МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Сочинский государственный университет»

в г. Анапа

Краснодарского края

Деловая корреспонденция на английском языке

методические рекомендации к изучению учебной дисциплины

«Иностранный язык в сфере профессиональной коммуникации»

для специальности: ГМУ

Анапа 2016

Деловая корреспонденция на английском языке: Методические рекомендации для студентов второго курса, обучающихся по специальности 100401 «Туризм» отделения среднего профессионального образования Сочинского государственного университета (филиал в г. Анапа). – Анапа: АФ СГУ, 2016

Филиал ФГБОУ ВПО

«Сочинский государственный университет»

в г. Анапе Краснодарского края, 2016

Оглавление

Введение 4 Раздел I. Структура деловых писем 5 Раздел II. Специальная лексика и формулы вежливости, принятые в официальной и личной переписке 7 Раздел III. Образцы деловых писем 8 Раздел IV. Материалы для самостоятельного изучения 10 Список литературы 11

Введение

Предлагаемые методические рекомендации являются приложением к учебно-методическому комплексу дисциплины «Иностранный язык в сфере профессиональной коммуникации» и предназначены для студентов второго курса, обучающихся по специальности «Туризм» отделения среднего профессионального образования Сочинского государственного университета (филиал в г. Анапа). Данные рекомендации могут быть использованы как дополнительный источник материалов к учебно-методическим комплексам для выполнения самостоятельной работы студентов, а также, для подготовки к выполнению заданий по письму в рамках интернет-экзамена в сфере профессионального образования.

Целью рекомендаций является повышение профессионально-коммуникативной компетенции в сфере делового общения, а именно в рамках английского письменного этикета, а также совершенствование страноведческих знаний студентов по изучаемым темам.

В соответствии с целью решаются следующие задачи:

- совершенствование навыков и умений по составлению и оформлению деловой корреспонденции;

- дальнейшее развитие навыков построения и письменной презентации предложений на английском языке;

- ознакомление со специальными лексическими единицами и формулами вежливости, употребляемыми в деловой переписке;

- дальнейшее развитие навыков письменного перевода.

Методические рекомендации состоят из следующих разделов:

1) описание структуры деловых писем на английском языке;

2) презентация специальной (условной) лексики и формул вежливости, принятых в официальной и личной переписке на английском языке;

3) образцы писем;

4) материалы для самостоятельного изучения (приложение).

В рекомендации включены аутентичные образцы деловой переписки интернет-ресурсов, материалы пособий по составлению и оформлению корреспонденции различного рода на английском языке, энциклопедические материалы, данные специальных и толковых словарей.

Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности100401 - Туризм.

В международной деловой переписке сложились определённые правила, которым необходимо следовать при обращении к этой форме делового общения. В первую очередь эти правила касаются оформления письма и соблюдения языкового стиля. Стиль делового письма предполагает использование общеупотребительной деловой лексики, характерной для различных областей бизнеса. Хороший стиль – это ясность, простота и краткость в изложении текста. Переписка в определённой профессиональной сфере требует знания терминов из данной области бизнеса. Особенностью английского делового языка является использование страдательного залога (PassiveVoice), что позволяет привлечь больше внимания к событию, ситуации, документу или предмету, а не к персоналиям. В зависимости от назначения существуют различные виды писем: письмо-просьба/запрос/заявление о приёме на работу, сопроводительное письмо, информационное письмо, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-извинение и др. Ниже будут рассмотрены образцы писем различного рода.

Раздел 1. Структура деловых писем на английском языке:

Английское письмо, будь то деловое или неформальное, имеет соответствующую структуру, включающую определенные элементы. К структуре официального письма предъявляется больше требований, к структуре неофициального письма – меньше. В общем, и наиболее полном виде структура письма на английском языке может быть представлена следующим образом:

1. Адресотправителя (the sender's address). 2. Дата (the date). 3. Адресполучателя (the inside address). 4. Обращение (thesalutation)итемаписьма (the subject). 5. Введениеилиперваяфраза (theopeningsentence). 6. Текстписьма (the body of the letter). 7. Заключительнаяфраза (the closing sentence / closing salutation). 8. Заключительнаяформулавежливости (the complimentary close). 9. Подпись отправителя (the signature)и должность (theposition). 10. Отметка о вложениях (theenclosures).

