юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей);

• особенности передачи текста;

• материальный носитель документа и его физическое состояние.