4. Принципы осуществления контроля

Эффективный контроль возможен при соблюдении следую­щих принципов:

1. Адекватность восприятия, что означает: контроль любого вида и в любой проводимой форме должен быть понятен как на­чальникам, так и подчиненным. Если процедура контроля, ис пользуемая менеджером, непонятна или громоздка для работни­ков, он должен ее упростить с учетом задач подразделения и до­ступности для всех членов коллектива.

2. Своевременность — механизм контроля должен выявлять от­клонения без промедления, обо всех нарушениях менеджер дол­жен знать как можно быстрее, чтобы устранить отклонения.

3. Целесообразность и экономичность. Контроль проводится в любом подразделении организации, но масштабы, размах конт­роля должны соответствовать объемам работы. Затрачиваемые на контроль средства не должны превышать достигнутые результа­ты.

4. Гибкость контроля. Современные производственные про­цессы достаточно сложны, а неожиданные обстоятельства могут внести неразбериху даже в идеально отлаженную систему. Поэто­му контроль должен строиться так, чтобы были учтены самые неожиданные явления и проблемы.

5. Контроль должен осуществляться на основе индивидуально­ го подхода: число занятых контролем определяется каждый раз индивидуально. Это же касается отдельных способов проведения контроля.

6. При отсутствии контроля недостаточно только установить какие-то отклонения от технологического процесса. Механизм контроля должен наглядно указать причину, источник нарушения процесса.

5. Поведенческие аспекты контроля

Люди являются неотъемлемым элементом контроля. Следова­тельно, при разработке контроля менеджер должен учитывать поведение людей.

Правильно организованный контроль очень важен и во мно­гом зависит от искусства менеджера. Он должен быть достаточ­но требователен, чтобы подчиненные всегда чувствовали ответ­ственность за свои действия и решения. И в то же время по-настоящему умелый менеджер знает, что непрерывно контро­лировать своих подчиненных вредно: они теряют самостоятель­ность, инициативу и начинают верить, что без менеджера не смо­гут сделать ни шагу.

Есть сферы деятельности, где контроль намеренно делают видимым. Например, бухгалтер знает о том, что его работа будет проверяться ревизором, рабочие на производственной линии знают, что изготовленные детали пройдут проверку в отделе технического контроля, перепроверяется работа банковских служащих и др. Наглядность контроля имеет цель оказать воздействие на поведение сотрудников, сконцентрировать их усилия, чтобы предотвратить ошибки в работе и направить на достижение целей организации.

Менеджеру следует учитывать побочные эффекты контроля. Один такой эффект — срыв в поведении людей. Это бывает в случае слишком частого проведения контроля.

Другой эффект можно назвать «поведением, ориентирован­ным на контроль». Люди понимают, что их достижения и ошиб­ки в областях, где руководство установило стандарты и осу­ществляет контроль, служат основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому подчиненные обычно хотят «хорошо выглядеть» при проверке. Исследованиями выяв­лена тенденция сотрудников всячески поддерживать работу в тех областях, где проводятся измерения, и снижать усилия там, где измерения не проводят.

Специалисты в области менеджмента дают рекомендации по повышению эффективности контроля:

• установить осмысленные стандарты, воспринимаемые со­трудниками;

• обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;

• устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;

• избегать чрезмерного контроля;

• вознаграждать за достижение стандарта.

Также следует иметь в виду недопустимые формы контроля, к которым относятся:

1. Контроль «по случаю», т. е. как следствие какой-либо оплошности.

2. «Тотальный» контроль, делающий сотрудников несамосто­ятельными.

3. Скрытый контроль — некорректен, унизителен.

4. Контроль-проформа (формальный).

5. Контроль как проявление общего недоверия.

6. «Поверхностный» контроль.

7. Контроль с целью найти «козла отпущения».

Итак, мы рассмотрели менеджмент с точки зрения реализации важнейших функций: планирования, организации, мотивации и контроля. Менеджерское искусство — высокая степень мастер­ства в осуществлении данных функций. Для эффективного их осуществления необходимы связующие процессы, такие как при­нятие решений и коммуникация. Как принимаются управленче­ские решения держание следующей главы.

4