Тема 1. Структура и функции организаций и учреждений

Знакомство с учреждением: его историей, организацией, структурой; задачами и основными направлениями работы. Ознакомление студентов с уставными документами организации, должностными обязанностями сотрудников и предъявляемыми к ним квалификационными требованиями, перспективными и текущими планами работы, отчетностью, правилами внутреннего распорядка и пожарной безопасности. Экскурсии в структурные подразделения. Студенты знакомятся с условиями труда различных категорий сотрудников, организацией рабочих мест и оснащением их средствами оргтехники.

Тема 2. Изучение организационных нормативных документов

Ознакомление с внутренними документами организации или учреждения, устанавливающими правила создания и оформления документов, а также деятельность службы ДОУ организации (инструкция по делопроизводству, положение о службе ДОУ, управления кадров или др.). Должностные инструкции сотрудников, компетенция и объем полномочий руководителя, заместителей, начальников отделов, служб, подразделений, исполнителей.

Тема 3. Структура информационных потоков учреждения и организации

Обследование всех функциональных подразделений: специфика и структура деятельности. Цели, задачи, функции всей системы управления организацией. Выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления. Схемы информационных потоков. Совершенствование системы документооборота.

Тема 4. Состояние системы документационного обеспечения управления в организации

Структура документооборота организации. Делопроизводственные процедуры и технологические шаги. Централизованная, децентрализованная и смешанная схема работы с документами. Прием и первичная обработка документов. Предварительное рассмотрение и распределение документов. Регистрационные формы и их заполнение. Журнальная и электронная системы регистрации. Исполнение документов, контроль исполнения. Отправка адресатам. Этапы обработки исходящих документов. Внутренние документы. Принципы создания и исполнения. Система электронного документооборота.

Тема 5. Состояние архивного хранения документов конкретной организации

Номенклатура дел учреждения или организации. Формирование дел в соответствии с номенклатурой. Подготовка и передача дел в архив организации. Взаимодействие с государственными и муниципальными архивами. Система электронного архива.

Вопросы для самостоятельной работы студентов и для подготовки к отчету по практике и итоговой конференции:

1. Уставные документы организации.

2. Организационные нормативные документы, устанавливающие правила создания и оформления документов и деятельность службы ДОУ. Инструкция по делопроизводству. Положения о службе ДОУ. Должностные инструкции.

3. Понятие и структура документооборота.

4. Схемы информационных потоков.

5. Делопроизводственные процедуры и технологические шаги.

6. Организационные формы работы с документами: централизованная, децентрализованная, смешанная.

7. Оптимизация документопотоков.

8. Номенклатура дел. Принципы формирования.

9. Электронный документооборот. Автоматизированные технологии. Электронно-регистрационные карты документов.

10. Электронный архив.

11. Взаимодействие с государственными и муниципальными архивами.

а) нормативно-правовые и справочные издания:

1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ Р51141-98. М., 1998.

2. Единый классификатор документной информации Архивного фонда РФ / Росархив. ВНИИДАД. М., 2007.

3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД. М., 2003.

4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения / Росархив, ВНИИДАД. М., 2011.

5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утверждены Приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 с изменениями (утверждены приказом министерства культуры РФ от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированы в Минюсте РФ 05.05.2009, р. № 13893) // http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml

6. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (см. Приложение к учебнику Голиков А.Г. Архивоведение отечественной истории: учебное пособие. М, 2008; 2-е изд. М., 2011).

б) основная литература:

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. 5-е изд., дополненное. М., 2007.

2. Голиков А.Г. Архивоведение отечественной истории: учебное пособие. М, 2008; 2-е изд. М., 2011.

3. Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Документоведение: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления" / под ред. проф. Н. Н. Куняева. Москва: Логос, 2011.

в) дополнительная литература:

1. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. М.: Альфа-Пресс, 2003.

2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспе­чение управления): Учеб. пособие. М., 2002.

3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопро­сах и ответах: Учеб. пособие. Ростов н/Д: Феникс, 2001.

4. Басовская Е.Н. Редактирование служебных документов // Секретарское дело. 1998. № 4.

5. Бурова Е.М. С чего начинается порядок в работе с архивными документами // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. № 4.

6. Демин Ю. М. Деловая переписка. М., 2003.

7. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа. М.: МГИАИ, 1986.

8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006.

9. Кузнецова Т.В. Назначение документа (функции документа) // Секретарское дело. 2004. № 12.

10. Кузнецова Т.В. Способы создания документов (документирования) и их развитие // Секретарское дело. 2004 №№ 8-9.

11. Подольская И.А., Санкина Л.В. Методика и практика стандартизации и унификации документов: Учеб. пособие. М.: МГИАИ, 1987.

12. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур. Под ред. проф. Т.В.Кузнецовой. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синетез», 1999.

13. Титунова И.Б. К вопросу об определении понятия «документ» // Делопроизводство. 2006. № 3.

14. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. М.: Дело, 2001.

15. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) / Федер. арх. агентство; ВНИИДАД; сост.: М. П.Жукова, Н. А. Пучко, О. В. Усанова и др. М., 2007.

16. Янковая В.Ф. Как составить текст делового письма // Секретарское дело. 1998. № 3.

17. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Делопроизводство. 1999. № 1.