29.Понятие, назначение, цели и способы организации контроля за сроками исполнения документов.

--- Контроль за исполнением документов – одна из важнейших функций управления, целью которой является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений и решение вопроса.

В контроле выделяют два аспекта:

1. Контроль по существу решения вопроса.

2. Контроль за сроками исполнения документа.

Контроль по существу – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос..

Такой контроль осуществляется путем организации проверок, ревизий, предоставления отчетов или справок.

Постоянно ведущийся сроковый контроль позволяет регулировать ритмичность работы организации, составлять долгосрочные и краткосрочные планы работ.

2. Контроль за исполнением документов состоит из следующих этапов:

1. Постановка документов на контроль.

1.1. Руководитель определяет срок исполнения, исполнителей и сообщает секретарю о постановке на контроль документа.

1.2. Секретарь красным фломастером или карандашом проставляет 19 р-т на правом поле букву «К» или слово «Контроль»№.

1.3. Затем в регистрационной форме делаются отметки.

Срок исполнения, если не указан в документе, не должен превышать 10 дней.

На сроковый контроль также ставится каждый пункт распорядительного документа, если у заданий разные сроки.

2. Своевременное доведение документов до исполнителя.

3. Предварительная проверка и регистрирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документов за 10, 5 или 2 дня).

4. Запись о состоянии исполнения в графе «Контрольная отметка», внесение в РКК отметок об изменении сроков и т.д.

5. Регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения.

6. Информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.

7. Учет и обобщение результатов контроля.

8. Снятие документа с контроля:

Виды срокового контроля:

1. Текущий

Ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

Осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документов и напоминанием исполнителю об истечении срока исполнения документа и необходимости завершения работы над ним.

2. Предупредительный

В ходе его составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок которых истекает через 2–3 дня.

Сотрудник еще имеет время для решения вопроса.

3. Итоговый

Аналитическая работа по обобщению исполнительной дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом.

Формы контроля

1. Сроковая картотека.

2. Автоматизированная система контроля.

Для ведения контроля в ручном режиме используют регистрационные карточки и картотечный ящик с 32-мя подвижными разделителями.

31 разделитель – это числа месяца.

За 32-м разделителем стоят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последующих числах месяца за 2–3 дня эти карточки будут расставлены по числам нового месяца.

документа с контроля РКК вынимаем из сроковой картотеки и переставляем в справочной.

2. Автоматизированная форма исполнения документа