Каждое письмо уникально, поэтому наличие всех элементов необязательно. Некоторые из них можно опустить. Тем не менее, основные или, по усмотрению отправителя, самые важные элементы должны присутствовать в каждом письме, ибо они являются необходимыми элементами английского письменного этикета.Расположение на странице стандартного размера указанных выше частей письма можно представить в виде схемы:

1.________________________

________________________

2.________________________

3.________________________________

________________________________

4.________________________________

5.___________________________________________________________________________________________________

6.____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7.________________________________________________________________________________________________________

8.__________________

9._______________

10.________________________________________________________________________________________________________

Рассмотрим подробно каждый из элементов письма

1. Адрес отправителя. В данном случае отправителем является организация, поэтому в самом начале указано её название, например - Imperial Stationery Ltd. Адрес всегда начинается с номера дома, который идёт перед названием улицы – 258 North Hampton Road. Далее указывается город, сокращённое название штата (в данном случае – штат Нью-Йорк) и почтовый индекс (zip code) – Manhasset, NY 10847. Там же указывается телефон.В отличие от русского в анг­лийском письме номер дома в адресе ставится перед названием улицы, а название города — после названия улицы. Между номе­ром дома и названием улицы запятая не ставится. Например:

25 NorthRoad, Apt. 5 5 GreenStreet, Apt. 3

London W2 4RH Ann Arbor48104

England Michigan USA

2. Дата. Даты могут писаться по-разному, но наиболее употребительной в английской переписке является именно такая форма, как в данном примере: January 4, 2007

3. Адрес получателя. Перед именем получателя следует поставить соответствующую его полу и семейному положению форму обращения – Mr. (мистер), Mrs (миссис) или Miss (мисс). В данном случае употреблена достаточно новая форма обращения – Ms, являющееся сокращением как от «миссис», так и от «мисс». Произносится как [mis]. Появившись как дань политкорректности, такое обращение быстро набрало популярность, поскольку позволяет избежать трудностей в случае, когда вы не знаете, замужем ли на данный момент ваш адресат. В устной речи обычно используются старые добрые "miss" и "missis". Строка адреса здесь выглядит так:

28 Green St., Suite 11.Слово suite здесь означает квартиру или номер в отеле. Другой вариант слова «квартира»– Apt (apartment). Таким образом, эту строка следует понимать как «Грин Стрит, д. 28, кв. 11».

4. Обращение. Слово dear в письмах может означать не только «дорогой», но и «уважаемый», как в данном случае. Это зависит от того, является ли письмо официальным или личным. В личных письмах пишут Dear Mike, My dear Mike или просто Mike, а также Dearest или My darling, что переводится как «Дорогой!». В деловой переписке чаще всего используется такое же обращение, как в приведённом примере: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия]. В официальных письмах людям, фамилии которых вы не знаете, можно написать так: My dear Sir/ Madam или Sir/Madam (менее официально) или Dear Sir or Madam (когда неизвестен даже пол получателя). После слова “dear” может стоять не имя, а должность получателя или качество, в котором он выступает, например Dear visa officer или Dear reader.

5. Введение.В начале текста делового письма можно сказать о предмете переписки, сослаться на предыдущие письма или причину обращения, поблагодарить, если есть за что (за заказ, за ответ или за внимание).

Thank you for your letter concerning… I received your letter… I appreciate your… I am writing you because… Congratulations on... Please forgive me for troubling you…

6. Текст или основная часть письма. Содержание письма зависит от его типа (просьба, запрос, заявление о приёме на работу и др.), и назначения (см. ниже).

7. Заключительная фраза. Ожидание ответа, пожелание и др. формулы вежливости:

Please write soon. I would appreciate an early reply. I hope you will have a very nice holiday. Letmeknowwhatyoudecide.

8. Заключительная формула вежливости (фразапередподписью). Вариантовмного, ночащевсеговделовыхписьмахпишетсяSincerely, Sincerelyyours («ИскреннеВаш»), Trulyyours.В личных письмах хорошим знакомым можно использовать формулировки Yours as always, Yours ever, As ever («Всегда Ваш»).