30. Номенклатура дел: понятие, виды, функции, состав, оформление.

Понятие о НД. Виды НД

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

НД – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и оформления в установленном порядке.

Цели НД

1. Создание системы хранения документов в текущей работе.

2. Использование в качестве указателя при регистрации.

3. Утановление сроков хранения дел и документов.

Виды НД

1. Типовая – сост. для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре и устанавливает для них типовой состав дел и единую индексацию, является нормативным документом.

2. Примерная – устанавливает примерный состав дел для организаций однородных по характеры деятельности, но разных по структуре. Носит рекомендательный характер.

3. Конкретная – составляет каждая организация независимо от существования типовой и примерной НД.

Порядок составления НД организации:

1. НД составляется службой ДОУ

2. НД разрабатывается, согласовывается и утверждается в 4-м квартале текущего года, т.к. с 1-го января следующего года она должна быть введена в действие.

3. Подписывает НД руководитель службы ДОУ

4. НД организации утверждает руководитель предприятия

5. Согласовывается с архивом учреждения и с экспертно-проверочной комиссией или ВСО.

6. НД действует в течение ряда лет (до 5 лет).

В конце каждого года она пересматривается, уточняется, перепечатывается и с 1-го января следующего года вводится в действие и переутверждается.

7. Пересоставить НД надлежит только в том случае, если произошло коренное изменение в структуре и функциях предприятия.

8. Оформляется на общем бланке в 3–4 экземплярах:

1 экземпляр – хранится с сл. ДОУ в деле.

2 экземпляр – направляется в архив организации.

3 экземпляр – направляется в госархив (если Вы туда сдаете дела).

4 экземпляр является рабочим и вывешивается на шкаф, где хранятся дела в той последовательности, в какой они перечислены в НД.

Этапы составления НД:

1. Определение круга документов для включения в НД.

2. Составление заголовков.

3. Определение последовательности, расположения заголовков дел в НД.

4. Определение сроков хранения дел.

5. Определение системы индексации и установления индексов дел.

6. Оформление и удостоверение НД.

31. Архивное хранение документов организации. Понятие архива и архивного фонда.

Архив - это учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием, комплектование и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Архивный фонд — часть документального фонда, переданная на постоянное хранение в архив. (Документальный фонд — документы, отложившиеся в результате деятельности учреждения или человека).

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов

1. Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти.

2. Центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения.

3. Объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности.

4. Архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

· архив управленческой документации;

· научно-технический архив;

· аудиовизуальный архив;

· архив документации на электронных носителях.

Основными задачами архива организации являются:

· комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

· учет и обеспечение сохранности документов;

· создание научно-справочного аппарата к документам архива;

· использование хранящихся в архиве документов;

· подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.