Анализ данных и новые возможности Excel

Динамические таблицы.

Пусть имеется таблица, с которой постоянно приходится работать (сортировать, фильтровать, считать по ней что-то) и содержимое которой периодически изменяется (добавляются новые записи, удаляются, редактируются), например, рис. 1.

Рис. 1. Пример таблицы.

Для удобства работы данную таблицу можно сделать динамической. Для этого выделяем любую ячейку в таблице и на вкладке «Главная», разворачиваем список «Форматировать как таблицу» (рис. 1).

Рис.2. Форматировать как таблицу.

В раскрывшемся списке стилей выбираем любой вариант заливки на наш вкус и цвет и в окне подтверждения выделенного диапазона жмем «ОК» и получаем на выходе примерно следующее:

Рис.3. Пример динамической таблицы.

В результате после преобразования диапазона в динамическую таблицу имеем следующие преимущества:

1. Созданная таблица получает имя «Таблица1, 2, 3» и т.д., которое можно изменить на более понятное на вкладке «Конструктор». Это имя можно использовать в любых формулах, выпадающих списках и функциях, например в качестве источника данных для сводной таблицы.

2. Созданная один раз таблица автоматически подстраивается в размерах при добавлении или удалении в нее данных. Если дописать к такой таблице новые строки - она растянется ниже, если добавить новые столбцы - разойдется вширь.

3. В шапке «Таблицы» автоматически включается «Автофильтр».

4. При добавлении новых строк в них автоматически копируются все формулы.

5. При создании нового столбца с формулой - она будет автоматически скопирована на весь столбец - не надо тянуть формулу черным крестом автозаполнения.

6. При прокрутке «Таблицы» вниз заголовки столбцов (A, B, C…) меняются на названия полей, т.е. уже можно не закреплять шапку диапазона как раньше [18].

Консолидация

В Excel данные, используемые для обработки и анализа, могут размещаться в разных ячейках и диапазонах ячеек одного листа, на нескольких листах одной книги и даже в различных книгах. При этом с помощью консолидации и связывания объектов процесс получения и отображения результатов обработки данных можно существенно упростить.

Под консолидацией данных понимают объединение значений из нескольких диапазонов данных.

Консолидация данных в Excel – это способ получения итоговой информации, при котором данные, расположенные в нескольких различных областях, объединяются в соответствии с выбранной функцией обработки.

Другим способом консолидации данных является создание отчета сводной таблицы, основанной на понятии многомерного анализа данных [11].

Большинство экономистов слышали термины «многомерные данные», «виртуальный куб», «OLAP-технологии» и т.п. Но при детальном разговоре обычно выясняется, что почти все не очень представляют, о чем идет речь. То есть люди подразумевают нечто сложное и обычно не имеющее отношение к их повседневной деятельности. На самом деле это не так.

Можно с уверенностью утверждать, что экономисты практически постоянно сталкиваются с многомерными данными, но пытаются представить их в предопределенном виде с помощью электронных таблиц. Под многомерностью здесь подразумевается возможность ввода, просмотра или анализа одной и той же информации с изменением внешнего вида, применением различных группировок и сортировок данных. Например, план продаж можно проанализировать по следующим критериям:

• виды или группы товаров;

• бренды или категории товаров;

• периоды (месяц, квартал, год);

• покупатели или группы покупателей;

• регионы продаж

• и т.п.

Каждый из приведенных критериев в терминах многомерного анализа данных называется «измерением». Можно сказать, что измерение характеризует информацию по определенному набору значений.